¿Buscas software que te ayude a gestionar el tiempo en tu empresa? Entonces estás en el lugar correcto.
Nuestro tiempo es el recurso más valioso que tenemos. Y hasta aquí todos estamos de acuerdo.
Pero sabemos que no es fácil aprender a gestionar el tiempo, y esto es tan cierto en la vida como en el ámbito laboral.
Para quienes tienen la necesidad profesional de supervisar no solo su propio tiempo, sino también el de su equipo, encontrar formas eficientes de abordar esta tarea es crucial: ayudará a reducir el estrés y aumentar el bienestar y la satisfacción en la empresa.
De ello se desprende que los beneficios de un seguimiento preciso del tiempo en los proyectos laborales son múltiples:
- reducir el estrés laboral y aumentar la productividad
- cumplir con los plazos
- evaluar el valor de las actividades en las que inviertes más tiempo
- el cálculo preciso del tiempo dedicado a las tareas habituales y, por lo tanto, mayor conciencia al elaborar presupuestos
- por último, y esto aplica a equipos de cualquier tamaño, esto se complementará con la responsabilidad compartida por el trabajo realizado
Y si esta lista de beneficios no es suficiente para ti, echa un vistazo a la lista exhaustiva de razones por las que la gestión del tiempo es una actividad clave para tu empresa.
La gestión del tiempo es probablemente una de las actividades de supervisión más importantes de cualquier empresa, desde la más pequeña hasta la más grande y estructurada.
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Pero tiene una debilidad, que es la constancia: no siempre tenemos la suficiente para encontrar las herramientas adecuadas y, por lo tanto, corremos el riesgo de depender de soluciones temporales o inconsistentes.
Por lo tanto, se necesitan esfuerzos compartidos, junto con paciencia para implementar el registro y la supervisión, regularidad para ponerlos en práctica y mantenerlos en el tiempo, pero también valentía para cambiar de rumbo cuando vemos que las cosas no funcionan como deberían.
El software de gestión del tiempo es como un compañero de viaje que nos acompaña y guía en esta tarea.
Necesitas probar varios de ellos para encontrar el ideal porque, aunque son similares, no todos funcionan de la misma manera.
Dos macro-tipos de software
Las plataformas que supervisan los horarios de trabajo y permiten la creación de hojas de horas se dividen principalmente en dos categorías:
- aplicaciones sencillas de registro de tiempo
- soluciones integrales de gestión de proyectos que también integran otras funcionalidades.
Nuestro consejo es combinar el software de gestión del tiempo con otras soluciones de planificación, por lo que recomendamos elegir una herramienta de la segunda categoría.
De esta manera, todas las partes están involucradas y el tiempo de trabajo es una pieza del rompecabezas que encaja con las demás, lo cual es útil para analizar el funcionamiento de los proyectos y del equipo en su conjunto.
¿Un ejemplo por encima de todos?
El caso típico donde los registros de tiempo pasados se utilizan para estimar el costo de las actividades futuras y planificar el presupuesto de nuevos proyectos con precisión.
Ya hemos descrito las muchas ventajas y técnicas que puedes implementar utilizando una herramienta integral de gestión del tiempo dentro del marco más amplio de la gestión integral de proyectos.
Nuestra clasificación
Y aquí llegamos al punto. ¿Cuáles son las mejores herramientas del mercado?
Entonces, ¿cuáles cumplen con la necesidad de combinar la gestión del tiempo con otros aspectos de la gestión y cuál tiene otra característica que consideramos ventajosa, namely la flexibilidad? Estamos aquí para contártelo.
Probamos varios paquetes de software, entre los más populares del mercado, que tienen el registro y seguimiento de tiempo como su punto focal, y elaboramos un ranking.
¡Esperamos que esto te sea útil!
1. Twproject
Twproject es la herramienta que hace de la flexibilidad en el registro de hojas de tiempo su punto fuerte.
Con Twproject, se cubre cada modo de ingreso para satisfacer las necesidades personales.
De hecho, la plataforma ofrece la posibilidad constante de monitorear los worklogs registrados en tiempo real, destacando los excesos en comparación con el cronograma planificado y permitiendo ajustarlos si es necesario.
Los datos registrados se pueden exportar fácilmente: por persona, proyecto, cliente, fechas y mucho más.
Estos datos se integran en cada aspecto de la gestión empresarial con Twproject, desde la fase de planificación, continuando con la ejecución y hasta la fase final de facturación del trabajo realizado.
