¿Por qué deberíamos hablar de un software de gestión de proyectos empresariales y no simplemente de un software de gestión de proyectos? Es muy sencillo… no son la misma cosa!
Veremos más adelante las características de un software EPM, pero por ahora digamos simplemente que existen muchos softwares que permiten seguir un proyecto, pero solo algunos de ellos pueden gestionar múltiples proyectos, incluso de diferentes tamaños.
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En general, las grandes organizaciones ejecutan múltiples proyectos complejos simultáneamente.
Gestionar múltiples proyectos de manera eficaz requiere herramientas avanzadas como Twproject para tener una visión general y control sobre todas las actividades de la empresa, especialmente cuando están estrechamente vinculadas a los objetivos estratégicos de la compañía.
Aunque cada proyecto no esté necesariamente conectado con otros, todos están de alguna manera correlacionados porque impactan en la organización en su conjunto y en sus objetivos generales.
Aquí es donde entra en juego la práctica de gestionar proyectos empresariales, es decir, la gestión de proyectos empresariales o EPM, que se refiere a la gestión de proyectos a escala corporativa.
Esto generalmente implica implementar diversas estrategias y procesos destinados a simplificar y mejorar la eficacia de la gestión de proyectos a esta gran escala.
¿Qué es la Gestión de Proyectos Empresariales?
Para entender qué significa EPM y por qué es importante, es mejor retroceder un paso y considerar la definición misma de «gestión de proyectos».
El Project Management Institute define la gestión de proyectos como un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único. Y esto es claro.
Sin embargo, una organización involucrada en docenas de iniciativas temporales, cada una enfocada en un objetivo específico con una fecha límite determinada, necesita una forma de organizar estos esfuerzos. Debe asegurarse de que cada proyecto individual acerque a la organización a sus objetivos a largo plazo.
Aquí es donde entra en juego la Enterprise Project Management.
EPM se considera una rama especializada de la gestión tradicional de proyectos que se centra en los objetivos generales del negocio de una organización, más que en objetivos específicos a corto plazo.
Al agrupar proyectos y ofrecer una visión más amplia de las actividades, una empresa puede evitar conflictos internos y esfuerzos innecesarios.
Enterprise Project Management es un enfoque integral de la gestión de proyectos que tiene en cuenta las influencias directas e indirectas sobre el progreso de cada proyecto en su conjunto.
Por consiguiente, incluye analizar los riesgos, reajuste de los procesos del proyecto, monitoreo de recursos, informes continuos y análisis de costos con respecto a los beneficios, y el uso de herramientas y software para gestionar todos estos aspectos.
¿Cómo se diferencia la Gestión de Proyectos Empresariales del manejo tradicional de proyectos?
A diferencia del manejo tradicional de proyectos, la EPM se basa en combinar todas las partes de la gestión de proyectos en un único recurso, a menudo gracias al uso de un software específico de gestión de proyectos.
Estas características ayudan a reducir las barreras entre el proyecto individual y la visión empresarial en general, aumentando la eficiencia y la productividad.
Las prácticas tradicionales de gestión de proyectos se centran en ver un proyecto específico desde el inicio hasta el final, con un objetivo definido y medible.
La Gestión de Proyectos Empresariales se enfoca en cambio en la organización. Da prioridad a sus objetivos comerciales y gestiona los proyectos para asegurar que cumplan con estos objetivos organizacionales generales.
El objetivo final no es necesariamente un proyecto completado con éxito, sino el proyecto mismo, que ayuda a crear valor en la organización.
A continuación se presentan las ventajas de la EPM:
- Resultados de alta calidad
- Mayor productividad
- Reducción del impacto de la escasez de habilidades
- Reducción de los riesgos del proyecto
- Mayor fiabilidad en la entrega
¿Qué hace efectiva la gestión de proyectos empresariales?
La adopción de EPM puede ayudar a una organización a adoptar un enfoque más estratégico para la elaboración de presupuestos, las operaciones y las asignaciones de recursos.
Antes que nada, sin embargo, una empresa debe asegurarse de tener los siguientes elementos clave:
- Apoyo de alto nivel para iniciativas de gestión de proyectos: Como ocurre con cualquier iniciativa a gran escala, la gestión de proyectos empresariales será efectiva solo si los líderes de una organización están comprometidos a respaldar la idea y muestran interés activo en su progreso.
- Gerentes de proyecto calificados: En muchos casos, los gerentes de proyecto más experimentados de una organización pueden encargarse de tareas de gestión de programas o de gestión de carteras de proyectos.
- Software de gestión de proyectos: Ninguna persona ni equipo puede hacer un seguimiento de decenas de proyectos relacionados sin un sólido apoyo tecnológico. Las mejores soluciones actuales de gestión de proyectos ofrecen una variedad de herramientas para ayudar a los gerentes a controlar simultáneamente los tiempos, presupuestos y recursos de múltiples proyectos.
Las características esenciales de un software EPM
El software de Gestión de Proyectos Empresariales ofrece a las organizaciones las funcionalidades necesarias para gestionar adecuadamente tanto proyectos pequeños como más complejos a nivel empresarial.
Esta herramienta te permite observar los proyectos desde un punto de vista estratégico y ofrece a los gerentes la oportunidad de priorizar proyectos y asignar recursos en consecuencia.
El software EPM generalmente es rico en funciones. Además de las características típicas como seguridad avanzada y acceso móvil, estas son las otras funciones esenciales:
- Administración de Portafolios de Proyectos (PPM): esta es la esencia del EPM. Esta función organiza los proyectos de la empresa y los presenta de una manera fácil de consultar, gestionar y supervisar.
- Paneles de usuario: un software de gestión de proyectos corporativos debería permitir proporcionar a cada usuario un panel personalizado y personalizable para analizar información importante sobre el proyecto y acceder fácilmente a datos vitales.
- Compartir archivos: un buen software EPM ofrece un nivel sofisticado de intercambio de archivos. Además del simple intercambio de archivos, en efecto, la funcionalidad debe incluir registros de auditoría, control de versiones del contenido y configuraciones de autorización para garantizar que solo las personas adecuadas tengan acceso a los datos que necesitan.
- Comunicaciones internas: el mensajero instantáneo o mensajes privados es una característica típica del software EPM que puede ayudar a reducir el uso del correo electrónico o del teléfono. Algunos softwares (no todos) también permiten videollamadas.
- Calendario: un software EPM válido debería proporcionar un calendario para cada proyecto, así como uno central que combine todas las fechas límite y hitos de los proyectos. Algunos softwares EPM incluso permiten crear calendarios personalizados para cada miembro del equipo.
- Gráficos de Gantt: aunque no todos los gerentes de proyectos usan gráficos de Gantt, muchos sí lo hacen. Estos son gráficos de barras horizontales que ilustran el programa de un proyecto determinado.
- Integraciones: por último pero no menos importante, un buen software de EPM debería poder conectarse con otros softwares utilizados en la organización, como Salesforce, Dropbox y Microsoft Office.
Un software de gestión de proyectos como Twproject con estas características se vuelve fundamental para un EPM exitoso y para el logro de los objetivos empresariales.
Twproject es una de las soluciones más completas y efectivas para quienes buscan un software capaz de gestionar varios proyectos simultáneamente, garantizando una mayor productividad y una visión general esencial para tomar decisiones informadas.
Con sus funcionalidades avanzadas, Twproject te permite monitorear el progreso del proyecto, gestionar recursos y tiempo con precisión, y mantener una comunicación fluida dentro de los equipos para una mayor productividad.
