La línea base del proyecto y la medición de las variables

La baseline di progetto si riferisce a una “foto istantanea” del progetto eseguita nel momento iniziale.

El objetivo de la línea base del proyecto es ver hasta qué punto los resultados reales se han desviado del plan de referencia inicial.

En la gestión de proyectos es fundamental establecer una línea base con requisitos claramente definidos, una estructura de costos precisa y estimaciones de planificación, antes de las fases de ejecución y control del proyecto.

Todo esto debe estar completamente definido y documentado antes de que comiencen las actividades reales, la ejecución y el control del proyecto.

En la línea base se incluyen los siguientes elementos de un proyecto:

• alcance,
• plazos,
• costos,
• recursos,
• riesgos,
• calidad,
• abastecimientos

Project Manager y línea base del proyecto

El project manager debe examinar las desviaciones respecto a la línea base del proyecto cuando se realiza el trabajo y durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Después de que el proceso de planificación ha finalizado, este plan se acuerda con todas las partes interesadas y todos esperan que los resultados reales coincidan con los planificados.

El rol del project manager es verificar durante la ejecución del proyecto si existe una variación respecto a la baseline, en cualquiera de los elementos mencionados anteriormente.

Si ocurre un evento que causará el sobrepaso del presupuesto del proyecto, por ejemplo, o si se presenta un riesgo que provocará un retraso del mismo, deben tomarse acciones correctivas y preventivas.

La baseline del proyecto puede cambiarse, pero no es un proceso tan sencillo. Estos cambios pueden ser complejos y requieren una consideración cuidadosa.

La baseline debería permitir verificar en qué medida el proyecto se ajusta a la planificación inicial.

Si una baseline cambia con demasiada frecuencia y hay muchas desviaciones respecto a la planificación inicial, esta puede considerarse engañosa.

Por tanto, en el mundo real, la línea base del proyecto generalmente se modifica solo si existe una solicitud importante de cambio aprobada y con el reconocimiento del patrocinador del proyecto.

Estos cambios se analizan y aprueban mediante un proceso determinado, en el que se evalúan los impactos en el proyecto.

Si un cambio es aprobado por el comité de control de cambios, lo primero que se hace es registrar los impactos del cambio en el plan del proyecto y, posteriormente, el cambio puede ser implementado.

Las desviaciones respecto a la baseline del proyecto suelen deberse a una identificación incompleta o incorrecta del riesgo.

Puede haber una desviación respecto a la línea base del proyecto, por ejemplo, si el costo de una actividad o de un artículo supera los valores planificados, o si una actividad requiere más tiempo del previsto.

¿Por qué la línea de base del proyecto es importante?

 Establecer una línea de base permite evaluar el rendimiento y la optimización de los recursos durante toda la duración de un proyecto.

Si un proyecto se retrasa respecto al cronograma o supera el presupuesto, es momento de realizar cambios en la línea de base o agregar más recursos.

Una técnica que con frecuencia utilizan los gerentes de proyecto para medir y comparar el rendimiento de un proyecto con su línea de base es el siguiente cálculo:

Valor planificado (PV) = El costo estimado del trabajo planificado

Valor actual (AV) = Costos reales del trabajo realizado hasta la fecha

Valor ganado (EV) = Valor planificado (PV) x % de finalización del proyecto

Schedule Performance Index (SPI) = EV / PV, mide el progreso alcanzado hasta la fecha actual en comparación con el progreso inicialmente planificado.

Cuando SPI

Cuando SPI > 1, se ha realizado más trabajo del previsto.

Cost Performance Index (CPI) = EV / AV, mide el valor del trabajo completado en relación con el costo del trabajo planificado

Finalmente, la determinación de la línea base ayuda con la precisión de las estimaciones futuras. Esto permite tener una mejor idea de cuánto tiempo tomará completar el proyecto y a qué costos.

Estimación al finalización (EAC) = (presupuesto total del proyecto) / CPI

EAC es una previsión de cuánto costará el proyecto completo, de modo que sea posible aproximar la correcta asignación de recursos.

Mantener un registro preciso de las estimaciones actuales del proyecto y los resultados reales permite aplicar esas estimaciones a proyectos futuros similares.

Cómo se realiza el control respecto a la línea base

 Las operaciones de control del avance del proyecto respecto a la línea base deben seguir procedimientos específicos que se establecen antes incluso de comenzar la ejecución del proyecto.

Un control efectivo es posible cuando se definen:

• los estándares y los criterios de evaluación del desempeño
• el sistema de recopilación de datos
• la frecuencia del monitoreo, es decir, cuándo deben realizarse las verificaciones
• la frecuencia de los informes
• el proceso de aprobación de la nueva programación
• la comunicación a las partes interesadas

Prácticas a seguir para un cálculo óptimo y un buen control de la línea base del proyecto

 Veamos juntos el “modus operandi” a seguir para establecer, rastrear y mantener una línea base de proyecto óptima.

1. Establecimiento de la línea base original

Al comienzo de cualquier proyecto, es muy importante establecer una línea base que represente el punto de partida del trabajo. Este es un método útil para documentar el cambio en varios parámetros de un proyecto. El objetivo de establecer una línea base es evitar reescribir sus parámetros, sino eventualmente solo agregar nuevos. La experiencia del Project Manager en esta operación tiene un papel muy importante.

2. Rastrear las líneas base anteriores

A medida que se avanza en un proyecto, seguramente se tendrán que realizar cambios. Antes de cada modificación, es importante guardar un historial de las líneas base anteriores para poder acceder a la línea base previa y hacer comparaciones pertinentes o restaurar los cambios, si es necesario.

3. Mantenimiento de una baseline

Una vez aprobado un cambio en el alcance, costo o cronograma de un proyecto, llega el momento de actualizar la previsión añadiendo el nuevo alcance, las fechas y los cambios aprobados. Mantener un registro preciso de las actualizaciones y modificaciones a la baseline permite mantenerla alineada con los nuevos requisitos solicitados.

Para que el proyecto tenga éxito, un sistema de control estructurado se vuelve entonces fundamental, tanto como una buena planificación inicial.

Además, un project manager debe ser capaz de gestionar lo imprevisto y los posibles cambios que puedan surgir durante el ciclo de vida de un proyecto.

El control no debe limitarse únicamente a reportar en los informes los cambios ocurridos y replanificar las actividades previstas para el futuro. El control debe ser más bien un proceso proactivo en el que se busca anticipar los problemas.

El project manager debe tener entonces una visión continua y detallada del proyecto y debe comunicarse constantemente con el equipo de proyecto y con los stakeholder.

Gestionar la baseline de proyecto con el software de gestión de proyectos

Gestionar los proyectos con un software de gestión de proyectos es claramente más sencillo, pero si el software también gestiona las baselines, el análisis posterior será igualmente más fácil.

Twproject registra cada cambio en tu proyecto y te permite recorrer de forma sencilla y visualmente impactante toda la historia, gracias a su timeline, logrando llegar al punto de partida para analizar todo lo ocurrido: cada vez que se superó el presupuesto, las horas estimadas, el tiempo, cada corrección y el avance.

De esta manera, un project manager puede referirse a diferentes baselines y es importante que cuente con un sistema adecuado para el control y las distintas versiones del plan del proyecto generadas.

Un buen software de proyecto como Twproject que lleva un registro de los plazos y de los deliverables de proyecto, sin duda puede ayudar mucho también en el control de la línea base del proyecto.