Además, Twproject cuenta con un sistema de notificaciones para ayudarte a recordar siempre registrar tus worklogs, para que no pierdas ninguna información.
Mejores características:
- Varios modos de registro: es posible ingresar las horas trabajadas mediante hojas de tiempo que muestran un intervalo de tiempo elegido, o con un cronómetro que se puede activar cuando sea necesario, o también a través de ToDos asignados.
- Varios accesos para el registro: en cualquier página de la plataforma puedes ingresar tus worklogs, comenzando desde el panel de control y continuando en las páginas individuales de proyectos y fases, en la lista de ToDos o incluso en tu hoja de tiempo, con diferentes intervalos de tiempo.
- Calendario: personalizable a nivel de intervalo de tiempo (semanal, quincenal, mensual), integrado con la página de la hoja de tiempo.
- ToDo: herramienta muy flexible y fácil de usar. A través de los ToDos, el trabajador puede ingresar las horas trabajadas en tareas individuales, manualmente o con temporizadores. Cuando se cierra un ToDo, la ventana de worklog se abre automáticamente.
- Costos: la función de presupuestación (para gerentes de proyecto o de fase) informa automáticamente las horas trabajadas en los diversos nodos del WBS. En el estado de costos, es posible ver los detalles de las actividades realizadas por cada trabajador. Además, se puede mostrar una comparación entre el trabajo estimado y el realizado, y obviamente se pueden agregar costos adicionales.
- Ingresos: esta sección también distingue los ingresos estimados de los facturados, y es posible guardar documentos de facturación.
- Gestión de worklogs: esta función te permite ver el progreso de los worklogs y también aprobar los worklogs ingresados por el gerente de proyecto. De forma predeterminada, todos los worklogs tienen el estado «pendiente de aprobación», pero es posible personalizar esta opción según las necesidades del negocio.
- Análisis y gestión de la carga de trabajo: basándose en la carga de trabajo ingresada, en la disponibilidad y teniendo en cuenta cualquier ausencia, es posible planificar con antelación la carga de trabajo de los operadores o reprogramar las asignaciones en curso. La carga de trabajo en Twproject es muy eficiente y también permite distinguir entre actividades rutinarias y actividades directas del proyecto.
- Planificación de proyectos: las horas trabajadas en ciertos proyectos pueden servir como fuente de planificación para proyectos similares posteriores. Twproject ofrece herramientas para una planificación detallada y permite desglosar el proyecto en sus fases individuales, asignando características específicas a cada una de ellas.
- Gantt interactivo: la primera y más útil herramienta de planificación es el diagrama de Gantt, que te permite establecer los tiempos de las fases, los plazos, los milestone, etc.
- Página de estadísticas: recopila los datos de worklog ingresados para generar gráficos sobre el progreso del proyecto o sus fases, relacionando estos datos con los costos. En esta página también es posible ver la situación en cualquier punto de la vida útil del proyecto actual.
Precios: desde 4,89 € por usuario/mes.
Ventajas: Twproject es la herramienta colaborativa por excelencia; permite integrar las hojas de tiempo en un marco más amplio, permite al gerente mantener bajo control los presupuestos, la carga de trabajo de los operadores, las estadísticas, etc., y ofrece a los trabajadores una idea clara del uso de su tiempo en todo momento. También ayuda a no olvidar registrar las horas trabajadas. Se adapta a las necesidades de cualquier equipo.
Desventajas: No detectamos ninguna desventaja.
Para quienes buscan un sistema de gestión del tiempo completo y colaborativo, la mejor opción es Twproject: simple y adaptable a cada necesidad, permite monitorear el trabajo de manera efectiva.
2. Clock Session
Clock Session es un software completo de seguimiento de tiempo y gestión de proyectos diseñado para optimizar el flujo de trabajo de tu equipo e impulsar la productividad.
Con su interfaz intuitiva y sus potentes funciones, Clock Session simplifica la gestión del tiempo, el seguimiento de tareas y la colaboración, permitiéndote concentrarte en lo más importante: ofrecer resultados excepcionales.
Mejores características:
- Seguimiento de tiempo: los usuarios pueden registrar horas facturables, tiempo de proyecto y asistencia con las herramientas integradas de seguimiento de tiempo de Clock Session.
