Determina y gestiona las criticidades y los riesgos del proyecto (segunda parte)

Volvamos a nuestra discusión sobre la detección y gestión de las criticidades del proyecto, que ya comenzamos en el artículo anterior.

Gestión eficaz de las criticidades

Independientemente de lo bien y exhaustivamente que planifiques, hay innumerables variables desconocidas en cualquier proyecto.

Sería un error pensar que unas pocas conversaciones sobre los riesgos potenciales al comienzo del proyecto son suficientes para asegurar que no te encontrarás con obstáculos y problemas críticos durante el camino.

Por lo tanto, los gerentes de proyecto deben asumir que surgirán problemas y deberían desarrollar habilidades de gestión de criticidades que les ayuden a abordar estos problemas de manera oportuna y efectiva para que el proyecto pueda continuar.

Los problemas críticos que surgen durante un proyecto pueden ser imprevistos, pero también pueden provenir de riesgos descubiertos durante la fase de planificación del proyecto.

Para minimizar el impacto que los problemas críticos tienen en el proyecto, es necesario establecer rápidamente un plan de acción y resolver el problema antes de que se vuelva grave.

Cuando ocurre una criticidad, el primer paso es comprender y entender completamente el problema: es necesario entender qué sucedió y qué o quién fue «afectado» y en qué grado.

Una criticidad no puede abordarse eficazmente si no se comprenden de antemano las posibles repercusiones.

También es necesario verificar si esta criticidad ha sido reportada como un riesgo potencial en la fase de planificación. Si es así, ya debería haberse elaborado un plan de respuesta para mitigar el impacto del problema.

Solo una vez que todos los aspectos del problema hayan sido completamente entendidos, podemos comenzar a abordarlo de la manera más efectiva.

Formas de abordar las criticidades

Una de las formas más eficientes de abordar la criticidad encontrada es reunir al equipo del proyecto, presentar el problema y asegurarte de que todos estén en la misma página y no haya malentendidos que solo puedan empeorar la situación.

El gerente de proyecto puede entonces trabajar junto con su equipo para encontrar una solución a la criticidad que funcione para todos.

Trabajar en los problemas como grupo permite escuchar opiniones e ideas que el individuo podría no haber considerado, lo que significa que los problemas críticos pueden resolverse más rápidamente o de una manera que resulte en beneficios inesperados.

Vale la pena recordar que tanto los riesgos como los problemas críticos no siempre son negativos, sino que también pueden representar oportunidades.

Una vez que se encuentra una solución exitosa, el siguiente paso importante es asegurarse de que esta solución se comparta con todo el equipo, las partes interesadas y los clientes, si es necesario.

Informar a todos los involucrados que se ha encontrado una criticidad, pero para la cual tienes una solución, significa no tener que trabajar contra expectativas poco realistas.

De esta manera, si hay retrasos en el proyecto, las partes interesadas sabrán exactamente qué sucedió y habrá menos espacio para la insatisfacción o comentarios negativos.

Luego, se implementará el plan de respuesta, probablemente delegándolo a una persona que pueda garantizar que se ejecutará de la manera acordada por todos.

Después de haber abordado la criticidad…

Una vez que se ha abordado la criticidad y se ha implementado la estrategia de respuesta, es aconsejable no continuar como si nada hubiera sucedido y no olvidar lo que ocurrió.

En cambio, es importante comunicarse con la persona, el equipo o el proceso que ha sido impactado para ver si el plan de acción realmente resolvió el problema.

Al revisar la criticidad y cómo se resolvió, puedes obtener información relevante para estrategias futuras de gestión de riesgos para evitar eventos similares en proyectos futuros.

En este sentido, podría valer la pena que leas este artículo sobre lecciones aprendidas.

Una última observación que queremos subrayar: el gerente de proyecto debe asegurarse de dirigir los problemas al equipo y a las partes interesadas solo después de que los problemas críticos hayan ido más allá de su control y poderes de decisión.

Si el gerente de proyecto plantea problemas que el comité de dirección y las partes interesadas creen que él mismo podría resolver, su confianza como gerente de proyecto está en riesgo.

Señales de advertencia que indican que te estás encaminando hacia el fracaso

1. No existe riesgo en el proyecto

Si no puedes identificar ni un solo riesgo en el proyecto, es probable que encuentres sorpresas desagradables durante el ciclo de vida del proyecto.

2. Algunos riesgos permanecen sin identificar

Para abordar eficazmente los riesgos durante la implementación, es importante que la identificación de riesgos también se base en el riesgo residual y no solo en el riesgo inicial. Esto permite al gerente de proyecto comprender la exposición del proyecto al riesgo a medida que avanza el programa y monitorear los desarrollos en los elementos de riesgo. Centrarse solo en los riesgos iniciales no proporciona una visión precisa de los riesgos restantes a medida que el proyecto avanza a través de su ciclo.

