Crea modelos de proyecto con mejores prácticas

Crear modelos de proyecto con mejores prácticas es un buen punto de partida, sin importar el sector y el proyecto, aunque pueda parecer similar a otros, es único.

A medida que la tecnología crece y cambia, los proyectos se vuelven más grandes y complejos, y es fácil entender por qué.

Muchos equipos de proyecto han crecido para incluir miembros que trabajan de forma remota de todo el mundo, y los gerentes de proyecto modernos reconocen que los ciclos de proyecto más cortos son clave para permanecer en el mercado.

El uso de estas mejores prácticas permitirá la toma de decisiones proactiva y ayudará a gestionar un proyecto para que tenga éxito.

Así que aquí están las 9 mejores prácticas para crear modelos de proyecto.

Mejor práctica n°1: Ciclo de vida y establecimiento de objetivos

La primera mejor práctica se refiere al ciclo de vida. Las organizaciones deben mapear y definir las fases clave, resultados, metas y criterios para cada grupo involucrado en el proyecto.

El ciclo de vida de un proyecto consiste en cuatro fases: concepto, planificación, implementación y despliegue, y este tipo de gestión se implementa en todos los tipos de industria.

La adopción de estas cuatro fases básicas proporciona una comprensión común de los proyectos. Cada empresa planificará luego estas fases básicas de los proyectos de maneras especiales.

Mejor práctica n°2: Requisitos y alcance estables

Una gestión exitosa de proyectos implica que los requisitos, objetivos y alcance del proyecto estén fundamentados y definidos al inicio del ciclo de vida del proyecto.

Responder las siguientes preguntas asegura que todas las partes interesadas compartan una comprensión común de los requisitos y el alcance:

• ¿Qué debe hacerse?
• ¿Qué producto o servicio se producirá?
• ¿Cuáles son los objetivos y beneficios?
• Cuando se logre el resultado, ¿cuál será la medida de su éxito?
• ¿Cuáles son los resultados finales?
• ¿Qué manifestación física del resultado ocurrirá?
• ¿Cuáles son los estándares de desempeño?
• ¿Cómo se determinan la validez, utilidad, corrección y completitud de los resultados?
• ¿Cuáles son las condiciones que afectan el desempeño, el tiempo y los costos?
• ¿Cuáles son los límites del proyecto en términos de prioridades y recursos?
• ¿Cuáles son los riesgos de los que hay que estar consciente?

Mejor práctica n°3: Organización, sistemas y roles definidos

En todas las organizaciones, los proyectos deben tener roles definidos para el gerente de proyecto, los gerentes de proyecto, los miembros del equipo de proyecto y los ejecutivos corporativos.

Las responsabilidades deben ser identificadas y comprendidas por todos. Un sistema de comunicación e involucramiento del equipo y las partes interesadas es esencial para el éxito.

Los gerentes de proyecto necesitan información sólida para gestionar sus proyectos con éxito. Un buen software de gestión de proyectos puede ayudar en este aspecto.

Mejor práctica n°4: Aseguramiento de la calidad

La calidad de los proyectos requiere la identificación de estándares y criterios que deben establecerse en cada etapa del ciclo de vida del proyecto, tanto para el producto como para el proceso.

Cada proyecto debe buscar mejorar esta mejor práctica, especialmente cuando un proceso ha mostrado deficiencias en calidad.

Calidad significa hacer y cumplir compromisos acordados con un enfoque constante en la mejora.

Mejor práctica n°5: Compromisos planificados

Los planes deben basarse en la capacidad del proceso de la organización y no solo en un simple deseo.

Los planes deben planificarse rigurosamente ya que abordan todos los elementos del proceso de gestión de proyectos.

Nunca es demasiado temprano para comenzar a planificar y la planificación del proyecto debe continuar incluso cuando no haya suficiente información para ejecutar el plan formalizado.

La planificación tiene como objetivo reducir la incertidumbre y la inseguridad e incrementar las probabilidades de éxito del proyecto.

Si no hay suficiente información para producir un plan, la planificación debe centrarse en cómo recopilar datos suficientes para poder planificar la siguiente fase.

Los siguientes son los componentes de un plan de proyecto:

• El alcance y la misión, que definen los límites del proyecto y establecen los objetivos.
• Evaluación de las secuencias y duración de las actividades, además de los requisitos de los recursos.
• El presupuesto, es decir, el desarrollo de una estimación de costos general basada en los elementos individuales de trabajo.
• Las necesidades de personal especificadas sobre la base de las actividades previstas en el proyecto.
• Evaluación y control durante todas las fases del proyecto.
• Calidad, que indica cuáles son los requisitos de desempeño establecidos que deben cumplirse.

Mejor práctica n°6: Monitoreo y análisis de desviaciones

Los proyectos deben gestionarse utilizando un proceso donde las desviaciones de los planes sean reportadas y resueltas. Cualquier otra manera es ineficiente.

Un proceso efectivo de gestión de proyectos requiere informes regulares y reuniones del equipo de proyecto para identificar cuándo las cosas se salen del rumbo.

Los excedentes de costos, negocios incompletos, nuevos riesgos y problemas identificados deben abordarse lo antes posible.

Mejor práctica n°7: Acciones correctivas

Cuando se detectan desviaciones del plan, el supuesto estándar es que el equipo o los grupos funcionales trabajarán para poner el proyecto de nuevo en marcha.

Sin un procedimiento bien definido, la acción correctiva puede tener muchos resultados, a veces inconsistentes con los objetivos de la empresa.

A menudo es necesario hacer algunos compromisos, como aumentar los costos o reducir el alcance para ahorrar tiempo, por ejemplo.

Una tarea clave para el gerente de proyecto es gestionar estos compromisos.

Mejor práctica n°8: Escalamiento y gestión de problemas

A menudo en entornos de proyecto, las buenas noticias se difunden y las malas noticias permanecen en silencio hasta que es demasiado tarde.

Un procedimiento de escalamiento efectivo requiere que los problemas se traten en su nivel más bajo.

Si el problema no puede resolverse y terminar, debe elevarse al siguiente nivel organizacional superior y así sucesivamente hasta que el problema se resuelva.

Debe establecerse un proceso formal, similar a un procedimiento de quejas, para abordar los problemas antes de que se vuelvan fatales para el proyecto.

Mejor práctica n°9: Autorización y monitoreo de cambios

Los cambios tardíos en los proyectos son una de las principales fuentes de interrupción que conducen a desviaciones del programa, excedentes de costos, defectos y retrabajos.

Se necesita establecer un sistema formal de monitoreo y gestión de cambios.

Un desafío clave para los gerentes de proyecto es asegurarse de que se establezca el control sobre ambas formas en que se autoriza el trabajo y cómo se aprueban los cambios.

Cuando se trata de controlar los cambios de configuración, el gerente de proyecto está en el centro de las comunicaciones y debe estar listo para tomar decisiones oportunas.

Dado que ocurrirán cambios, es importante establecer un registro de cambios.

Esto permitirá al gerente de proyecto evaluar adecuadamente los cambios propuestos basándose en la información más reciente.

 

Estos nueve factores para crear modelos de gestión de proyectos representan las mejores prácticas necesarias para la implementación exitosa de proyectos.

La experiencia ha demostrado que la mayoría de las organizaciones virtuosas involucradas en la gestión de proyectos utilizan estos elementos de manera consistente.