- Gestión de tareas: ofrece la posibilidad de organizar tareas, establecer plazos y asignar responsabilidades a los miembros del equipo para una gestión eficiente de proyectos.
- Informes y análisis: los gerentes pueden obtener información sobre la productividad del equipo mediante informes y análisis personalizables.
- Integración: Clock Session se puede integrar con herramientas populares como Slack, Trello y Asana para mejorar la colaboración y automatizar el flujo de trabajo.
- Aplicación móvil: la aplicación móvil de Clock Session está disponible para dispositivos iOS y Android.
Precios: ofrece planes de precios flexibles para adaptarse a empresas de todos los tamaños. También hay planes empresariales personalizados disponibles para organizaciones más grandes con necesidades específicas.
Ventajas: esta herramienta tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar, combinada con sólidas funciones de seguimiento de tiempo y gestión de proyectos, como informes y análisis personalizables. Se puede integrar con otras herramientas y ofrece soporte y actualizaciones regulares.
Desventajas: Algunas funciones avanzadas pueden requerir personalización adicional y hay opciones limitadas de personalización para ciertos informes. La funcionalidad de la aplicación móvil puede ser limitada en comparación con la versión de escritorio.
Una buena solución para empresas que buscan optimizar sus procesos de seguimiento de tiempo y gestión de proyectos. Con una interfaz intuitiva y potentes funciones, Clock Session permite a los equipos trabajar de manera más inteligente y alcanzar sus objetivos con facilidad.
3. Timey App
Timey App es una aplicación web y móvil que integra el seguimiento de tiempo y la gestión de proyectos.
Está diseñada para ayudar a individuos y equipos a registrar el tiempo que dedican a diferentes tareas y proyectos, así como a gestionar y organizar los proyectos.
Mejores características:
- Seguimiento de tiempo: Timey simplifica el registro de horas con funciones de entrada y salida, garantizando un registro preciso del tiempo. También registra sin esfuerzo los tiempos de descanso, permitiendo un seguimiento exacto de las horas y una mejor gestión de recursos.
- Gestión de proyectos Kanban: puedes visualizar el progreso del proyecto mediante las intuitivas tarjetas Kanban, lo que facilita la transición de los proyectos entre las etapas «en espera», «en progreso» y «completado».
- Visión general del proyecto: puedes mantener toda la información relacionada con el proyecto en un solo lugar con la función de visión general. Supervisa tareas, horas de trabajo, informes y milestones para asegurar que todo marche según lo previsto.
- Programador de ausencias: lleva un registro de las solicitudes de ausencia del equipo, incluidos días de vacaciones, días personales y días por enfermedad.
- Facturación a clientes: crea y envía facturas profesionales a los clientes, con la capacidad de rastrear el estado de los pagos y añadir descuentos o impuestos.
Precios: $6 por usuario/mes
Ventajas: Timey simplifica el seguimiento del tiempo, agilizando el proceso para individuos y equipos. Su interfaz intuitiva y su accesibilidad desde dispositivos celulares facilitan el registro preciso y eficiente del tiempo.
Desventajas: aunque Timey es una herramienta potente, puede presentar una curva de aprendizaje para algunos usuarios que son nuevos en el software de seguimiento del tiempo. Puede ser necesaria capacitación o tutoriales para aprovechar plenamente sus funciones.
Una solución de software para diferentes individuos o empresas que necesitan seguimiento del tiempo y gestión de tareas o proyectos.
4. Clockify
Clockify es una aplicación para registrar horas de trabajo y crear hojas de tiempo que te permite hacer seguimiento del trabajo entre proyectos y hacerlo facturable.
También proporciona información sobre los hábitos de trabajo e informes sobre el rendimiento del equipo.
Mejores características:
- Cronómetro o registrador de tiempo manual: te permite registrar los tiempos de trabajo y marcarlos como facturables. Las hojas de tiempo registradas se pueden editar posteriormente para agregar más información.
- Calendario: también se puede integrar con el calendario de Google o Microsoft; ofrece funciones de gestión de días libres con protocolo de solicitud y aprobación.
- Función de «quiosco»: te permite crear puntos de acceso a los que inicias sesión para monitorear los tiempos de trabajo en ciertos proyectos. Varios usuarios pueden iniciar sesión en el mismo quiosco al mismo tiempo.
- Panel de control: te permite ver estadísticas sobre cómo el equipo utilizó su tiempo.
- Informes: permiten exportar datos según diferentes criterios.
