Estrategias de mitigación de riesgos en la gestión de proyectos

La capacidad de mitigar riesgos significa que pueden reconocerse de forma proactiva y abordarse mediante la implementación de estrategias específicas de mitigación.

La identificación de riesgos es sin duda un paso importante y crucial en la gestión de proyectos, pero por sí sola no es suficiente.

Conocer y pensar en el riesgo no es lo mismo que hacer algo al respecto.

Los riesgos ocurrirán; algunos incluso traerán resultados positivos, otros no; algunos serán menores, otros catastróficos.

Así que aquí tienes algunas de las formas más comunes de mitigar los riesgos que pueden presentarse al desarrollar un proyecto.

Estrategias de mitigación de riesgos: Ampliar los requisitos

En primer lugar, debes saber qué es qué… Exactamente, ¿qué quieres lograr con el proyecto?

Esta es una pregunta clave que debes formular y comprender claramente; es en sí misma un factor de mitigación de riesgos porque elimina automáticamente todos los errores relacionados con «no sabíamos lo que estábamos haciendo«.

Aprovechar al máximo los estudios de viabilidad, las reuniones de inicio con las partes interesadas y los grupos de usuarios para probar ideas antes de hacer un compromiso total, asegura que lo que se entregue sea realmente lo deseado.

Estrategias de mitigación de riesgos: Contar con el equipo de proyecto adecuado

Las personas que trabajan en un proyecto pueden ser parte de algunos riesgos ellas mismas, especialmente en el caso de habilidades inadecuadas o perspectivas que no se ajustan al entorno de la empresa.

Las personas que no están disponibles cuando se necesitan también afectan los plazos del proyecto.

Por esta razón, los miembros del equipo deben ser elegidos de manera reflexiva, mitigando así los riesgos asociados con las personas.

Estrategias de mitigación de riesgos: Distribución y/o transferencia de riesgos

Un gran error es colocar toda la responsabilidad de un riesgo en una sola persona o en un grupo.

Sin duda, la transferencia de riesgos es una estrategia de gestión de riesgos probada y útil, pero debe usarse con cuidado.

Mitigar tu propio riesgo transfiriéndolo a otra persona no siempre es el mejor enfoque.

Por ejemplo, es posible transferir el riesgo a otro actor, pero esto podría llevar a un aumento de los costos, a través del incremento de precios de proveedores o seguros, lo que en muchos casos no es el uso más apropiado de los fondos de la organización.

La solución aquí es buscar soluciones para gestionar el riesgo conjuntamente con otras partes interesadas, considerando los impactos de esta estrategia de 360 grados.

Estrategias de mitigación de riesgos: Comunicar y escuchar

Hay otra forma en la que pueden agregarse riesgos a un proyecto: la falta de comunicación.

Comunicar eficientemente, consultar ampliamente y, sobre todo, escuchar las respuestas que recibes, debe ser una actividad central en cualquier proyecto.

Esta estrategia puede ayudar al gerente de proyecto a identificar riesgos e interactuar de manera más efectiva con las partes interesadas.

Estrategias de mitigación de riesgos: Evaluar la viabilidad del proyecto

Hacer uso de estudios de viabilidad y prototipos para probar ideas y soluciones antes de pasar al desarrollo real puede ser una manera fácil de mitigar el riesgo de un proyecto.

De esta manera, es posible utilizar esta etapa temprana como banco de pruebas para verificar conceptos, metodología y soluciones.

¿Cómo? Divide el proyecto en fases e incluye tiempo, al comienzo de cada fase, para un estudio o encuesta de viabilidad.

Este aprendizaje puede ser increíblemente útil para dar forma al resto del proyecto y puede probar, o refutar, el caso de negocio sin tener que comprometer toda la inversión.

Estrategias de mitigación de riesgos: Realizar pruebas

Probablemente muchas personas saben que cuando el tiempo del proyecto se acerca a su fin, las pruebas suelen ser la tarea que se elimina en primer lugar.

Debes intentar evitar esta situación; las pruebas son una parte importante para asegurarte de que el riesgo del proyecto se reduzca y sea manejable.

Las pruebas ayudan a eliminar problemas mucho más importantes que podrían afectar al proyecto más adelante.

Una forma de asegurarte de que siempre tengas suficiente tiempo para realizar pruebas es estimar el tiempo «tradicional» necesario para hacerlas y luego duplicarlo.

De esta manera, incluso si el proyecto encuentra problemas que lo ralentizan, siempre habrá espacio para las pruebas.

Las pruebas a menudo se subestiman ampliamente, pero son una gran herramienta para detectar defectos o errores que pueden corregirse rápidamente, sin causar problemas mucho más graves más adelante.

Por eso, estimar cuidadosamente y tener una contingencia de planificación dedicada a las pruebas es fundamental en la gestión de proyectos y puede considerarse una estrategia real de mitigación de riesgos.

Estrategias de mitigación de riesgos: Tener un plan B

A pesar de haber planeado todo, incluidas las estrategias de mitigación de riesgos, ocurre un problema imprevisto.

No tienes que preocuparte… sucede.

Así que la mejor manera de lidiar con estas situaciones impredecibles es tener alternativas a mano, que puedes incluir:

• Fondos de emergencia
• Recursos adicionales en espera
• Opciones para dividir el proyecto en segmentos y/o reducir el alcance

Un plan B no es exactamente algo que el gerente de proyecto planea usar. Sin embargo, tener uno preparado como respaldo en caso de que un riesgo se materialice inesperadamente puede ser extremadamente valioso.

Para preparar esta estrategia, es necesario discutir las tolerancias y las contingencias con el patrocinador y las partes interesadas antes de que comience el proyecto.

Determina qué financiamiento adicional puede proporcionarse para abordar problemas imprevistos y cómo acceder a él si y cuando llegue el momento.

 

La clave para lidiar con lo desconocido es tener un plan de acción, mantener la flexibilidad y asegurarte siempre de aprender la realidad de la situación para que puedas adaptar tus acciones en consecuencia.

Esta es, por lo tanto, la solución para gestionar el riesgo con éxito en cualquier iniciativa o en cualquier etapa de un proyecto.

No puedes evitar los riesgos, sin embargo, puedes prepararte mediante estrategias de mitigación adecuadas.