Las técnicas para estimar un proyecto en la gestión de proyectos pueden ser diferentes.
Lamentablemente, los gerentes de proyecto no siempre las utilizan.
En algunos casos, los gerentes de proyecto eligen hacer una planificación sin tener datos de apoyo.
Por supuesto, incluso las mejores técnicas de estimación de proyectos no son perfectas, pero al menos permiten mostrar al cliente, al patrocinador del proyecto o al jefe cómo llegar a estimar la duración y los costos.
En este artículo veremos diferentes opciones para estimar un proyecto:
- Estimación por analogía;
- Estimación paramétrica;
- Estimación por orden de magnitud;
- Estimación bottom-up (de abajo hacia arriba);
- Estimación de tres puntos.
Cada técnica requiere datos específicos y procedimientos matemáticos y estadísticos específicos.
Una vez definidas, es posible decidir cuál utilizar, teniendo en cuenta que se pueden usar diferentes técnicas de estimación para diferentes secciones del proyecto.
ÍNDICE DE CONTENIDO
Técnicas de estimación de proyectos: estimación por analogía
Este tipo de estimación utiliza ciertos parámetros referidos a proyectos pasados y considerados similares a un nuevo proyecto que debe comenzar.
Para aplicar esta técnica correctamente, no solo se requieren experiencias pasadas similares, sino también la capacidad de comprender los factores de similitud y diversidad entre las experiencias.
Por esta razón, las habilidades del gerente de proyecto que analiza el grado de analogía son esenciales para una buena estimación.
Una empresa, si está bien organizada, siempre debería mantener datos de proyectos para que puedan ser utilizados en caso de proyectos futuros similares.
De hecho, en el caso de un nuevo proyecto similar a uno anterior, incluso un gerente de proyecto menos preparado y experimentado puede consultar, estudiar y tener la oportunidad de planificar un nuevo proyecto con un mínimo de historial base y sin tanteos.
Si todos los gerentes de proyecto realizan la gestión del trabajo del proyecto, su planificación y su documentación de manera profesional, sería posible crear una base de datos útil para una estimación posterior por analogía.
Técnicas de estimación de proyectos: estimación paramétrica
La estimación paramétrica se basa en la identificación de variables que pueden proporcionar una estimación sobre las variables de interés de un proyecto dado.
Normalmente, hablamos de parámetros que se refieren a costos, tiempo y cantidad de recursos necesarios.
También aquí, se requiere la existencia de proyectos pasados similares que puedan ser estudiados para entender los vínculos causales entre los parámetros de entrada y salida.
Quizás sea mejor hacer un ejemplo concreto.
En una actividad de construcción, la dureza de la roca es una variable a partir de la cual es posible conocer la velocidad de ejecución del trabajo y qué herramientas convienen mejor.
Técnicas de estimación de proyectos: estimación por orden de magnitud
La estimación más difícil que se le exige al gerente de proyecto es, sin duda, al inicio del proyecto, durante la fase de concepción.
El presidente y la junta directiva quieren saber cuánto costará este nuevo proyecto y cuánto tiempo tomará.
Sin embargo, el gerente de proyecto puede no tener suficiente información sobre el proyecto cuando estas preguntas se hacen por primera vez.
Normalmente, sin embargo, si el gerente de proyecto hace una suposición aproximada sobre los costos y la duración en este momento inicial, sus superiores y las partes interesadas lo considerarán como una respuesta oficial.
Por eso, un gerente de proyecto astuto debería utilizar la estimación por orden de magnitud.
Por ejemplo, esto es lo que un gerente de proyecto debería decir: «Creo que el 90% del proyecto puede completarse dentro de un período que va desde 50 hasta 95 días y también tengo un 90% de seguridad de que el proyecto costará entre € 75.000 y € 100.000. »
A los directivos no les gusta este tipo de estimación porque normalmente quieren números definidos: costo y duración.
