Veamos qué es una hoja de ruta del proyecto antes de entrar en la explicación detallada.
Una hoja de ruta, también llamada hoja de ruta del proyecto, es una herramienta estratégica de planificación empresarial utilizada principalmente para describir la visión futura de un sistema, servicio o producto.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Esto mostrará qué cambios y desarrollos son necesarios para llegar allí y presentará los resultados que se espera entregar en un período de tiempo específico.
Una hoja de ruta del proyecto se utiliza a menudo en una organización que sigue la metodología Agile y ayudará a las partes interesadas a visualizar dónde y cuándo es probable que ocurran los cambios planificados.
¿Por qué es importante una hoja de ruta?
Si te preguntas por qué una hoja de ruta del proyecto es tan importante, intentaremos explicarlo con un ejemplo.
Imagina que estás trabajando en un rompecabezas: sabemos que, de alguna manera, todas las piezas forman parte de un todo, pero no estamos seguros de dónde concentrarnos inicialmente. Todas las piezas parecen aleatorias al principio y, por lo tanto, lenta pero seguramente, se está implementando una estrategia. Un plan de ataque para resolver el rompecabezas.
Algunos podrían comenzar colocando todas las piezas individuales del marco en su lugar, otros podrían comenzar desde el centro. A medida que colocas más y más piezas en su lugar, comienzas a ver la imagen completa.
Ahora, imaginemos trabajar en el rompecabezas con otras personas: ¿Cómo puedes estar seguro de que todos están alineados y trabajando hacia el mismo objetivo?
Esto es esencialmente por qué una hoja de ruta del proyecto es importante.
Desglosar el rompecabezas en áreas más pequeñas en las que concentrarse te permite facilitar y acelerar el proceso, creando una base sólida para realizar un seguimiento del progreso a medida que avanzas.
La hoja de ruta es esencialmente la estrategia de acción. Al establecer una estrategia, deberías poder alcanzar el resultado final más rápidamente que con acciones aleatorias o no planificadas.
¿Cómo crear una hoja de ruta del proyecto?
Planificar una hoja de ruta es un proceso continuo y debes tomarte el tiempo para definirla y actualizarla. La hoja de ruta evoluciona constantemente a medida que cambia la perspectiva de la visión futura del proyecto. Gracias a esta evolución, debemos minimizar aquellas situaciones de «porque no lo sabía» que pueden causar tanto daño al resultado final.
Hay una serie de pasos que puedes seguir para definir la hoja de ruta de un proyecto.
Identificar a las partes interesadas
Partiendo desde cero, identificar a los principales usuarios finales y a las partes interesadas es crucial. Al saber a quién contactar, es posible investigar qué es importante para la actividad del proyecto.
Establecer prioridades empresariales
Algunas prioridades serán tan importantes y críticas para la organización que sus plazos ya estarán establecidos. Para todo lo demás, es posible ser creativo.
Una idea es organizar una reunión con las partes interesadas y, en esta sesión, animar a las personas a ser abiertas y transparentes, manteniendo a todos enfocados en lo que es mejor para la organización en general y no en departamentos o equipos individuales.
El objetivo aquí es obtener una coordinación general sobre qué considerar como prioridad, basándose en un orden descendente. Al involucrar a las partes interesadas en la definición de la hoja de ruta del proyecto, es posible integrarlas activamente en la visión futura.
Ver la hoja de ruta del proyecto
Las hojas de ruta pueden representarse en diferentes dimensiones y formatos, abarcando los temas, prioridades y objetivos que se pretende alcanzar.
Como se mencionó anteriormente, estos planes están siempre sujetos a cambios, pero el propósito es hacerlos lo suficientemente simples como para ajustarlos y modificarlos con el tiempo.
Lo importante es siempre tener una buena visualización del conjunto; por lo tanto, la imaginación del gestor de proyectos también es importante. Por ejemplo, un procedimiento que podría ser útil para mostrar la hoja de ruta del proyecto es la posibilidad de agrupar los elementos relacionados con un tema en una columna y desplazar la escala de tiempo en la parte superior. Los resultados individuales, o mini-proyectos, se convertirán así en las celdas intermedias, y la visualización de las tareas «por hacer» será simple.
Si utilizas software como Twproject, es aún más fácil mostrar estas vistas gráficas. Un ejemplo de esto es la nueva vista Gantt en Twproject, que permite mostrar las listas de tareas pendientes junto con las diversas fases del proyecto. Esta funcionalidad es muy útil durante las reuniones del proyecto, para delinear aún mejor la hoja de ruta y compartirla con todo el equipo.
Comunicación
Después de elaborar una hoja de ruta del proyecto y compartirla, puedes analizarla con las partes interesadas principales para obtener la aprobación final.
Además, puedes realizar más cambios basados en las sugerencias recibidas. Asimismo, asegurar que todos se hayan adherido al proceso y a la visión significará que el gestor de proyectos y el equipo puedan concentrar y enfocar sus esfuerzos únicamente en la entrega.
Renovar la hoja de ruta regularmente o, en cualquier caso, comparar la planificación del proyecto con el progreso del mismo de forma regular sigue siendo una operación necesaria.
Hoja de ruta del proyecto: Conclusiones
Para concluir, aquí tienes un proceso esquemático que puede utilizarse para trazar una hoja de ruta de proyecto eficiente:
- Establece la línea de tiempo
a. ¿Hasta dónde quieres llegar con la hoja de ruta (1 mes, 6 meses, 1 año, etc.)?
b. Asegúrate de que sea un período de tiempo significativo, es decir, no te proyectes demasiado lejos en el futuro. - Establece flujos de trabajo
a. ¿Dónde están las áreas de enfoque: en los recursos o en el presupuesto? Saber esto ayuda a comunicar a las partes interesadas dónde se concentra la actividad. - Procesa actividades de alto nivel dentro de cada flujo de trabajo
a. Mantén un bajo nivel de detalle. Por ejemplo: si toda la secuencia temporal dura 12 meses, no incluyas actividades que duren menos de 1 mes
b. Mantén una imagen realista, esto significa: no sobrecargues ningún flujo de trabajo. - Si hay áreas de alto riesgo, añade etiquetas, como:
a. Problemas de recursos/restricciones/riesgos
b. Problemas financieros/restricciones/riesgos - Introduce milestone clave
a. En una línea de tiempo en la parte superior de la hoja de ruta, añade indicadores para fechas importantes
b. Mantén estas fechas realistas
c. Deja cierto margen de contingencia
d. Si una fecha o milestone es indicativa, es necesario señalarlo - Destaca claramente el estado del documento
a. Si es «borrador», debe estar claramente etiquetado en la parte superior del documento
b. Asigna un número de versión
Esto, por supuesto, es solo uno de los posibles ejemplos para desarrollar una hoja de ruta del proyecto.
El proceso puede variar dependiendo del tamaño de la organización, de las prioridades e incluso según las responsabilidades dentro de la empresa.
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