Quien tenga la ardua tarea de introducir una nueva herramienta de gestión de proyectos en una empresa siempre debe enfrentar cierta resistencia y tratar de superar grandes obstáculos.
De hecho, es bien sabido que cualquier cambio en los procedimientos del lugar de trabajo puede causar turbulencia incluso en las personas más abiertas.
Pero hay algunos trucos que puedes seguir y de los cuales puede depender tu éxito o fracaso.
En este artículo te mostraremos cómo podrías manejar los procesos de cambio cuando introduzcas un nuevo software de gestión de proyectos en tu empresa.
Nuestro apoyo a empresas en la adopción de nuevas metodologías de gestión de proyectos ya supera veinte años de actividad, tanto en línea como mediante consultoría in situ.
Hasta ahora, hemos adquirido suficiente experiencia como para identificar patrones específicos de éxito y fracaso, y queremos compartir algunos contigo.
Durante nuestro trabajo como consultores, a veces la adopción tuvo éxito y otras veces fracasó.
Pero en general, creemos que la mayor parte del tiempo el éxito o el fracaso no dependió fundamentalmente de la herramienta en sí, sino más bien de la actitud de las personas involucradas.
Lo que vamos a mostrar aquí puede ser válido para cualquier tipo de herramienta. Ya sea que la herramienta sea una simple hoja de cálculo compartida o incluso una pizarra física en la pared, no necesariamente un sistema de software completamente desarrollado.
Nuestra lista comenzará presentando patrones de fracaso y luego mostraremos algunos casos de éxito.
Al final, te daremos 10 consejos que debes tener en cuenta al introducir una nueva metodología de gestión de proyectos en tu empresa.
Patrones de fracaso
1. Los usuarios no utilizan la nueva herramienta de gestión de proyectos
En nuestra experiencia, la primera causa de fracaso en la adopción de una nueva herramienta de gestión de proyectos no es descubrir que la solución elegida no cumple una tarea específica.
Más bien es el mero hecho de que los usuarios no utilicen la herramienta.
Después de un tiempo, los gerentes deben reconocer que su equipo no va a adoptar la solución propuesta y este es probablemente el peor escenario.
Una forma de prevenirlo es preguntarse, desde el principio, si es realista que las personas de tu equipo acepten el cambio.
Algunas preguntas que puedes hacerte son:
- ¿Estoy pidiendo demasiado?
- ¿Es esta solución sencilla?
- ¿Es rápida?
- ¿Hay ventajas visibles para los usuarios?
Si consideras esto desde el principio, hay mayores posibilidades de evitar este patrón.
2. Empezaremos a usarlo cuando todo esté en orden
Otro patrón frecuente de fracaso que hemos notado está representado por la afirmación: «Empezaremos a usarlo cuando todo esté en orden».
Esto es lo que llamamos fracaso a priori. De hecho, en este caso la derrota comienza antes de la adopción de la herramienta.
De hecho, decir que una nueva metodología comenzará solo cuando todo esté en orden, previsiblemente significa que en realidad nunca se empieza.
Como es ampliamente conocido, el perfeccionismo puede ser contraproducente.
3. Si no obtienes una cobertura completa de datos, lo que ganes no tiene valor
Una creencia que con frecuencia provoca el fracaso es que o bien obtienes una cobertura completa de datos, o lo que obtendrás no tiene valor.
Esto significa, en resumen, que los datos parciales son inútiles.
En nuestra experiencia, esto es un gran error: los datos parciales son mucho mejores que no tener datos.
Si comienzas con solo algunas informaciones, siempre tendrás la oportunidad de aumentarlas con el tiempo, avanzando hacia una cobertura de trabajo cada vez más completa.
Pruébalo y haznos saber si esto es cierto.
4. El software sustituye la gestión humana
Una creencia casi supersticiosa al adoptar estas herramientas es que el software podría sustituir la gestión.
Esto nunca es cierto, sino que en realidad ocurre lo contrario.
Una buena herramienta nueva de gestión de proyectos puede ayudarte a analizar, encontrar patrones, explorar situaciones en curso y mejorar la colaboración.
Todos estos factores reforzarán la gestión en lugar de sustituirla.
5. Migración de hábitos pasados a la nueva herramienta de gestión de proyectos
Otro error más surge al esperar migrar todos los métodos actuales que utiliza la empresa al nuevo sistema.
Esto muchas veces significa proyectar los malos hábitos, que además pueden estar determinados por las limitaciones de las herramientas utilizadas en el pasado, y trasladarlos al nuevo sistema.
Este error hace que pierdas una gran oportunidad que ofrece la introducción de nuevas herramientas: la posibilidad de reformar procesos, de reflexionar sobre qué hábitos antiguos se pueden cambiar o eliminar.
En la mayoría de los casos, la mayor ventaja para la empresa es aceptar un proceso de reforma, en lugar de centrarse únicamente en la adopción de la herramienta en sí.
6. Ventajas teóricas sobre ventajas prácticas
Un último patrón que queremos compartir contigo es este: la tendencia a priorizar las ventajas de una nueva herramienta de gestión de proyectos sobre la relación entre las personas y las nuevas metodologías.
El factor humano es en realidad lo que deberías considerar con mayor atención, porque la cooperación del equipo es la clave del éxito.