No quieren escuchar probabilidades o intervalos.
Sin embargo, en esta etapa, el gerente de proyecto sabe muy poco sobre lo que implicará el proyecto, por lo que dar una respuesta específica sería literalmente «suicidio».
Lo mejor que un gerente de proyecto puede hacer es explicar que el nivel de certeza mejorará a medida que avance la planificación del proyecto.
Con esta explicación, es probable que los superiores y las partes interesadas sean más comprensivos.
Técnicas de estimación de proyectos: estimación bottom-up (de abajo hacia arriba)
La estimación bottom-up (de abajo hacia arriba) se realiza cuando el proceso de planificación ya ha producido una estructura de las diversas actividades y se ha designado un equipo de proyecto.
Específicamente, en esta técnica de estimación se tienen en cuenta los elementos más detallados y luego se agregan para proporcionar una estimación general.
Existe una relación entre el nivel de detalle del desglose y la precisión de la estimación.
Un nivel de desglose demasiado general e insuficiente no permite comprender plenamente el trabajo que hay que hacer.
Por el contrario, un desglose excesivamente detallado llevará a la pérdida de la visión general y a la probable subestimación del trabajo de todo el proyecto.
Es una buena idea involucrar y utilizar la experiencia de los miembros del equipo en la creación de estimaciones.
Ten cuidado, sin embargo, de que en algunos casos, los empleados tienden a «inflar» sus estimaciones para «protegerse» ante cualquier retraso en el proyecto o en caso de un evento imprevisto que cause un excedente del presupuesto.
Técnicas de estimación de proyectos: estimación de tres puntos
El concepto de estimación de tres puntos es muy simple.
En cuanto a tiempos o costos, se asignan tres valores posibles, es decir, el caso más optimista, con el valor más bajo, el caso más pesimista, con el valor más alto, y el más probable.
Luego se construye una distribución de probabilidad continua sobre estos tres valores.
Esta es una técnica de estimación desarrollada por la NASA especialmente para sus programas espaciales.
En situaciones como las que enfrentaba la NASA, por ejemplo el alunizaje, los otros métodos de estimación no eran adecuados porque no había datos de proyectos anteriores similares.
Esta técnica es, de hecho, una buena elección cuando un gerente de proyecto está a cargo de gestionar proyectos únicos que no tienen un historial definido.
En tales circunstancias, el gerente de proyecto pide a los miembros del equipo más estimaciones para cada actividad.
Esto permite considerar eventos positivos potenciales que podrían simplificar y acelerar el trabajo, así como evaluar riesgos del proyecto y cualquier aumento en costos y retrasos en la entrega.
La estimación de tres puntos también proporciona datos estadísticos al gerente de proyecto sobre la probabilidad de duración y diferentes costos.
Para concluir esta revisión, podemos afirmar que, en general, no hay un método correcto o incorrecto.
¡La estimación de un proyecto es un arte!
Una mezcla de conocimiento del proyecto, de la industria, incluyendo una revisión histórica, una encuesta al cliente y una gran parte de instinto.
En Twproject es posible, por ejemplo, gestionar proyectos futuros utilizando habilidades como recursos; crear proyectos asignando habilidades en lugar de recursos.
Esto es muy útil durante la fase de planificación del proyecto.
Además, es posible:
- gestionar proyectos abiertos reales con personas reales;
- modelar proyectos futuros con asignaciones de habilidades.
Tener ambas posibilidades en el mismo sistema permite compartir, por ejemplo, la creación del árbol del proyecto y su mantenimiento entre el gerente de proyecto de planificación y el gerente de proyecto de producción.
Un único espacio para monitorear actividades en curso y planificar futuras, estimando directamente su impacto en los proyectos.
Una ventaja que no debe subestimarse.
¿Y qué método de estimación prefieres?
¿Cuáles son las fortalezas y debilidades que has notado?
Déjanos tu comentario.
