En la gestión de proyectos, evaluar la carga de trabajo que recae sobre los hombros de los recursos desempeña un papel fundamental para el final feliz del proyecto.
En un mundo ideal donde trabajas con recursos infinitos, los proyectos siempre se cumplen a tiempo.
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En el mundo real, por otro lado, a menudo tenemos que lidiar con miembros del equipo involucrados simultáneamente en múltiples proyectos, que deben gestionar actividades diarias y varias emergencias.
Para este fin, muchas empresas utilizan software de programación de contratistas para asignar mejor los recursos entre varios proyectos y asegurarse de que ningún miembro del equipo esté sobrecargado. Optimizar los horarios y equilibrar las cargas de trabajo garantiza que los proyectos se completen de forma eficiente y dentro del presupuesto.
En este caso, una indicación sobre «sostenibilidad» es esencial para entender quién y cuándo podrá llevar nuestro proyecto a buen término.
Duración y esfuerzo en la carga de trabajo: ¿cuál es la diferencia?
Al principio, me sorprendieron las dificultades que algunos de nuestros clientes tienen para entender la diferencia entre duración y esfuerzo. Para muchos de ellos la relación era uno a uno.
Este tipo de enfoque no solo es incorrecto desde el punto de vista de la gestión (una fase que dura 30 días podría requerir un esfuerzo de una hora, por ejemplo: esperar material de un proveedor), sino que implica una asignación total y exclusiva del recurso a esa actividad.
Si bien este enfoque funciona bien en la fase de análisis y presupuestación, no puede funcionar en la fase de planificación.
Una buena pregunta que puedes hacerte en este momento es: «¿Cuántas horas puede trabajar un recurso en su proyecto por día?»
Para responder correctamente, se deben considerar varios parámetros:
- las horas laborales obvias (tiempo completo, tiempo parcial horizontal o vertical)
- vacaciones, enfermedades, permisos, etc.
- lo que ya ha sido asignado a otros proyectos
- actividades rutinarias
- actividades puntuales ya planificadas
Los primeros dos puntos son intuitivos y en parte están fuera del control del director de proyecto, así que analizaremos los otros y veremos cómo contribuyen a generar la «carga de trabajo» de un recurso.
Actividades del proyecto
Un proyecto, o más bien una fase, siempre tiene una fecha de inicio, una fecha de finalización (por tanto una duración, generalmente expresada en días hábiles) y algunos recursos asignados.
Cada recurso debe realizar las actividades estimadas por un total de días/horas (esfuerzo).
Sin entrar en demasiados detalles, podemos evaluar la carga sobre un recurso dividiendo las horas estimadas entre la duración del proyecto/fase.
Por ejemplo: una fase de 10 días con un esfuerzo de 20h genera una carga de trabajo promedio de 2h por día o 25% (suponiendo 8 horas al día).
Fácil, al menos antes de que comience el proyecto.
Pero una vez que comienza, ¿qué sucede si durante los primeros 5 días no he podido trabajar en este proyecto?
Sucede que tendré que trabajar 20h en 5 días restantes, con una carga del 50%.
Por lo tanto, en las actividades del proyecto, las horas «no realizadas aún» proporcionan un retroalimentación incremental a la carga de trabajo, acumulándose en los días restantes.
Tener la oportunidad de comparar la situación «ideal» (la planeada por el PM, sin tener en cuenta lo realizado/no realizado) con la situación «real» (que sí considera la retroalimentación) ofrece muchas reflexiones y posibles correcciones.
Es interesante observar que el incumplimiento del trabajo en el proyecto planificado puede leerse a partir de los registros de worklog.
El worklog es un excelente indicador desde este punto de vista; es una especie de «latido del proyecto«; ¡si el corazón no late, el proyecto está muerto!
Lo mencionado anteriormente considera la «carga de trabajo promedio».
Twproject te permite planificar todas las horas o solo una parte, asignándolas directamente en el calendario (existen varias herramientas para hacerlo), pero la esencia no cambia; se deben realizar 20h en los 10 días de la fase.
Si un recurso trabaja en varios proyectos al mismo tiempo, los cálculos pueden volverse complicados y, para esto, Twproject nos ayuda presentando esta información de manera eficiente.
Equilibra tus recursos como lo hacemos nosotros
con Twproject puedes gestionar la asignación de tus recursos, ingresar worklog y resolver picos.
¡Prueba Twproject ahora!Actividades rutinarias: ¿Trabajas ocho horas al día?
Son las cenicientas de las actividades.
Muchos de nosotros, a pesar de estar en la oficina durante 8 horas (en el mejor de los casos :-)), solo podemos dedicar un porcentaje de nuestro tiempo a «proyectos reales».
Pasamos mucho tiempo (nota: no dije «lo perdemos») en actividades que no se pueden atribuir a un proyecto.
En mi caso: leer correos entrantes, reuniones del departamento, llamadas telefónicas, apoyar a colegas.
Además de estas actividades genéricas, puede haber otras más específicas, como actualizaciones, capacitación, archivo de documentos, verificación de copias de seguridad, mantenimiento, etc.
¿Cuánto tiempo paso en estas actividades? ¡Casi 3 horas al día!
Lo sé con cierta confianza porque, con la ayuda de Twproject, registré diariamente, durante años, las horas invertidas y sé que, en promedio, el 38% de mi tiempo se va de esta manera.
Si estuviera planificando un proyecto que me involucra al 100% durante un período mayor a unos pocos días, definitivamente se saldría de las fechas previstas.
