La organización funcional

Cada organización se basa en algunos principios fundamentales y en una estructura particular.

Trabajar según los principios de esta estructura organizacional específica permite alcanzar un objetivo común, así como el crecimiento y desarrollo de la organización y de los empleados que forman parte de ella.

Existen diferentes tipos de estructuras organizacionales y la estructura organizacional funcional es una de ellas. Y hablaremos sobre esto en este artículo.

¿Qué es una organización funcional?

Una organización funcional es el tipo más común de estructura organizacional.

Es la organización dividida en grupos más pequeños basados en funciones, como TI, finanzas o marketing.

Esta departamentalización permite una mayor eficiencia operativa, ya que los empleados tienen habilidades y conocimientos específicos para compartir dentro del grupo.

Estas personas son supervisadas por un gerente funcional, quien tiene experiencia en el mismo campo.

Esta experiencia le ayuda a utilizar eficazmente las habilidades de los empleados, lo que finalmente ayuda a las organizaciones a alcanzar sus objetivos comerciales.

En una estructura organizacional funcional, las relaciones de reporte se agrupan según la especialidad o área funcional.

El propósito de la separación de las áreas es permitir que los individuos se ocupen de actividades diferentes y específicas.

Aquí, la autoridad, por ejemplo, respecto a la asignación del presupuesto, la asignación de recursos, el proceso de toma de decisiones, etc., permanece en manos del gerente funcional.

Project Manager vs Gerente Funcional

Por lo general, en este tipo de organización, el rol del Project Manager está limitado, ya que necesitará el permiso del gerente funcional para satisfacer sus solicitudes.

La estructura organizacional funcional es generalmente adecuada para empresas que producen productos o bienes estándar, como las industrias manufactureras.

Consideremos una empresa que diseña y vende ropa y accesorios de moda, por ejemplo, e imaginemos su departamento creativo que lleva a cabo los proyectos.

El departamento creativo hará su trabajo específico y no se enfocará en todo. En cambio, será tarea del departamento de contabilidad y finanzas llevar un registro de la cantidad gastada en la creación del diseño y la producción masiva. El departamento de ventas y marketing será responsable de presentar planes específicos para la venta de los productos y de atraer al consumidor, mientras que el departamento de recursos humanos debe asegurarse de que los empleados trabajen a su máximo potencial.

Todas estas actividades estarán gobernadas por el presidente y los gerentes de nivel medio de la organización. Más productos conducirán a la creación de más departamentos. Cada departamento tendrá muchas otras funciones para realizar, pero estas son las funciones básicas de cada departamento.

Las ventajas de una Organización Funcional

Cada tipo de organización tiene sus fortalezas y sus desventajas. Obviamente, esto también ocurre en el caso de una organización funcional. Comencemos con los méritos:

• El equipo es dirigido por una persona experimentada con altas habilidades y capacidades, que puede comprender y revisar adecuadamente todo el trabajo.
• Los miembros del equipo tienen la oportunidad de trabajar con otras personas en el mismo campo. Esto permite el intercambio de ideas y conocimientos y facilita el aprendizaje de nuevas habilidades especiales.
• Los miembros del equipo tienen la oportunidad de hacer carrera y luego ser promovidos dentro de sus áreas funcionales. Esto puede ser una gran razón para permanecer en el lugar de trabajo durante mucho tiempo.
• Gracias a las habilidades de las personas, los trabajadores con habilidades especializadas pueden realizar tareas rápidamente, de manera eficiente y con mayor seguridad, reduciendo al mismo tiempo los errores relacionados con el trabajo.
• Las organizaciones funcionales generalmente representan un tipo óptimo de estructura para pequeñas empresas centradas en la producción o suministro de productos o servicios individuales, porque tienen la posibilidad de maximizar el rendimiento. La cooperación entre pares dentro de las diferentes unidades se fomenta mediante la supervisión y la coordinación. Por lo tanto, la especialización conduce a eficiencias operativas y mejora los niveles de productividad.
• La jerarquía es obvia y los empleados no deben reportar a múltiples supervisores, corriendo el riesgo de generar confusión. Cada empleado reporta a su gerente funcional y esto reduce el número de canales de comunicación.
• No hay duplicación de trabajo porque cada departamento y cada empleado tiene una responsabilidad laboral fija.
• La cooperación y la comunicación generalmente son excelentes dentro del departamento.

