¿Estás buscando el mejor software para la gestión de carga de trabajo dentro de tu equipo? Estamos aquí para guiarte en tu elección.
La gestión de la carga de trabajo es una actividad crucial para todo gerente de proyectos.
Tal vez, incluso más que la gestión de proyectos en sí, es importante tener en cuenta cómo se asignan las tareas, a quién se asignan y por qué.
Todo esto, si se hace empíricamente, puede generar caos. Las desigualdades son inevitables si no planificamos cuidadosamente la carga asignada a cada recurso.
Ya hemos visto cómo calcular la carga del operador y cuáles son los beneficios de hacerlo.
Hoy intentaremos responder esta pregunta: ¿en quién confío para hacerlo de la manera más efectiva?
Pero primero, centrémonos por un momento en las razones fundamentales para una gestión adecuada de este tema.
INDICE
Gestión de la carga de trabajo: tres factores cruciales
El primer aspecto puede parecer obvio, pero a menudo se subestima al planificar las asignaciones del proyecto.
En algunos casos existe una tendencia a descuidar la visión general y por ello puede suceder que distribuyamos tareas a recursos completamente ocupados.
Esto ocurre porque la carga solo se tiene en cuenta en una etapa posterior, cuando debería ser el primer aspecto a considerar al evaluar la viabilidad del proyecto mismo.
Cuando ocurre tal error, los retrasos y desviaciones de fases y plazos son inevitables, lo que lleva a una planificación desordenada.
En segundo lugar, otro objetivo fundamental en la gestión de la carga de trabajo es la búsqueda del equilibrio.
Varios estudios afirman que una carga excesiva no solo no mejora la productividad, sino que la bloquea.
Por tanto, una gestión eficiente de la carga no solo reduce costos y aumenta la productividad, sino que también fomenta la satisfacción laboral y previene el agotamiento.
El desafío para el gerente del proyecto consiste en asignar la carga adecuada a los miembros del equipo: esta no debe ser excesiva, pero al mismo tiempo debe estar bien equilibrada entre todas las personas involucradas.
Esto generará una mayor sensación de equidad y, en consecuencia, compromiso e implicación de todo el equipo.
Por lo tanto, recomendamos que la actividad de distribución de asignaciones y gestión de carga sea transparente.
Esta transparencia en la asignación de tareas solo es posible cuando se utiliza un sistema compartido.
Una buena plataforma servirá por lo tanto no solo al gerente del proyecto para calcular asignaciones y cargas, sino también a los destinatarios de las asignaciones, para saber que no están sobrecargados y que pueden compartir el trabajo con los demás recursos involucrados.
Qué características debe tener un software de gestión de carga de trabajo
No es fácil asignar tareas a los operadores, teniendo en cuenta las prioridades, delegando tareas a la persona adecuada y verificando su disponibilidad.
Hacer este procedimiento manualmente es prácticamente imposible y consume mucho tiempo, a menos que contemos con un buen software.
Uno de los puntos clave es encontrar un software adecuado que realice la gestión de carga de trabajo de forma automática. El software necesariamente tendrá que estar vinculado a la gestión de proyectos y tareas, para que no tengamos que ingresar los datos varias veces.
Integralidad
Por lo tanto, la integración con otras funciones es un aspecto fundamental a considerar en una herramienta de gestión.
La gestión de la carga de trabajo nunca puede separarse del contexto. Por eso no existe un software que se dedique únicamente a esta función.
También es importante que nuestra herramienta nos permita ingresar datos de forma inteligente y simplificada, sin tener que repetir la misma información en las distintas secciones.
Distinción de tareas
Otra recomendación que te damos es buscar un software que distinga los diferentes tipos de actividades.
A nivel práctico, de hecho, sabemos que no todas las horas de trabajo se emplean de la misma manera.
Están las actividades rutinarias, es decir, lo habitual: reuniones, procesamiento de correos, apoyo a colegas, etc. Según la tarea, este tipo de actividad tendrá mayor o menor impacto en la carga diaria, pero en cualquier caso, una parte de nuestro tiempo se dedica promedio a esto.