La parte más curiosa es que si alguien me preguntara cuántas horas puedo trabajar en una cosa cada día, por instinto diría «ocho horas«. Para evitar estos errores, es importante contar con datos objetivos sobre los cuales basar nuestras decisiones y análisis.
El registro de worklog es la base para una buena planificación, no solo para un buen control de costos.
Sé muy bien que este es un esfuerzo adicional y, de hecho, cuando digo a nuestros clientes que registren las horas «perdidas», la primera reacción que obtengo es del tipo «reacio / resoplando / me levanto y me voy».
Por eso es importante que la actividad de registro del worklog sea lo más «indolora» posible.
En este punto Twproject es insuperable; puedes registrar el worklog al finalizar la tarea, con los botones de inicio y pausa, por una / dos / tres semanas, día por día durante todo el mes, etc. ¡La sobrecarga es mínima!
Con el objetivo de «medir» actividades rutinarias, contar con un «cauldron» disponible donde puedas colocar todo lo que no se puede asociar a un proyecto facilita mucho el registro, ayudándonos a «llegar a 8«.
Siempre aconsejamos a nuestros clientes crear un «cauldron» (o «basket» o «BAU» Business As Usual para los más elegantes) fuera del proyecto, que comience el 1/1 y termine el 12/31, para registrar actividades que no pertenecen a proyectos.
Después de varios meses de registros, podrás entender mejor cuánto tiempo pueden dedicar realmente nuestros recursos a sus proyectos.
También ocurre que es necesario revisar lo que entró en el «cauldron»; quizás podría estructurarse mejor para «clasificar» las actividades rutinarias.
Por ejemplo, esto es lo que usamos en Twproject:
Sabemos cómo usar el worklog para calcular las horas que podemos dedicar a «proyectos reales», pero ¿cómo se comportan desde el punto de vista de la carga de trabajo los proyectos rutinarios?
Más o menos como los proyectos reales. El esfuerzo se «distribuye» uniformemente durante el período.
Hay una pequeña diferencia: no tienen retroalimentación incremental.
Veamos un ejemplo: mi actividad de soporte al equipo de desarrollo me lleva «en promedio» una hora al día.
Si hoy no recibo solicitudes de soporte, no necesariamente significa que recibirá el doble mañana.
En la práctica, el esfuerzo se considera constante durante todo el período.
Su representación gráfica es una barra constante:
Actividades puntuales
Son actividades que ocurren dentro de un «contrato» sin saber previamente cuánto ni cuándo.
El mejor ejemplo son las intervenciones que deben realizarse bajo demanda como parte de un contrato anual de mantenimiento.
En este caso, puedes crear un «proyecto» con las mismas fechas que el «contrato» y asignar recursos si es necesario.
Dado que es difícil predecir primero el esfuerzo total, por simplicidad podemos no especificarlo y dejarlo en cero.
Si, por otro lado, deseas hacer un seguimiento, porque se le ha vendido al cliente un paquete de horas, puedes ingresarlas; de todos modos, no se tendrán en cuenta para la carga.
Por lo tanto, a diferencia de los proyectos y las actividades rutinarias, las actividades puntuales no generan una carga «distribuida» durante la duración del proyecto o contrato, sino solo en los días en los que están planificadas dichas actividades.
Con Twproject esto puede hacerse directamente asignando tareas o mediante el plan de trabajo.
Un ejemplo práctico: la carga de trabajo de Giorgio
Giorgio trabaja en una empresa de producción y lleva muchos años encargándose de un producto específico; brinda soporte a los clientes que lo compran y participa en el desarrollo de sus personalizaciones.
La jornada diaria de Giorgio está compuesta, por tanto, por proyectos de diferentes tipos. Créemoslos en Twproject y veamos cómo se ve su carga de trabajo.
Giorgio tiene un proyecto general de soporte al cliente que dura todo el año y que ocupa más o menos un par de horas diarias. Este proyecto es rutinario:
Y así es como se verá la carga de trabajo:
Giorgio participa luego en un proyecto para un producto personalizado de uno de sus clientes. La fase en la que participa dura solo 10 días y su esfuerzo se estima en 40 horas.
Esta es la nueva asignación:
Y la nueva carga de trabajo evaluada:
Finalmente, Giorgio tiene un contrato de soporte activo con un cliente específico, con un paquete de 40 horas pago por uso. Giorgio no trabaja en este proyecto a menos que el cliente lo llame. Esta actividad es puntual y aunque insertemos el esfuerzo, la carga no cambia.
Pero ¿qué ocurre con la carga de Giorgio si el cliente lo llama y programan una intervención en el producto? Giorgio creará una tarea programada y esto modificará su carga.
Como se puede ver en la imagen, la actividad comercial ha ocupado parte del tiempo destinado al proyecto de Análisis y, de hecho, las horas que Giorgio tendrá que dedicarle en los días restantes han aumentado.
Estos son solo 3 ejemplos sencillos gestionados por Twproject que dan una buena idea de cómo mapear los diferentes tipos de actividades empresariales.
Para una gestión óptima de la carga de trabajo, es por tanto crucial estimar el tiempo requerido para completar cada paso del proyecto y hacer un seguimiento de las actividades involucradas en el proceso.
Con Twproject 7 hemos trabajado mucho en estos aspectos e introdujimos una herramienta que, utilizando la información de la carga, «sugiere» una fecha de finalización del proyecto «sostenible» para el equipo.
También hemos introducido una herramienta para resolver rápidamente picos y solapamientos de carga, ya que no siempre todo transcurre tan fluido como en el caso de nuestro Giorgio; veremos esta herramienta en una publicación específica.
