Cómo elegir un software de gestión de proyectos

¿Cuáles son las principales razones para elegir un buen software de gestión de proyectos, y cómo hacerlo de la mejor manera? Analizamos este tema en detalle.

Un software de gestión de proyectos es una forma versátil de simplificar el proceso de gestión de cualquier proyecto. De hecho, ayuda a unificar el flujo de trabajo en uno o más proyectos.

De esta manera, se evita obligar a los equipos a trabajar en diferentes aplicaciones y plataformas.

Así, herramientas de comunicación, intercambio de archivos, seguimiento de tareas y fechas límite, planificación y generación de informes están todos integrados en una única aplicación de software. Una comodidad nada despreciable.

El software de gestión de proyectos funciona como un espacio de trabajo en tiempo real. Ayuda a mantener el enfoque en la visión general, gestionando eficazmente los detalles día a día.

¿Cuándo es necesario elegir un software de gestión de proyectos?

Es importante destacar que el software de gestión de proyectos está pensado para proyectos completos que requieren tiempo y trabajo en equipo.

Una organización necesita un software de gestión de proyectos cuando es necesario que individuos y unidades empresariales diferentes se coordinen, tanto internamente como externamente, para completar ciertas actividades.

Establecer con precisión cuándo, para una empresa, es el momento exacto de pasar al uso de un software gestional para proyectos no es sencillo.

Sin embargo, hay señales inequívocas que, cuando ocurren, nos hacen entender que quizás ha llegado el momento. Los indicadores que revelan que una organización necesita un software para la gestión del proyecto incluyen:

• Cuando los proyectos han sufrido retrasos debido al exceso de correspondencia por correo electrónico y el trabajo se ha perdido en los buzones de los miembros del equipo.
• Si predomina la confusión en hojas Excel excesivamente elaboradas y poco intuitivas.
• En caso de que algunas fechas límite se hayan perdido debido a la falta de responsabilidad y transparencia en el proceso.
• Si existe una comunicación deficiente entre los miembros del equipo y el gerente del proyecto debido a la falta de reporte sobre el estado del proyecto o de las actividades individuales.
• Cuando hay trabajos superpuestos o redundantes debido a la confusión sobre el rol específico de cada miembro del equipo.
• Cuando las líneas de tiempo no son claras o se pierden debido a una mala planificación o una comunicación deficiente.

Por lo tanto, aprovechar las soluciones de gestión de proyectos que ofrece un software puede simplificar todo el proceso. Puede permitir al equipo entregar un trabajo de mayor calidad en menos tiempo.

Un software eficaz permite guardar y hacer seguimiento de múltiples proyectos simultáneamente. Simplifica el monitoreo de fechas límite y del progreso de cada miembro del equipo.

En esencia, la carga de trabajo puede guardarse en una única plataforma. En esta plataforma, cada miembro del equipo tiene acceso a toda la información necesaria para realizar su trabajo de la mejor manera.

¿Qué aspecto tiene el software de gestión de proyectos?

Generalmente, un software presenta inicialmente un dashboard que sirve como punto de partida. Este panel de control proporciona acceso a todas las funciones principales del software.

Desde el dashboard, los usuarios pueden crear nuevos proyectos y gestionar y organizar los antiguos.

En muchas plataformas de gestión de proyectos, el dashboard también es el lugar donde se encuentra una visión general de los proyectos activos y completados, a la que los usuarios pueden acceder en cualquier momento.

Los sistemas varían claramente en sus capacidades, y es importante evaluar cuáles son las necesidades empresariales antes de elegir un software de gestión de proyectos.

Para los project managers, el control completo sobre la dirección del proyecto es fundamental.

De este modo pueden reasignar el trabajo y reprogramarlo si un miembro del equipo tiene una sobrecarga de trabajo mientras otros no la tienen, gestionando de manera más eficaz los recursos.

Con resúmenes e informes detallados, los project managers también pueden mantenerse más fácilmente al día con los nuevos desarrollos.

Cualquier proyecto complejo tiene muchas partes móviles y por tanto es importante que el responsable esté informado de todos los detalles.