Las desventajas de una Organización Funcional

Examinemos ahora las desventajas de este tipo de organización:

• En una organización funcional, el agrupamiento de unidades se realiza basándose en sus habilidades especiales, capacidades, tareas o roles. Esto permitirá que todo el equipo opere correctamente. Sin embargo, las estrategias empresariales y el nivel de burocracia dificultan responder inmediatamente a los cambios. Es por eso que este tipo de organización es bastante rígido.
• Otra desventaja de la estructura organizacional funcional es que estos grupos funcionales pueden no poder comunicarse con más frecuencia de la programada, reduciendo así la flexibilidad y la innovación.
• Cuando una empresa utiliza este tipo de estructura, las personas se agrupan basándose en su conocimiento y habilidades. Por lo tanto, esto requiere un sistema de gestión que permita la promoción, el desarrollo y la visibilidad de las habilidades individuales en cada área funcional.
• La falta o ineficiencia de la coordinación horizontal dentro del departamento podría dar lugar a problemas de gestión. La motivación de los empleados se ve fuertemente influenciada por la falta de innovación y por las visiones estrechas de los objetivos organizacionales. Esta estructura puede ser rígida y los métodos estandarizados y la alta formalización pueden obstaculizar o impedir un proceso de toma de decisiones más rápido.
• Otra debilidad de la estructura organizacional funcional puede ser la falta de coordinación de la unidad. Como resultado, aunque las unidades funcionales pueden tener un mejor nivel de eficiencia, pueden tener dificultades para trabajar bien juntas, y la cooperación puede verse comprometida. Además, algunas personas pueden ser particularmente «territoriales» e individualistas y pueden no estar dispuestas a cooperar. Esta mala coordinación puede conducir a retrasos, compromisos incumplidos, intereses en competencia, desperdicio de tiempo y, en general, retrasos en la finalización del proyecto.
• Los empleados pueden sentirse aburridos debido al tipo de trabajo monótono y repetitivo y pueden perder el entusiasmo por el trabajo.
• Pueden surgir conflictos si el sistema de evaluación del desempeño no se gestiona adecuadamente. Por ejemplo, un empleado puede percibir la promoción de un colega con menores habilidades como injusta y esto podría conducir a la desmotivación.
• Un empleado altamente calificado cuesta más.
• Los departamentos tienen una mentalidad egocéntrica. El gerente funcional presta más atención a su propio departamento y generalmente no se preocupa por los otros.
• Los empleados pueden tener poca preocupación y conocimiento de los eventos fuera de su departamento. Esto causa obstáculos a la comunicación y la cooperación.
• Generalmente, el gerente funcional toma decisiones autocráticas sin consultar a los miembros de su equipo. Esto no siempre funciona para la organización.
• Cuando la organización se hace más grande, las áreas funcionales pueden volverse difíciles de gestionar debido a su tamaño. Cada departamento puede comenzar a comportarse como una pequeña empresa con sus instalaciones, su cultura y su estilo de gestión.
• Los departamentos funcionales pueden distraerse con los objetivos departamentales y enfocarse en ellos en lugar del objetivo general de la organización.

 

Para concluir, se puede decir que entre los diversos tipos de estructuras organizacionales, una estructura organizacional funcional es más adecuada para organizaciones que no cambian sus métodos de trabajo y funcionamiento con demasiada frecuencia y donde no hay una intensa competencia en el mercado que pueda requerir acciones rápidas.

Esta estructura requiere una gestión muy poderosa, capaz de resolver conflictos y problemas internos. En esencia, una gestión que permita a los empleados funcionar como un equipo, a pesar de que los departamentos especializados funcionan como un «compartimento estanco».

Además, es ideal en un entorno más pequeño donde solo hay un producto o servicio para ofrecer. Para una organización más grande, esta estructura puede no ser realmente efectiva.