Según las necesidades del cliente, Twproject también puede usarse para insertar contactos y clientes en la lista de recursos: esto convierte a Twproject en una excelente herramienta para CRM, además de para la gestión de proyectos en general.
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Sucede que nuestros clientes nos preguntan si solo pueden incluir usuarios que tengan una sesión activa en la lista de recursos.
La respuesta es: ¡no solo!
Todos los recursos ingresados sin inicio de sesión, de hecho, no se cuentan en el número de licencias, por lo que puedes tener tantos como desees.
Monitorear las actividades de venta desde la etapa del primer contacto es una buena idea por varias razones, que analizaremos en detalle a continuación.
Pero ahora veamos cómo hacerlo correctamente desde el principio.
Registra un primer contacto a través de Twproject como CRM
Imagina que estás en una de tus ferias anuales y, después de algunas horas, conoces a John James de ACME SPA, es inteligente y hablas con él un rato sobre los servicios de tu empresa; le interesan mucho.
Hablas sobre su jefa Victoria Miller y también sobre el último partido de la NBA Boston – Cleveland, él es aficionado del Boston Celtics.
Al final de la conversación, te entrega su tarjeta de presentación.
Bien, si estás usando el software de gestión de proyectos Twproject como CRM, es momento de guardar toda esta información, y puedes hacerlo muy fácilmente.
Por ejemplo, simplemente tomaría mi iPad y crearía un nuevo recurso. Crearía un nuevo prospecto para John James de ACME SPA, registraría que su jefa es Victoria Miller y toda la otra información escrita en su tarjeta de presentación. También guardaría en las notas que a John le gusta el Boston Celtics… nunca se sabe.
Seguir el prospecto
Ahora que ingresaste tu prospecto, puedes buscar el proyecto que usas para guardar información de preventa e insertar una nueva actividad por la conversación que tuviste, solo para recordar todo lo que dijiste.
Por ahora lo que tienes es solo un prospecto, por lo que no es necesario crear una tarea específica para esta actividad; podría ser simplemente una llamada telefónica.
La mejor forma de gestionar esta situación es crear una nueva actividad de preventa (una nueva Tarea en Twproject) como recordatorio, con el fin de llamar a John después de una semana y hablar sobre lo que tu empresa puede hacer por él.
Las Tareas de Twproject son la herramienta más versátil para realizar este tipo de operaciones, por varias razones:
- Además de agregar un título y una descripción detallada, puedes insertar un enlace directo al recurso copiando y pegando el código alfanumérico que encontrarás en la parte superior izquierda de la página del recurso.
- Puedes adjuntar documentos relacionados con el perfil de John o su empresa, para que todo esté disponible para consulta.
- Puedes usar comentarios y mencionar a tus colegas, simplemente colocando @ antes de su nombre, para compartir información, sugerencias e ideas.
- Finalmente, puedes asignar la Tarea a un colega, si no eres tú quien se encarga directamente de la relación con el cliente, y al mismo tiempo mantenerte informado sobre el progreso del trato.
Cuando la Tarea venza, el sistema te recordará la llamada.
Gracias al enlace, puedes revisar todos los detalles del recurso e iniciar la conversación desde donde la dejaste.
Si la conversación es fructífera, finalmente puedes crear una actividad de preventa dedicada para ACME, para registrar con detalle el primer contacto, tal vez una demostración, la oferta y el contrato final.
Agregar un nuevo proyecto de preventa
Ahora que tu lead se ha convertido en un verdadero proyecto de preventa, puedes ingresarlo en Twproject para verificar su progreso.
Gracias a Twproject, toda la actividad de preventa puede ser monitoreada, gestionada y guardada como cualquier otro proyecto.
Una de las mejores herramientas que ofrece Twproject para la gestión de proyectos es su diagrama de Gantt interactivo y dinámico.
Incluso para proyectos de preventa, puede ser muy útil contar con una herramienta que ofrezca una vista integral como el diagrama de Gantt de Twproject.
De hecho, cada actividad puede tener fases y subfases, ya sea conectadas entre sí o no, mediante diferentes tipos de dependencias.
Digamos que la primera llamada telefónica con John derivó en un acuerdo de presentación con su jefa Victoria Miller. Esto implicará varias actividades intermedias, como la optimización de contenidos, páginas de destino, etc. Estas actividades se incluirán como pasos preliminares relacionados en una relación interdependiente con la presentación.
Todo esto esperamos que conduzca a la conclusión del contrato, lo cual iniciará entonces un proyecto operativo real.
De esta manera cada paso del proceso será monitoreado y también puede ser gestionado por diferentes personas involucradas en el proyecto, eliminando intercambios innecesarios de correos electrónicos.
En resumen, gracias al Gantt de Twproject utilizado como herramienta de CRM tienes:
- Contactos y proyectos juntos
- Agentes asignados a actividades de preventa
- Progreso de preventa monitoreado
- Presupuesto y gastos de preventa gestionados
- Esfuerzo de preventa registrado para informes y consideraciones futuras
Convertir el plan de preventa en un proyecto real
Por tanto, vimos cómo usar las herramientas de Twproject para actividades de CRM.
Es evidente que sus funcionalidades superan las de cualquier otro software específico para toda la actividad preliminar de seguimiento de clientes potenciales, gracias a que Twproject es un software completo, flexible y multifuncional.
Pero hay más.
La ventaja con Twproject es que el software evoluciona junto con tus proyectos.
Supongamos que la fase de preventa se ha convertido en un contrato y puedes comenzar a gestionar el proyecto real: si usas Twproject como CRM, ya tienes gran parte de la información ingresada y no debes empezar todo desde cero.
Además, lo tienes todo integrado bajo control, por lo que también puedes monitorear costos y horas trabajadas para preventas.
Esta es generalmente información que no se contabiliza, y termina incluida en un solo bloque con todas las actividades comerciales.
Sin embargo, es información clave si deseas gestionar proyectos con precisión, desde el inicio.
Todo esto porque, con Twproject, puedes tener tanto un software CRM como un software de gestión de proyectos, juntos.
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