Un software de gestión de proyectos como Twproject, para ser realmente efectivo, debe ser utilizado por todo el equipo. Entonces, ¿cómo podemos evaluar si y en qué medida se utiliza realmente el software?
La pregunta es aparentemente simple, pero oculta algunas trampas.
Twproject es un software de gestión de proyectos (PM) utilizado por diferentes perfiles de usuarios: gerentes de proyecto, trabajadores, supervisores, solo por nombrar los más conocidos.
Cada uno de estos perfiles utiliza diferentes herramientas, tiene diferentes enfoques y necesidades específicas.
Por ejemplo, cuando un «trabajador» accede a Twproject, quiere saber en qué trabajar.
Un gerente de proyecto querría saber cómo van sus proyectos.
Él/Ella quiere saber si el equipo está trabajando con una carga sostenible o si está en problemas.
Así, el CEO (supervisor) quiere una visión general de los proyectos abiertos / cerrados, sus valores económicos y el monitoreo de una cartera de proyectos clave.
Medir el «uso» con un simple número de inicios de sesión o un contador de tiempo de conexión sería simplista e ineficaz.
Twproject 7 mide el uso de la herramienta así como el cumplimiento de algunas buenas prácticas de gestión de proyectos.
El procesamiento de estos datos complejos se resume luego en dos widgets «motivacionales» simples que muestran las puntuaciones de los usuarios.
Una sana «competencia» entre los usuarios ayudará a utilizar mejor Twproject y a gestionar mejor sus proyectos. Es un aspecto no despreciable.
En esta publicación examinaremos en detalle cómo funciona esta nueva herramienta.
Recopilación de datos
Para poder hacer estadísticas, necesitas buenos datos.
Aclaro de inmediato que la recopilación de esta información tiene lugar dentro de la base de datos de tu Twproject.
Los datos son tuyos y NO salen de tu servidor. Esta información te sirve a ti, nuestros clientes, para saber cómo tus usuarios utilizan Twproject y gestionan sus proyectos, respetando totalmente la privacidad.
Si esta función no te interesa, simplemente puedes desactivarla.
Diariamente, Twproject recopila, para cada usuario, una serie de indicadores.
El tiempo real de uso de la herramienta, las horas planificadas, las horas registradas y las horas laborables son indicadores básicos, no vinculados a un concepto de «calidad».
También hay indicadores más relacionados con operaciones, como el número de tareas pendientes cerradas, tareas creadas, chat usado, etc.
La correspondencia entre lo planificado y lo realizado está más orientada a la calidad. Estos indicadores son válidos para todos los perfiles, pero son más significativos para los perfiles operativos. Los perfiles de gestión encontrarán útiles los proyectos / fases vencidos, las tareas pendientes vencidas y los presupuestos excedidos.
La tarea UsageHistoryBuilder realiza esta actividad.
Cálculo de puntuaciones
Los datos recopilados se procesan diariamente y la puntuación del usuario se calcula utilizando un promedio móvil sobre n días (con n configurable).
Por supuesto, la importancia que se le da a cada uno de los parámetros descritos anteriormente depende de cómo funciona tu empresa.
Si es más «ágil», es decir, orientada a tareas pendientes (ToDo), esos parámetros deberían tener más «peso» que otros.
Por lo tanto, hemos puesto a disposición una herramienta para configurar estos «pesos»; aquí tienes algunos de ellos:
La puntuación se calcula de la siguiente manera:
quien haya obtenido el mayor valor para un indicador determinado obtiene el «peso», mientras que quien haya obtenido el menor valor aún obtiene algunos puntos. Ejemplo: el operador «a» ha cerrado 100 ToDo, «b» ha cerrado 30. Dado que el «peso» para ToDo cerrados es 100, «a» obtendrá 100 y «b» 30.
Ten en cuenta que algunos pesos son negativos, es decir, son «penalizaciones». Si he dejado que los ToDo «vencieran», o mejor dicho, si soy el operador que ha dejado vencer la mayor cantidad, tendré una penalización de 100 puntos.
Las penalizaciones fomentan el cumplimiento de los indicadores de calidad del proyecto, fechas, milestones, presupuestos, estimaciones y planificación.
Ajustando los pesos con el tiempo, puedes incentivar el uso y las buenas prácticas dependiendo de cuáles cambies.
Los widgets vistos anteriormente resumen muy bien los datos. En realidad, se basan en una colección de información que permite un análisis más profundo.
Técnicamente, esta tarea la realiza el trabajo «UsersScoreBuilder».
Esta herramienta está diseñada para ser extendida y acomodar nuevas «dimensiones», así que si tienes una idea para algún otro indicador, háznoslo saber 🙂
