Contar con procesos de gestión de proyectos replicables y sostenibles es la base de cualquier organización o equipo de proyecto respetable.
Imagina si un gerente de proyecto y un equipo de proyecto no tuvieran pautas establecidas para la gestión de proyectos, ¿qué pasaría?
Básicamente, sería como tomar a un grupo aleatorio de personas de la calle, hacerlas sentarse juntas en una oficina y esperar que el trabajo se haga bien
CONTENIDO
- ¿Qué es la replicabilidad de procesos?
- Beneficios de la repetibilidad y sostenibilidad de los procesos
- La repetibilidad y sostenibilidad de los procesos reduce la ambigüedad y las suposiciones
- La repetibilidad y sostenibilidad de los procesos garantiza la calidad
- La repetibilidad y sostenibilidad impulsa la productividad
- La repetibilidad y sostenibilidad beneficia la moral de los empleados
- La repetibilidad y sostenibilidad significa un mejor servicio al cliente
Esto es básicamente lo que sucede cuando no tienes procesos de gestión de proyectos replicables y sostenibles.
Las operaciones de una organización incluyen actividades que deben completarse a diario, semanalmente, mensualmente o anualmente para garantizar que los procesos funcionen sin problemas.
Pero si estos procesos no son estandarizados, replicables y sostenibles, inevitablemente conducirán al caos.
Los procesos a los que nos referimos pueden ser muy diversos: desde la gestión de una solicitud de servicio al cliente hasta actividades que se repiten con menos frecuencia. Sin embargo, lo importante es que cada proceso, sin importar su frecuencia, debe tener reglas para gestionar el alcance, la calidad y los métodos.
Si estas reglas no están estandarizadas y no son sostenibles, no puedes esforzarte por garantizar la máxima calidad limitando el error humano.
En pocas palabras, la gestión de actividades se convertirá en una pesadilla operativa.
Para evitar esta situación, entonces, necesitas asegurarte de que tengas procesos de gestión de proyectos replicables y sostenibles.
¿Qué es la replicabilidad de procesos?
Esencialmente, la replicabilidad y sostenibilidad de los procesos significa un conjunto de reglas que regulan cómo las personas en una organización deben completar una actividad dada o una secuencia de actividades.
Los procesos de gestión de proyectos sólidos, replicables y sostenibles proporcionan un marco para nuevos proyectos basándose en lo que ha sido exitoso en el pasado y en las lecciones aprendidas de lo que no ha sido tan exitoso.
La estandarización puede aplicarse a cualquier proceso, actividad o procedimiento relevante para la organización. Atender el teléfono, pagar y archivar facturas, gestionar información de clientes, llevar un registro de actividades, etc., son todas tareas que pueden estandarizarse.
Al mismo tiempo, los procesos deben ser lo suficientemente flexibles para permitir los cambios necesarios para abordar la singularidad de cada proyecto/actividad sin tener que recurrir a un proceso completamente nuevo cada vez.
Beneficios de la repetibilidad y sostenibilidad de los procesos
Básicamente, la repetibilidad y sostenibilidad de los procesos significa que el gerente de proyecto, así como los miembros del equipo, tienen un proceso probado y bien establecido para usar.
Si se hace correctamente, la estandarización puede reducir la ambigüedad y las suposiciones, garantizar la calidad, aumentar la productividad y mejorar la moral de los empleados.
Entonces, repasemos las ventajas de la estandarización de la siguiente manera:
- Mayor claridad, porque un proceso estándar eliminará la necesidad de suposiciones, investigaciones adicionales o «trabajo duplicado».
- Garantía de calidad, porque el trabajo se realiza de forma predeterminada y optimizada.
- Aumento de la productividad, porque los miembros del equipo de proyecto no necesitarán buscar información ni revisar documentos para encontrar respuestas.
- Mejora de la moral de los empleados, porque los miembros del equipo pueden sentirse orgullosos de haber aprendido el proceso y refinado sus habilidades.
- Perfección en el servicio al cliente, porque cada solicitud se aborda de la mejor manera posible.
Ahora intentaremos analizar todas estas ventajas en más detalle:
La repetibilidad y sostenibilidad de los procesos reduce la ambigüedad y las suposiciones
La primera y más obvia ventaja de la repetibilidad de los procesos es la reducción del potencial de ambigüedad y suposiciones.
Es probable que cualquier actividad compleja tenga algunas áreas grises o casos límite, y el problema es que el tiempo dedicado a especular se desperdicia.
Con un conjunto claro de instrucciones para trabajar y completar una tarea, los miembros del equipo dedicarán menos tiempo a intentar entenderla y más tiempo a ejecutarla realmente.
