El registro de partes interesadas del proyecto

¿Qué es el registro de interesados del proyecto y para qué se utiliza? Lo veremos en este artículo.

Lo que sin duda es innegable es que ningún proyecto puede ser exitoso si los interesados no están satisfechos. La satisfacción de los interesados es esencial para la finalización exitosa del proyecto.

Según la Guía PMBOK, «Una parte interesada puede ser una persona, grupo u organización que pueda estar interesada o tener algún interés en el proyecto o en los resultados del proyecto, directa o indirectamente. »

Los interesados son todas las partes involucradas en el proyecto. Por lo tanto, para gestionar a los interesados del proyecto, es esencial contar con un registro para este fin.

¿Qué es un registro de interesados del proyecto?

Un registro de interesados del proyecto es un documento relacionado con el proyecto que incluye toda la información sobre los interesados del proyecto.

Este documento identifica a las personas, grupos y organizaciones que tienen interés en el trabajo, el proyecto y sus resultados.

En un registro de interesados se puede encontrar la siguiente información:

• Nombres
• Cargos
• Roles
• Intereses
• Requisitos
• Expectativas
• Tipo de influencia

Es esencial crear el registro de interesados cuando el patrocinador firma el documento del proyecto, y, en esta etapa, se identifican y analizan a los interesados y, en consecuencia, se puede crear una estrategia para gestionarlos.

Este documento ayudará al gerente de proyecto a completar el proyecto sin contratiempos.

El contenido del registro de interesados del proyecto

Puedes categorizar la información en el registro de interesados en tres áreas:

• Identificación de interesados
• Evaluación de interesados
• Clasificación de interesados

Si luego se incluye una estrategia de gestión de interesados, esta será la cuarta categoría.

En una gran organización, la estrategia de gestión de interesados puede ser un documento separado.

Sin embargo, en una organización más pequeña, esta información puede incluirse directamente en el registro de interesados.

Identificación de interesados

En general, los interesados del proyecto se dividen en tres categorías:

1. Interesados organizacionales

Estos son los interesados dentro de la organización y generalmente incluyen a la alta dirección, la gerencia técnica y los gerentes de línea, quienes generalmente se enfocan en un proyecto exitoso y un producto exitoso en el mercado. Este tipo de interesado también incluye al propio equipo del proyecto, que está interesado en la seguridad laboral, salarios justos y el avance en la carrera profesional.

2. Interesados basados en producto y mercado

Esta categoría contiene interesados que tienen un «interés» en el producto, aunque no en la organización. Esta categoría incluye a clientes interesados en comprar un producto que mejore su vida a un precio justo y también contiene a proveedores que proporcionan herramientas, equipos y servicios para llevar a cabo el proyecto con éxito. Esta categoría también contiene a gobiernos que tienen un interés regulatorio en el producto y desean proteger al público de las consecuencias negativas del uso del producto. Y finalmente, aquí también se incluye al público en general, incluso si no son interesados hasta que experimenten el resultado del proyecto.

3. Interesados basados en financiamiento

El tercer grupo de interesados es la persona u organización financiera que respalda el proyecto. Los inversores, acreedores y bancos que han financiado el proyecto están interesados en obtener un retorno de la inversión en un plazo razonable.

 

Cada uno de estos interesados debe, por lo tanto, ser registrado, completo con detalles de contacto, descripciones de puestos, posición en la estructura organizacional, nivel de autoridad y rol en el proyecto.

En resumen, una gestión efectiva de interesados requiere que el gerente de proyecto sepa quién tiene la capacidad de influir en el proyecto para que se puedan tomar decisiones rápidas en caso de problemas.

Evaluación de interesados

En la mayoría de los casos, los interesados tienen un «interés» definido en el proyecto, por ejemplo, una agencia reguladora que requiere una evaluación ambiental antes de emitir permisos.

Sin embargo, esto no siempre es tan inmediato; a menudo, los interesados tienen requisitos menores que solo surgen cuando no se cumplen.

Cada interesado debe ser evaluado según cuáles sean sus requisitos.

Además, cada interesado tiene expectativas sobre cómo procederá el proyecto, y sus acciones están gobernadas por esas expectativas que pueden no ser visibles hasta que se cumplan.