Desde esta perspectiva, comenzar con un pequeño equipo motivado es más importante que todas las funcionalidades de la herramienta que finalmente elijas.
Patrones de éxito
1. Presenta la herramienta de forma diferente a personas distintas
La primera es una técnica que hemos visto utilizada en situaciones exitosas, que consiste en presentar la herramienta de forma diferente a diferentes grupos de personas.
Aunque lo que presentes sea de alguna manera una formalización centralizada de las prácticas de trabajo, los matices con los que lo muestres a diferentes personas pueden marcar toda la diferencia.
La forma en que presentes un software al departamento de TI debe ser necesariamente diferente a la forma en que lo presentes a otros, como por ejemplo al grupo de promotores.
Al adaptar tu presentación, tus expectativas sobre el uso de ese grupo y las ventajas que veas en algunos aspectos específicos, facilitarás que diferentes personas entiendan qué sucederá una vez que el sistema esté en funcionamiento.
En términos generales, lo que necesitas es una recopilación de datos e información, pero no necesitas obtenerla de la misma manera de todos.
2. Aprovecha la oportunidad para mejorar los procesos
Otra cosa que saben los gerentes exitosos es que introducir una nueva solución es una oportunidad para abrir discusiones y no para imponer decisiones.
Darle a cualquiera la oportunidad de discutir la forma en que se introducirá la herramienta puede ser una manera de ganar respeto y establecer nuevos canales de comunicación.
No olvides aprovechar esta oportunidad.
De hecho, no ser consultado es una de las principales causas de insatisfacción en el lugar de trabajo.
3. Una mejor calidad del trabajo es una ventaja para todos
Un punto que deberías tratar de aclarar en cada discusión es que la calidad en el trabajo al final termina ayudando a todos.
Esto no es solo un lema publicitario, sino una evidencia basada en nuestra experiencia y probablemente en la experiencia de cualquiera.
Los lugares de trabajo donde se presta mayor atención a la calidad de la producción son aquellos donde la calidad de vida de las personas que allí trabajan es más alta.
4. Empieza de forma sencilla y avanza paso a paso
Apoyemos este punto con una breve historia que nos sucedió una vez.
Estábamos proponiendo nuestra solución a un banco y nuestro contacto era un joven gerente inteligente.
Nos invitó a una reunión amplia de comité cuya agenda era la adopción de nuestra herramienta.
Cada departamento tenía sus propios requisitos y especialmente el departamento de TI solicitó algunas integraciones con las soluciones existentes.
Nuestro cliente, el joven gerente, dijo que sí a todos, pero después de la reunión nos dijo en realidad que no hiciéramos ninguna de esas integraciones y que configuráramos la herramienta tal como estaba.
Comenzó con un pequeño equipo motivado y utilizó una metodología de gestión de proyectos simplificada.
Después de que comenzó el primer grupo, se unió otro grupo y al final todo el banco adoptó esta nueva solución en su versión simplificada.
Su enfoque ha tenido un gran éxito.
Hicimos algunas integraciones más tarde, pero aun así logró comenzar rápidamente y sin demasiadas complicaciones.
Consejos
Y finalmente, aquí tienes nuestros 10 consejos breves que siempre deberías tener en cuenta al proponer una nueva tecnología de gestión de proyectos a tu empresa.
- Comienza con un grupo pequeño y motivado
- Comienza de forma sencilla, evita complicaciones innecesarias
- Introduce datos reales en el nuevo sistema desde el principio
- Información pobre y escasa es mejor que ninguna
- La integración completa del sistema puede nunca llegar a producirse, aún así tu empresa puede beneficiarse de la nueva solución adoptada
- No retrases la reforma mientras esperas… [pon cualquier requisito extraño aquí]
- Rechaza ideas extrañas provenientes de un solo usuario. Si esta persona es el CEO (como suele ocurrir con mayor frecuencia), responde afirmativamente pero luego pospón las acciones. Ante nuevas consultas, responde: “Sí, vamos a hacerlo, pero no justo ahora.”
- No te dejes llevar por los desarrolladores ni por los detalles técnicos. Recuerda que al final lo que importa es la actitud de las personas.
- Oye a las mujeres. En comités, las observaciones y contribuciones de las mujeres tienden a ser más concretas, ya que parecen tener una imagen más realista del comportamiento humano en el trabajo.
- Recuerda: es más una cuestión de personas que una cuestión de tecnología.
Conclusiones
La solución que hemos estado proponiendo durante los últimos 20 años es un software altamente completo: Twproject.
Es una herramienta de software muy versátil y flexible que se adapta a todas las formas de trabajar.
Por lo tanto, su implementación es muy sencilla y además te ayudará a superar cualquier resistencia y a seguir el camino hacia el éxito.
Esta solución innovadora cubre todas las necesidades de gestión de proyectos, desde las listas de tareas para los trabajadores hasta las páginas de resumen para los gerentes de proyecto, pasando por informes específicos para la dirección.
Te permite comenzar paso a paso, aprovechando al principio solo una parte de las funciones y perfeccionándolas con el tiempo.
Si lo deseas, puedes hacer una prueba gratuita, teniendo en cuenta nuestra serie de consejos, y luego puedes indicarnos tu opinión y si planeas proponerla a tu equipo.