Luego están los proyectos con fecha de inicio y finalización, con una carga de trabajo planificada para cumplirse dentro de esas fechas.
Finalmente, existen actividades que no se planean dentro de un período determinado, sino que se basan, por ejemplo, en un contrato de soporte que estipula una cantidad determinada de horas anuales de asistencia. Estas horas constituyen las llamadas actividades ‘puntuales’.
Estos tres tipos de actividades no se comportan de igual manera al calcular la carga de trabajo.
De hecho, las horas de actividades rutinarias no se acumulan a los días siguientes en caso de ausencia o compromiso en otras áreas.
Por el contrario, las horas de actividad del proyecto, si no se realizan por cualquier motivo, se redistribuyen en los días siguientes hasta la fecha de finalización del proyecto.
Y finalmente, las actividades puntuales normalmente no se incluyen en la carga diaria, sino que solo se incluyen cuando se planea una intervención ad hoc para un día determinado.
Tener una herramienta que distinga entre estos tres tipos de actividades hará que la gestión de la carga de trabajo sea mucho más realista y útil para fines de planificación coherente.
Y aquí llegamos al punto.
¿Qué software nos ofrece el mejor rendimiento en términos de gestión de la carga de trabajo? Descubrámoslo juntos.
1. Twproject
Twproject es un software integral de gestión de proyectos. Ofrece una gestión de carga de trabajo refinada y precisa, lo que facilita mucho nuestro trabajo gracias a sus automatizaciones.
Este software de gestión de carga de trabajo basa su cálculo en dos datos: la duración del proyecto y el trabajo estimado para un recurso.
Su algoritmo optimiza el tiempo y cuando dos proyectos se superponen dentro de los mismos días, Twproject redistribuye inteligentemente la carga en los días siguientes, sin modificar así la duración de los proyectos.
Si se supera el límite, Twproject informa de la sobrecarga, invitando así al gerente del proyecto a revisar el cronograma o las asignaciones (es decir, los dos datos básicos proporcionados al principio).
La carga de trabajo interactúa con la lista de tareas y el calendario. La información ingresada en estos campos se traslada automáticamente a la página de carga de trabajo, lo que ahorra mucho tiempo al realizar entradas.
Además, cuando los recursos registran su trabajo realizado, la carga dinámica de Twproject redistribuye automáticamente las horas restantes.
Principales características:
- distinción entre actividades del proyecto, rutinarias y puntuales
- redistribución dinámica de la carga
- posibilidad de personalizar de cualquier forma el tiempo de trabajo de los recursos
- integración con el calendario, Gantt, asignaciones y listas de tareas
- notificaciones efectivas en caso de sobrecarga
- resolución ágil de conflictos (incluso con un solo clic)
Precios: desde € 7,89 por usuario/mes.
Pros: La carga de trabajo en Twproject es el resultado de muchos años de experiencia en el campo, lo que ha llevado al desarrollo de una excelente herramienta capaz de tener en cuenta todas las necesidades. Su funcionamiento es intuitivo y ayuda a realizar una planificación realista y precisa.
Cons: En nuestra opinión, no existen defectos.
Gracias a su automatización y dinamismo, Twproject no deja margen para la improvisación, evita la sobrecarga y te ayuda a equilibrar el trabajo de tu equipo.
2. Toggl
Toggl es otra herramienta de gestión de carga de trabajo con buena funcionalidad y algunas automatizaciones.
Busca ayudar a equilibrar la capacidad de carga de trabajo del equipo y ajustar la carga del proyecto en consecuencia.
En particular, esta herramienta muestra cierta atención al aspecto visual, pero podría ser un poco complicada para principiantes.
Tiene un enfoque específico en el bienestar del personal y un sistema de informes orientado a prevenir el agotamiento.
Uno de sus tipos de alertas, por ejemplo, sugiere cuándo es adecuado contratar nuevo personal dentro de la empresa.