Además, los interesados tienen diversos niveles de influencia: desde proporcionar simple retroalimentación hasta el cierre completo de un proyecto.

Cada interesado tiene un poder diferente sobre el proyecto, y el gerente de proyecto debe evaluar dónde se encuentra el continuo de cada interesado.

Obviamente, los interesados que pueden cerrar el proyecto necesitan recibir proporcionalmente más atención del gerente de proyecto.

Los interesados también entran en el proyecto en diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto. Por eso, el registro de interesados del proyecto debe actualizarse regularmente.

En resumen, en esta parte del registro de interesados, los interesados serán evaluados según los siguientes criterios:

• Sus requisitos
• Sus necesidades de comunicación
• Sus expectativas
• Su influencia en el proyecto

Esta parte, si se completa debidamente, ayudará al gerente de proyecto a completar el proyecto con un mínimo de contratiempos.

Clasificación de interesados

Los interesados pueden clasificarse de diferentes maneras.

Una de ellas es interesados internos o externos, lo cual puede usarse para determinar requisitos contractuales y de adquisiciones.

Los interesados internos son aquellos que están dentro de la organización líder, por ejemplo, el equipo del proyecto, los gerentes técnicos o los gerentes.

Los interesados externos están fuera de la organización matriz, por ejemplo, proveedores y agencias reguladoras.

Otro método para clasificar a los interesados se llama impacto/influencia y se usa para determinar los posibles impactos negativos del proyecto. En esta clasificación:

• El efecto es el alcance de la posible interrupción del proyecto.
• La influencia es la capacidad de motivar a otros para detener el proyecto.
• Aquellos con palanca deben mantenerse satisfechos.
• Aquellos con impacto deben mantenerse informados.
• Aquellos que tienen tanto impacto como influencia deben gestionarse muy cuidadosamente.

Otra clasificación es la siguiente y es una excelente manera de distinguir entre los tipos de comunicación requeridos por cada interesado.

En este modelo de clasificación, cada interesado se clasifica en uno de los siguientes cuatro tipos de clasificación:

• «Hacia arriba» se relaciona con la organización central: ejecutivos, inversores y patrocinadores del proyecto. Estos interesados mantienen intereses comerciales y financieros en el proyecto.
• «Hacia abajo» son los interesados por debajo de la jerarquía del proyecto: proveedores, contratistas, prestadores de servicios, etc. El propio equipo del proyecto también cuenta como descendiente.
• «Hacia afuera» son interesados que tienen un «interés» en el proyecto, como reguladores gubernamentales, propietarios de terrenos adyacentes, usuarios finales, clientes e incluso el público en general.
• «Lateralmente» son interesados que compiten con el proyecto debido a recursos escasos, como otros gerentes de proyecto y departamentos organizacionales.

Análisis de interesados y estrategia de gestión

Después de completar la clasificación de interesados, se desarrolla la estrategia de gestión de interesados.

Esto ayudará al gerente de proyecto a gestionarlos según sus necesidades, influencia e interés en el proyecto.

Un interesado más influyente requerirá una estrategia diferente que otro interesado con un nivel de influencia más bajo.

El registro de interesados puede contener información confidencial, y no todos pueden tener acceso a este documento. Por lo tanto, es crucial mantener este documento en un lugar seguro.

Sin embargo, muchas organizaciones no restringen el acceso al registro de interesados, en cuyo caso se puede crear un documento separado de estrategia de interesados y guardarlo en un lugar seguro.

A medida que avanza el proyecto, se identificarán nuevos interesados y sus atributos también pueden cambiar.

Por eso es crucial mantener el registro actualizado durante todo el ciclo de vida del proyecto.

La gestión de interesados, por lo tanto, desempeña un papel vital en el éxito de un proyecto.

Una gestión inadecuada de los interesados del proyecto, especialmente aquellos con alto poder e interés, incluso puede conducir al fracaso del proyecto.

Por lo tanto, los equipos del proyecto y el gerente de proyecto deben realizar análisis, clasificación y priorización de interesados oportunos y precisos, considerando la capacidad de los interesados para influir en el proyecto.