Determinación de las restricciones del proyecto

Las restricciones del proyecto son elementos que limitan el proyecto y afectan la forma en que el gerente de proyecto y su equipo lo gestionan.

Lamentablemente, estas restricciones son una parte inevitable de cualquier proyecto y, una vez identificadas y clasificadas, es imposible ignorarlas.

Si un gerente de proyecto decide hacerse cargo del proyecto y continuarlo sin prestar la atención adecuada a las restricciones que este impone, podría tener repercusiones muy negativas.

No solo puedes quedarte estancado debido a la falta de una planificación adecuada, sino que incluso podrías verte obligado a detener el proyecto por completo.

A continuación, te explicamos cómo determinar las posibles restricciones de un proyecto.

La triple restricción del proyecto

Si eres Gerente de Proyecto, definitivamente ya has tenido que desenredar esta triple restricción y emplear todas tus habilidades para mantener el equilibrio.

Como sabes, la triple restricción está compuesta por 3 elementos esenciales:

• El costo
• El tiempo
• El alcance

Es precisamente la combinación entre estos elementos y su equilibrio lo que impactará en el éxito del proyecto, con particular referencia a su utilidad y calidad.

Examinemos estas tres restricciones, que generan tanta preocupación durante la ejecución de un proyecto.

La triple restricción del proyecto: Costo

El presupuesto disponible para un proyecto determinado determinará el uso y la adquisición de los recursos necesarios.

Los recursos humanos, las materias primas, el equipo, la información y la infraestructura se consideran recursos.

Por lo tanto, el presupuesto disponible permite identificar cuáles de estos son alcanzables y en qué cantidad.

La triple restricción del proyecto: Tiempo

El tiempo es una de las restricciones más comunes de cualquier proyecto.

Cuando es necesario alcanzar un cierto milestone para una fecha determinada, es necesario programar el trabajo para cumplir con este plazo.

Ya hemos discutido cómo gestionar mejor los plazos de un proyecto.

La triple restricción del proyecto: Alcance

Aquí nos referimos al objetivo final del proyecto, es decir, cuál es el resultado esperado.

Por ejemplo:

• El nuevo producto no debe costar más de 100 €.
• El nuevo software debe contener ciertas características.
• El nuevo libro no debe tener menos de 200 páginas.

Definir claramente el propósito o alcance del proyecto permite planificar el trabajo en consecuencia.

Otras restricciones importantes

Además de la conocida triple restricción, un gerente de proyecto no debe pasar por alto las siguientes posibles restricciones que pueden causar retrasos y problemas al proyecto:

Falta de compromiso por parte del equipo directivo o del patrocinador del proyecto

Uno de los factores clave para completar con éxito un proyecto es el compromiso del equipo de gestión del proyecto y/o del patrocinador.

Es difícil ejecutar un proyecto con esta restricción, porque significaría luchar constantemente por obtener apoyo o resolver problemas, aspectos cruciales para la culminación exitosa de un proyecto.

Incluso durante el ciclo de vida del proyecto, el gerente de proyecto debe ser consciente de esta restricción, ya que podría surgir más adelante.

El patrocinador puede perder el interés porque han ocurrido otros eventos que opacan la prioridad del proyecto.

Interrupciones o reorganizaciones empresariales que ocurren a mitad del proyecto

Una reorganización corporativa no planificada u otros tipos de paradas comerciales a mitad del ciclo de vida de un proyecto pueden impactar negativamente en el trabajo.

Durante dichas operaciones, pueden surgir grandes desafíos que pongan en riesgo la supervivencia del proyecto.

Por ejemplo: el presupuesto podría reducirse, algunos recursos humanos podrían asignarse a otros proyectos, etc.

Partes interesadas con expectativas poco realistas sobre los resultados del proyecto

Puede haber momentos en que las partes interesadas tengan expectativas poco realistas respecto al resultado del proyecto.

Los gerentes de proyecto podrían superar fácilmente esta restricción mediante una comunicación exitosa con las partes interesadas y solicitando la aprobación de los documentos de charter del proyecto y declaración del alcance.

Cuanto antes establezca el gerente de proyecto una comunicación efectiva con las partes interesadas del proyecto y defina el cronograma y los plazos, mayor será la posibilidad de entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, satisfaciendo a todas las partes interesadas.

Falta de recursos capacitados

La falta de recursos calificados para un proyecto determinado puede ser un problema importante.

Esta restricción puede tener un impacto negativo en las fechas de inicio y finalización del proyecto.

Además, una salida de baja calidad puede resultar en la insatisfacción del cliente final.

Mala comunicación con el equipo del proyecto

Una mala comunicación incluso puede llevar al fracaso de un proyecto, mientras que una comunicación fuerte y efectiva conduce a superar los principales obstáculos y desafíos, aumentando las posibilidades de cerrar el proyecto con éxito.

La mala comunicación es un potencial asesino de un proyecto, porque puede llevar a malentendidos sobre el alcance, las asignaciones de actividades, los programas del proyecto, etc.

Plazos o condiciones comerciales inestables

A veces, la inestabilidad de la situación económica o comercial puede crear diferentes tipos de obstáculos para la ejecución de un proyecto.

Se sabe que los problemas económicos generales afectan la fecha de entrega del proyecto y la calidad del trabajo del equipo del proyecto.

Avances tecnológicos

Los avances tecnológicos pueden causar retrasos en los proyectos debido a la falta de conocimiento, necesidades de capacitación o disponibilidad de recursos con experiencia en la nueva tecnología.

Sin embargo, estas dificultades pueden superarse y, considerando los beneficios a largo plazo, la adopción de nueva tecnología puede permitir mejoras en varias áreas del proyecto.

 

Seguramente ningún proyecto puede planificarse o gestionarse en cada aspecto y situación, pero es posible, dentro de límites razonables, trabajar y planificar para lograr la mayor predictabilidad posible.

La clave es recordar cuáles son las restricciones de un proyecto, cómo se afectan entre sí y cuándo sugieren que un cambio de dirección es imperativo.

Los proyectos cambian y evolucionan constantemente, requiriendo así un equilibrio entre la preparación y la capacidad de respuesta.

Un truco también es cambiar la visión clásica de las restricciones como limitaciones o restricciones al trabajo de un gerente de proyecto.

Aunque estas ciertamente representan un riesgo para un proyecto, las restricciones no tienen que ser negativas.

En lugar de pensar en las restricciones del proyecto como limitaciones o algo contra lo que luchar, es útil para un gerente de proyecto adaptar positivamente su pensamiento, considerando las restricciones como guías que pueden ayudar a organizar el trabajo y así lograr el éxito a largo plazo.