- Planificación y gestión de proyectos: asignación de tareas con una vista simplificada de la carga de trabajo del operador; la gestión de proyectos también incluye funciones básicas.
- Presupuesto: es posible ingresar gastos adicionales además de los costos de personal y, posteriormente, crear facturas para el cliente.
- Mapas: monitorea los movimientos de los usuarios registrados en un territorio determinado, una función útil para equipos que trabajan en movimiento.
Precios: licencia básica desde $3.99 por usuario/mes.
Ventajas: Fácil de usar e intuitivo; accesibilidad desde varios dispositivos y buena versión de la aplicación móvil.
Desventajas: poca o nula personalización. No es adecuado para equipos grandes, empresas con varios departamentos, etc. Carece de Gantt.
Una aplicación que comenzó con la función de registro de tiempo y luego se expandió a otras actividades básicas de gestión de proyectos.
5. Harvest
Harvest es un sistema de gestión de hojas de tiempo basado en la web que tiene una fuerte conexión con la gestión de presupuestos y facturación. Para otras funcionalidades, depende de integraciones con otros sistemas paralelos.
Por lo tanto, puede ser una solución conveniente para freelancers o equipos pequeños.
Mejores características:
- Proyectos: es posible crear proyectos por cliente, de tres tipos: consumibles, de costo fijo y no facturables. Cada proyecto tiene tareas predefinidas en las que trabajan los empleados.
- Registro mediante temporizador o manual a través del planificador semanal. El temporizador no se detiene si cambias de ventana o incluso si cierras el navegador.
- Presupuesto por proyecto: configurable en horas o dinero. Adición de gastos adicionales.
- Facturación: funcionalidad con muchas opciones para crear facturas a partir de las horas trabajadas en los proyectos.
- Gráficos resumidos: gráficos de líneas o de barras para mostrar tendencias en ingresos y gastos, así como horas trabajadas, divididas en facturables y no facturables.
- Gestión de equipo: muestra un resumen de las horas trabajadas e informa sobre excedentes, pero no tiene funciones reales de equilibrio de carga de trabajo ya que no permite la reasignación de tareas.
Precios: licencia pro única $10.80 por usuario/mes.
Ventajas: una herramienta especializada que ofrece varias herramientas de análisis, incluidos escenarios de «qué pasaría si».
Desventajas: Gestión de proyectos basada en cliente: puede no ser adecuada para equipos que trabajan de manera diferente. No es posible registrar las horas trabajadas en varios niveles, sino solo para tareas específicas de un proyecto, es decir, no en fases, ni en el proyecto en general, etc.
Harvest ofrece herramientas de análisis para el seguimiento del tiempo y es adecuado para quienes dependen de informes cronológicos detallados; tiene cierta rigidez.
6. TimeCamp
TimeCamp es una aplicación de seguimiento del tiempo que presta atención a la presupuestación de proyectos y a la transparencia en la comunicación y la gestión del tiempo.
Mejores características:
- Tipos de registro: con cronómetro o registro manual.
- Automatizaciones: entrada automática con análisis de URL y palabras clave para identificar el proyecto en el que se está trabajando; funcionalidad de «seguimiento de inactividad» que pausa automáticamente el cronómetro cuando el usuario no está activo.
- Estado de los partes de horas: todos están sujetos a la aprobación del gerente.
- Diferentes vistas: vista clásica de parte de horas o estilo «calendario».
- Informes: presencia de más de veinte tipos de informes prediseñados para verificar el progreso de la productividad del equipo de trabajo. Posibilidad de crear informes personalizados.
- Facturación: a partir de los registros de tiempo de los trabajadores, a los cuales se pueden aplicar diferentes costos por hora, las facturas se pueden crear y exportar directamente.
- Presupuesto: creación de un presupuesto con la adición de costos esperados. Notificaciones en caso de exceder el presupuesto.
Precios: licencia inicial desde $2.99 por usuario/mes.
Ventajas: Útil para quienes necesitan una herramienta básica. Para todas las demás funciones de gestión de proyectos depende de herramientas externas, permitiendo cierta integración.
Desventajas: Carece de funciones de gestión de proyectos, no tiene funciones de planificación aparte de los cronogramas.
Herramienta innovadora con algunas automatizaciones interesantes, más adecuada para freelancers que para empresas estructuradas.