Principales características:
- Resumen de disponibilidad accesible en todas las líneas de tiempo del equipo
- Reprogramación de tareas y reasignación de recursos mediante arrastrar y soltar
- Importación de datos desde Google Calendar
- Informes de conflictos
- Visualización personalizada según el rol del recurso
- La programación de horas totales solo es posible a nivel de tarea y no a nivel de proyecto
Precios: desde $9 por usuario/mes.
Fortalezas: Toggl tiene una buena interfaz y su método de análisis de carga de trabajo está bien planificado. Es un software que ofrece una buena visión general gracias a su panel de control.
Debilidades: A pesar de una buena interfaz de usuario, Toggl no ofrece una experiencia de usuario igualmente buena. Le faltan algo las herramientas de planificación futura.
Una buena herramienta para aquellos cuyo objetivo principal es evitar la sobrecarga, pero que requiere cierta experiencia en el campo.
3. Hive
En Hive, la función de gestión de carga, o ‘Resourcing’ como se llama aquí, solo está disponible con la licencia Enterprise.
Su particularidad es que el proceso comienza con la asignación de recursos y luego el sistema determina los plazos de los proyectos en consecuencia.
Por lo tanto, Hive se caracteriza por un alto enfoque en la gestión interna de recursos y es adecuado para quienes utilizan este procedimiento específico.
Sus capacidades de asignación de recursos también son útiles en la gestión de proyectos, y para asignar tiempo y presupuesto adecuadamente.
El objetivo final es que todos los empleados trabajen al máximo de su potencial.
Principales características:
- panel de control de asignación de recursos desde el cual el gerente puede obtener la disponibilidad para asignaciones
- asignación automática de carga después de ingresar el responsable, la fecha y el tiempo estimado
- uso de espacios de trabajo para la creación de equipos
- uso de filtros
- indicación de sobrecostos mediante diferentes colores
- posibilidad de mostrar la carga en horas o en porcentajes
- personalización en la visualización de asignaciones entre los miembros del equipo
Precios: desde $12 por usuario/mes.
Ventajas: Hive tiene una interfaz atractiva y al mismo tiempo ofrece un buen nivel de personalización. Sus automatizaciones son eficaces y el sistema de aprobación y revisión es muy detallado.
Desventajas: A pesar de ser una herramienta colaborativa, Hive tiene pocas medidas de seguridad para la divulgación de datos. Además, a nivel de asignación de tareas, esta herramienta no contempla el intercambio de documentos.
Una buena herramienta para quienes eligen, como metodología de cálculo, partir de la disponibilidad de recursos para establecer los plazos del proyecto.
4. Zoho
Zoho busca una distribución equilibrada del trabajo para fortalecer la colaboración dentro del equipo.
Específicamente, este software no es una sola herramienta, sino una especie de mosaico compuesto por varias aplicaciones que pueden integrarse opcionalmente.
Así, no se tienen necesariamente todas las funciones y esto puede limitar en cierta medida el trabajo y resultar disperso.
Principales características:
- Múltiples formas de mostrar la carga
- ‘Heatmap’ para mostrar el tiempo libre de cada recurso
- Gráficos de utilización de recursos
- Posibilidad de automatización de tareas
Precios: desde $5 por usuario/mes.
Ventajas: La característica principal de Zoho es la opción de personalización, tanto en cuanto a las herramientas utilizadas como a la visualización de datos. En general, es una herramienta fácil de usar con un buen nivel de intuitividad.
Contras: La necesidad de integrar varias aplicaciones de la familia Zoho para tener una gestión completa puede desalentar a algunos usuarios. Esto también hace que toda la infraestructura de Zoho sea poco compatible con otras aplicaciones.
Una herramienta integral para quienes desean una gestión de carga de trabajo que se pueda personalizar libremente según necesidades específicas
5. nTask
Como su nombre indica, este software de gestión de carga de trabajo se centra en la administración de tareas diarias y, por lo tanto, cuenta con muchas funcionalidades relacionadas con ellas, como automatización de tareas, informes asociados a tareas, etc.