La repetibilidad efectiva de los procedimientos significa que hay una forma correcta de completar una tarea particular, definida en términos de un resultado final claro y medible.
La repetibilidad y sostenibilidad de los procesos garantiza la calidad
Si la falta de estandarización se traduce en más ambigüedad, una consecuencia inevitable de esto será una fiabilidad menor y una calidad menos consistente.
Esto se debe a que no todos los enfoques para una cierta tarea o procedimiento son iguales; hay mejores y peores formas de atender el teléfono, gestionar información importante de clientes y enviar actualizaciones de estado al gerente de proyecto.
Una de las formas más importantes en que la estandarización puede ayudar a garantizar la calidad es minimizar la posibilidad de que se pasen por alto detalles clave.
La repetibilidad y sostenibilidad impulsa la productividad
Generalmente, la estandarización va acompañada de un rendimiento más fluido y funcional, lo que significa que una organización puede reducir el desperdicio y hacer más con los recursos disponibles.
La repetibilidad y sostenibilidad promueven la productividad eliminando la ineficiencia.
Este es el resultado de eliminar la ambigüedad y el control de calidad: las tareas se completan de manera más eficiente y hay menos problemas de control de calidad por tareas que no se completaron correctamente la primera vez.
Otra ventaja de eliminar los procedimientos alternativos es la reducción de la competencia malsana y los conflictos.
Por ejemplo, puede ocurrir que una organización tenga tres sistemas «semi-formales» diferentes para llevar un registro de flujos de trabajo, cada uno de los cuales tiene su propio grupo de seguidores dentro de la organización.
Tres grupos diferentes de personas, tres sistemas diferentes: por lo tanto, los conflictos son inevitables.
Aunque los tres sistemas son más o menos los mismos en términos de productividad, intentar coordinarlos dentro de la organización probablemente conduzca a la competencia y al conflicto entre las tres facciones diferentes.
Si, por otro lado, todos aprenden la misma forma de hacer negocios y gestionar procesos y se adhieren a ella, será más fácil para los equipos trabajar juntos.
Esto significa mayor productividad a través de la sinergia resultante y menos tiempo perdido intentando comunicarse a través de brechas de comprensión y comunicación.
La repetibilidad y sostenibilidad beneficia la moral de los empleados
El factor clave a tener en cuenta respecto a la repetibilidad y la moral de los miembros del equipo es que la estandarización ayudará a los empleados a sentir un sentido de logro y orgullo.
La repetibilidad no debería significar monotonía y falta de creatividad; en cambio, puede – y debe – significar estándares que cualquiera pueda dominar y estar orgulloso de refinar.
Si se maneja correctamente, los procesos estandarizados y repetibles establecen una relación entre las personas y sus procesos de trabajo.
Esta relación puede aumentar el orgullo por la calidad del desempeño laboral y el resultado es una alta moral y productividad.
No es de extrañar que todos quieran saber si están haciendo un buen trabajo o no, y no saber si están haciendo su trabajo adecuadamente puede ser muy estresante.
Tener que disculparse por un trabajo inadecuado o incorrecto también puede ser humillante y estresante.
Por lo tanto, si los procesos están regidos por estándares que enseñan a los miembros del equipo a realizar un trabajo eficiente y de alta calidad, los empleados son más propensos a sentir un sentido de pertenencia y orgullo por el trabajo que realizan.
En lugar de incertidumbre e ineficiencia, los miembros del equipo tendrán así una forma definida de realizar sus tareas asignadas que realmente funciona.
Y el resultado es una mayor moral de los empleados.
Esto significa que el vínculo entre los estándares y la moral de los miembros del equipo se trata fundamentalmente de la capacidad de los empleados para estar orgullosos de sus logros.
Si el proceso estandarizado es eficiente, evita la frustración innecesaria y guía a quienes trabajan para lograr algo significativo y útil.
La repetibilidad y sostenibilidad significa un mejor servicio al cliente
Un gran servicio al cliente es la consecuencia natural de que el trabajo en equipo tenga menos ambigüedad, mayor calidad de salida, mejor productividad y mayor moral.
La repetibilidad y sostenibilidad pueden impulsar el departamento de servicio al cliente mediante procesos estandarizados para hablar con los clientes y métodos para centralizar la información.
La estandarización también puede mejorar indirectamente el servicio al cliente, porque si una organización es más productiva y eficiente, el resultado serán mejores resultados para los clientes.
Cuanto más puedas producir con los recursos disponibles, más corto será el tiempo de entrega y más felices estarán los clientes.
Encontrarás más aspectos de los proyectos de gestión de procesos en la segunda parte de este artículo.