3. La identificación de riesgos es incompleta

El gerente de proyecto y el equipo del proyecto a menudo pasan por alto algunos elementos de riesgo importantes. La aplicación del análisis de riesgos a cada proyecto que se implementa en una organización puede llevar a una mejora en el proceso de identificación de riesgos. Sin embargo, como en todas las cosas, la práctica mejora el proceso.

4. No tienes un plan de mitigación de riesgos

Si simplemente enumeras los riesgos sin preparar un plan de mitigación de riesgos específico para cada uno de ellos, el futuro del proyecto es incierto. Cada riesgo material, probable y extraordinario necesita una estrategia de respuesta clara para asegurar que el riesgo no se convierta en realidad o que su impacto afecte totalmente al proyecto.

5. No hay un responsable claro para la estrategia de mitigación de riesgos

Un riesgo se convierte en realidad y comienza a tener cierto peso en el proyecto, pero debido a que no hay un responsable encargado de implementar la estrategia de mitigación, se pierde tiempo valioso y los impactos del riesgo se vuelven cada vez mayores. Cada plan de acción necesita un responsable capaz de implementarlo en el momento adecuado y siguiendo la estrategia elegida.

6. El patrocinador del proyecto o el comité de dirección no se utilizan eficazmente para resolver los riesgos

El gerente de proyecto debe tener cuidado de no exacerbar los problemas cuando no deberían serlo o de no reportarlos cuando deberían. El tiempo es limitado cuando se trata de patrocinadores de proyectos y comités de dirección, y el gerente de proyecto debe asegurarse de que este tiempo se dedique a problemas serios que requieren análisis y aprobación que él o ella, como individuo, no puede proporcionar.

7. El equipo del proyecto no tiene una visión clara de los riesgos que enfrenta el proyecto

Si los miembros del equipo del proyecto están sorprendidos o confundidos por el impacto de los riesgos, significa que no se está llevando a cabo una comunicación oportuna y clara o que no se han acordado señales de advertencia para la identificación temprana de riesgos.

8. Nadie sabe cuándo un factor se convertirá en un riesgo

Si a menudo te ves atrapado por problemas que afectan al proyecto sin ninguna advertencia, probablemente no tengas el sistema de alarma adecuado para detectar riesgos potenciales para que puedas actuar con prontitud. Las sorpresas son ciertamente divertidas en otras ocasiones, pero no en el caso de los proyectos.

Consejos para manejar correctamente los riesgos y las criticidades del proyecto

1. Define los riesgos y encuentra estrategias claras de mitigación para cada riesgo

Este paso debe tomarse antes de comenzar el proyecto. El gerente de proyecto y su equipo deberían tomar algún tiempo para considerar los riesgos potenciales que, como se mencionó anteriormente, son materiales, previsibles y extraordinarios. Una vez que se desarrolla la lista, se utiliza como punto de partida para comenzar a pensar en estrategias de respuesta para cada riesgo.

2. Da la escala adecuada a cada riesgo individual

El gerente de proyecto necesita aclarar qué riesgos pueden ser resueltos por él o ella individualmente, cuáles por el equipo del proyecto y cuáles necesitan la ayuda y el apoyo del patrocinador del proyecto, la dirección u otras partes interesadas.

3. Conoce quién es el responsable y propietario del riesgo

El gerente de proyecto deberá nombrar, para cada riesgo, un responsable encargado de gestionar la estrategia de mitigación. Si el riesgo está a punto de convertirse en realidad o ya lo es, esta persona estará en primera línea para implementar el plan de respuesta según lo planeado. De esta manera, no habrá pérdida de tiempo y la respuesta será inmediata.

 

Ciertamente, los consejos y estrategias explicados en este artículo son buenas reglas a seguir para la gestión general de riesgos y criticidades del proyecto.

Sin embargo, a veces las circunstancias requieren decisiones mucho más rápidas y simplemente no tienes tiempo para reunir a todo el equipo para examinar los detalles.

Puede suceder que el gerente de proyecto se vea obligado a tomar una decisión rápida por teléfono o que el problema simplemente no sea lo suficientemente grande como para justificar incorporar a más personas.

Independientemente de si el gerente de proyecto toma la decisión solo o trabaja en colaboración con el equipo, es vital registrar todo.

Por lo tanto, es una buena idea crear un documento que informe y describa todos los riesgos identificados, los planes de mitigación preparados y aquellos realmente emprendidos, junto con todos los problemas críticos que el proyecto ha encontrado, junto con los pasos que el gerente de proyecto y el equipo han tomado para resolverlos.

Estos registros de riesgos y criticidades deben rastrearse y actualizarse durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Al final del proyecto, el gerente de proyecto debería poder proporcionar a los clientes, partes interesadas y gerentes una explicación de por qué el proyecto se ha estancado, retrasado o excedido el presupuesto.

Por lo tanto, la gestión eficaz de riesgos y criticidades es crucial para el desarrollo profesional de un gerente de proyecto.

Mostrar que el gerente de proyecto tiene la actitud correcta para trabajar de manera eficiente y efectiva para detectar y mitigar el impacto de los riesgos y problemas críticos demostrará su experiencia incluso si el proyecto individual fracasa.