Por tanto, la gestión de la carga de trabajo comienza a partir de las tareas ingresadas, más que a partir de un cronograma general del proyecto.
Este aspecto hace que nTask sea más adecuado para equipos pequeños o trabajadores independientes.
Las tareas se pueden distribuir entre los recursos mediante un tipo de tablero Kanban que muestra la carga de trabajo.
Principales características:
- Vista de carga estilo Kanban
- nuevas tareas asignables mediante arrastrar y soltar
- Reprogramación según diversos parámetros (cambio de fecha o cambio en el compromiso de recursos)
- Filtros para personalizar la vista o el orden
- Carga configurable en porcentaje o FTE (Equivalentes a Tiempo Completo)
Precios: desde $ 8 por usuario/mes.
Ventajas: nTask tiene buena seguridad y también funciones de compartición de información. En caso de superposición, permite elegir cómo resolver el conflicto, ya que ofrece varias posibilidades de ajuste.
Desventajas: Al estar diseñado para equipos pequeños o freelancers, no es muy fácil de usar cuando hay varios proyectos en curso. Además, carece de informes avanzados.
Una herramienta ágil con algunos conocimientos útiles, más adecuada para freelancers o equipos pequeños que para empresas grandes.
6. ProofHub
ProofHub es una herramienta integral de gestión de proyectos y colaboración en equipo que simplifica la gestión de la carga de trabajo.
Simplifica los procesos de trabajo, mejora la comunicación del equipo, elimina los cambios de contexto y centraliza el trabajo en un solo lugar.
Esta herramienta ayuda a los equipos a prevenir fechas límite incumplidas, mala comunicación y el crecimiento descontrolado del alcance del proyecto.
Mantiene a los equipos alineados y enfocados en las prioridades, mejorando la calidad del trabajo y los resultados.
ProofHub optimiza flujos de trabajo, reduce errores y estrés, y mejora la productividad.
Principales características:
- Tableros Kanban o gráficos Gantt para visualizar y hacer seguimiento del progreso
- Temporizadores integrados y hojas de tiempo para monitorear el tiempo dedicado a las tareas
- Comunicación en tiempo real mediante chat integrado y foros de discusión
- Informes personalizados para obtener información sobre el progreso del proyecto, el rendimiento del equipo y la distribución de la carga de trabajo
- Calendario compartido integrado para programar tareas, establecer fechas límite y hacer seguimiento de hitos
- Almacena, organiza y gestiona todos los documentos en un repositorio central
Precios: Estructura de precios fija con tarifa plana, sin costo por usuario. Para más detalles, visita su página de precios.
Ventajas: ProofHub ofrece una interfaz sencilla y fácil de usar, con un proceso de incorporación rápido. Puedes asignar roles y controlar el acceso a diversas funciones de la herramienta. Comparte archivos, colabora y comunícate con tu equipo rápidamente sin necesidad de cambiar entre múltiples aplicaciones.
Desventajas: Aunque las notificaciones ofrecen a los usuarios un flujo de información más ágil, en ocasiones pueden resultar abrumadoras.
Conclusión
En resumen, hemos visto que la gestión de la carga de trabajo es el proceso que identifica, monitorea y gestiona el trabajo de un equipo. Dentro de este marco, existen diferentes formas de llevar a cabo el proceso, y las diversas herramientas disponibles en el mercado representan estas opciones metodológicas.
Es precisamente a partir de la elección de la herramienta que los gerentes de proyecto pueden destacar sus habilidades: debe encontrarse el camino adecuado, considerando el tamaño del equipo, el sector, los casos de uso y el estilo de los proyectos.
Esperamos que esta breve guía te ayude a elegir el mejor software de gestión de carga de trabajo para tu empresa.
Si lo deseas, comparte tu opinión con nosotros y comienza a planificar tu carga ahora: con Twproject puedes hacerlo gratis durante los primeros 15 días.