7. Sunsama
Software que utiliza la metodología Agile para la gestión y seguimiento de tareas. Hace uso principal del tablero Kanban, dentro del cual inserta los tiempos.
Mejores características:
- Personalización de los métodos de trabajo: ofrece muchas opciones para la planificación personal y la gestión del tiempo.
- Gestión de tareas: las tareas se pueden añadir desde el calendario, que tiene una vista estilo tablero Kanban, y asignar (si se desea) a un canal y luego colocarlas en el lugar correcto del día, la semana o el mes. Hay tareas que se pueden configurar como tareas rutinarias y añadir por defecto.
- Fechas de inicio y fin de las tareas: se pueden establecer según se desee.
- Canales: son como áreas dentro de las cuales puedes colocar tus tareas. También es posible tener subcanales. De lo contrario, las tareas permanecen sin categorizar.
- Archivo: se puede personalizar o hacer automático. En este último caso, se encarga automáticamente de guardar las tareas pasadas.
- Carga de trabajo del operador: señala en rojo si una tarea asignada provoca un exceso de las horas de trabajo programadas.
- Revisión: cuenta con funcionalidades de revisión semanal en las que se analiza el cumplimiento de los objetivos.
Precios: licencia individual $20 por usuario/mes.
Ventajas: Herramienta con un fuerte enfoque en el bienestar personal y en una gestión equilibrada del tiempo de trabajo.
Contras: Sunsama es una buena herramienta para la productividad personal. Pero puede que no sea la mejor opción para proyectos de equipos más grandes y la colaboración con compañeros de trabajo.
La filosofía del trabajo Agile se refleja en esta aplicación tanto en términos de gráficos como de personalización de contenido.
8. ActiveCollab
Herramienta de gestión de proyectos con funcionalidad de seguimiento de tiempo que te permite monitorear y gestionar el tiempo de trabajo, por proyecto, por cliente, por alcance o por responsable asignado.
Mejores características
- Gestión de proyectos: te permite crear proyectos con datos como descripción, categoría y cliente. Los clientes pueden incluirse en los proyectos, pero puedes elegir ocultar ciertas actividades de su vista. No hay subfases de proyecto.
- Gestión de tareas: cada tarea tiene un responsable asignado y una fecha de entrega.
- Cronómetro: debe ser activado en los proyectos por el gestor de proyectos y, en ese momento, permite el monitoreo de los tiempos de trabajo.
- Hoja de horas: también es posible agregar las horas en la hoja de horas posteriormente, y mostrará cualquier caso de horas excesivas o insuficientes en diferentes colores.
- Gestión de recursos: es posible crear diferentes profesionales con costos por hora personalizados y cambiar el costo por hora según cada cliente.
- Informes: se pueden filtrar por período de tiempo o incluso por cliente o tipo. Muestran el progreso del trabajo realizado.
- Presupuesto: permite distinguir entre horas trabajadas y estimadas, también en porcentajes, y calcular el total facturable.
Precios: licencia pro desde $8 por usuario/mes.
Ventajas: buena exhaustividad de las herramientas disponibles, facilidad de aprendizaje.
Desventajas: informes e interfaces poco personalizables. Falta de un panel principal.
Un software adecuado para diferentes tipos de profesionales y empresas. Su falta de flexibilidad se compensa con la variedad de funcionalidades.
Observaciones finales
Así, hemos visto cuáles son las mejores herramientas para ayudar a los gerentes y trabajadores a llevar un registro del tiempo dedicado a diversas tareas, proyectos y otros entregables.
Una buena elección conducirá a decisiones empresariales más informadas y a un aumento general de la productividad y la rentabilidad.
Por lo tanto, lo ideal es encontrar una herramienta que satisfaga las necesidades individuales, tenga en cuenta las particularidades personales y, al mismo tiempo, integre esta actividad dentro de un marco más amplio, para que el seguimiento del tiempo no permanezca como un elemento aislado, separado del resto de los procesos empresariales.
Con Twproject, todos los recursos involucrados pueden seguir sus propios patrones y registrar el trabajo como consideren conveniente. El gerente de proyecto podrá analizar estos datos con facilidad más adelante, ya que estarán correctamente integrados en todos los aspectos de la gestión de proyectos.
Esperamos haberte convencido de que la gestión del tiempo no es una lucha contra el reloj. Por el contrario, significa emprender un viaje y aprender en el camino, adquiriendo la práctica que solo la experiencia adecuada puede brindarte.
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