Elegir el software adecuado de gestión de proyectos

La mayoría de los software de gestión de proyectos de calidad ofrecen las funciones descritas anteriormente, pero obviamente hay otros aspectos que varían de una plataforma a otra.

Por eso es importante el proceso de selección de un software de project management para garantizar el éxito de una organización.

Una gran empresa, por ejemplo, tendrá necesidades diferentes respecto a una pequeña startup con un equipo pequeño.

Examinar entonces cada software y hacerse las preguntas correctas es clave.

Cada aplicación de gestión de proyectos tiene sus características distintivas, por lo tanto seleccionar una que complemente al equipo es fundamental.

La implementación y la facilidad de uso deberían ser factores fundamentales para determinar la decisión.

5 aspectos fundamentales para elegir un software de gestión de proyectos

Estos son los 5 aspectos fundamentales para elegir el software adecuado de gestión de proyectos:

1. Responder a los porqués

El proceso debe comenzar con una evaluación transparente y honesta del por qué se necesita un software de gestión de proyectos. Puedes empezar identificando los requerimientos y detectando los problemas actuales. Esto puede seguirse con un análisis de los procesos existentes para destacar los puntos críticos y, en consecuencia, buscar un software que permita superar estos obstáculos.

2. Mirar más allá de los «grandes nombres»

Claramente existen software de gestión de proyectos más conocidos que otros, pero ¿estamos realmente seguros de que estos representan la mejor opción en todos los casos? Para una organización determinada, una plataforma de gestión de proyectos menos conocida podría ser la solución ideal. Por eso es importante hablar en la red para ver qué tipos de software se están utilizando, recopilar opiniones diversas, preguntar a los miembros del equipo qué han usado en sus organizaciones anteriores, etc. En definitiva, hacer algo de investigación y comparar las distintas funcionalidades.

Twproject ha recopilado las experiencias de algunos de sus clientes. Puedes inspirarte en sus casos de uso y ver si tú también tienes necesidades similares y si Twproject podría serte útil.

3. Identificar las barreras de implementación

Una vez elegido un software potencial de gestión de proyectos, es importante considerar los obstáculos o barreras de implementación a los que podrías enfrentarte. Estas barreras podrían ser cualquier cosa: desde resistencia del equipo hasta sesiones de formación más largas y costosas de lo previsto, dificultades en la migración de datos o presupuesto insuficiente para la compra. La idea es entonces identificar todo aquello que podría impedir la implementación del software, verificar si las barreras pueden eliminarse de alguna manera y encontrar una solución.

4. Effettuare un test drive

Casi todos los software disponibles se ofrecen con una prueba gratuita (la de Twproject está disponible aquí). Por tanto, es importante aprovechar al máximo esta oportunidad, utilizando escenarios de proyectos realistas para revisar la lista de funciones del software. El PM no deberá actuar solo, sino elegir un equipo tal como lo haría para un proyecto real. El equipo elegido para la prueba tendrá así la posibilidad de explorar el nuevo software y dar una retroalimentación lo más precisa posible. Es fundamental mantener abiertas las líneas de comunicación para abordar cualquier problema y estar siempre actualizados.

5. Redigere un piano di implementazione dettagliato

Un último factor a considerar antes de elegir oficialmente el software de gestión de proyectos consiste en planificar el plan de implementación y asegurarse de que sea lo más sencillo posible. Elementos típicos a considerar en esta fase incluyen los plazos para la implementación, una formación adecuada para los distintos interesados y las posibles actividades de migración de datos.

Mira este breve video para entender cuánto es fácil empezar a usar Twproject.

Además, es necesario evaluar el nivel de soporte inicial que puede obtenerse del proveedor y el soporte técnico a largo plazo. Twproject te garantiza una asistencia continua desde el inicio y durante toda la duración de tu trabajo.

Conclusiones

La elección de un software de gestión de proyectos requiere, por tanto, mucho más que una decisión basada únicamente en algunos nombres, en un análisis superficial de las funciones y en los comentarios de pocas personas.

La elección de una nueva herramienta de gestión de proyectos puede ser un proceso largo y complicado, pero que vale la pena a largo plazo.

La elección correcta será una ventaja para la organización en general, para los clientes y para el equipo.