¿Qué es un asistente de gerente de proyectos?

Un asistente de gerente de proyectos es generalmente alguien que, como indica su título, ayuda al gerente de proyectos.

Esta persona generalmente tiene cierta formación o experiencia en gestión de proyectos y probablemente aspira a una carrera como gerente de proyectos.

Los proyectos grandes, excesivamente complejos o altamente críticos pueden requerir un asistente de gerente de proyectos para ayudar y apoyar en las tareas de gestión y supervisión.

¿Cuáles son las tareas de un asistente de gerente de proyectos?

La función principal de un asistente de gerente de proyectos es ayudar al gerente de proyectos en la investigación, desarrollo y gestión de los proyectos desde el inicio y durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Algunos asistentes también pueden gestionar y supervisar de forma casi independiente proyectos sencillos o segmentos de un proyecto complejo.

Entre las responsabilidades y tareas requeridas para este rol, encontramos:

• Ayuda en la planificación y gestión del proyecto
• Elaboración de planes efectivos de comunicación interna y externa
• Habilidades de liderazgo, motivación y desarrollo del personal
• Actualización e informes sobre el avance de la planificación
• Actualización e informes sobre el presupuesto y los gastos
• Identificación de requisitos y brechas en cuanto a recursos
• Cualquier otra tarea de gestión de proyectos que sea rutinaria, estandarizada o de bajo riesgo

Estas tareas pueden variar de una organización a otra y de un proyecto a otro. En general, sin embargo, se trata de tareas estándar que pueden delegarse a un asistente de gerente de proyectos.

Las cualidades de un asistente de gerente de proyectos

Para desempeñar sus tareas al máximo y aspirar a convertirse en gerente de proyectos, un asistente de gerente de proyectos debe poseer ciertas cualidades:

Habilidades de gestión del tiempo y organización

Las habilidades de gestión del tiempo y organización permiten a los asistentes de proyectos ayudar a los gerentes de proyectos a mantenerse en el camino correcto para garantizar que se cumplan los plazos. Los asistentes de proyectos deben estar organizados y administrar bien su tiempo, de modo que siempre sepan qué está ocurriendo en cada etapa del proyecto. Esto es fundamental para ayudar a mantener el proyecto dentro del cronograma y dentro del presupuesto.

Capacidad de adaptación y habilidades para la gestión del estrés

La capacidad de adaptación y las habilidades para la gestión del estrés son necesarias para un asistente de gerente de proyectos. Estas capacidades permiten al asistente gestionar eficazmente las muchas incógnitas que acompañan a cualquier proyecto. El nivel de estrés puede aumentar claramente cuando cambian los objetivos, surgen bloqueos o faltan vínculos entre las actividades. La incertidumbre causada por estas variaciones puede dar lugar a errores, malentendidos y problemas de comunicación. Durante este caos, los asistentes de proyectos deben, por tanto, ser capaces de gestionar la frustración y el estrés resultantes.

Habilidades informáticas y matemáticas

Los asistentes de gerente de proyectos necesitan buenas habilidades en TI para poder gestionar distintas formas de comunicación electrónica, pero no solo eso. También deben ser capaces de crear hojas de cálculo y utilizar programas de procesamiento de textos, además de dominar el uso del software de gestión de proyectos. Asimismo, se requieren habilidades matemáticas para ayudar a los gerentes de proyectos a crear y gestionar presupuestos y realizar estimaciones de costos.

Habilidades de comunicación

Según el Project Management Institute, el 75 % de las organizaciones que completan, en promedio, el 80 % de sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto tienen una característica en común: una comunicación clara y efectiva durante el proyecto. El asistente de gerente de proyectos desempeña un papel crucial al decidir cuál método de comunicación prefieren los interesados (correo electrónico, chat, presencial, teléfono) y los horarios y frecuencia deseados. También se necesitan buenas habilidades de comunicación durante las reuniones con miembros del equipo, empleados y clientes. Esto es especialmente cierto en momentos de desacuerdo para gestionar conflictos.

Habilidades de liderazgo y resolución de problemas

No se puede olvidar la importancia de las habilidades de liderazgo y resolución de problemas. Cuando el gerente de proyectos no está disponible, el asistente de proyectos puede asumir algunas de sus responsabilidades. La capacidad de tomar la iniciativa cuando sea necesario y evaluar situaciones para determinar la acción correcta es una de las mejores cualidades que puede tener un asistente de gerente de proyectos.

¿Cómo puedes convertirte en asistente de gerente de proyectos?

Comenzar en un puesto de asistente de gerente de proyectos puede ser una buena manera de adquirir experiencia y progresar en tu carrera hacia el rol de gerente de proyectos.

Los requisitos del puesto y las habilidades necesarias dependerán específicamente de la organización y del proyecto.

Sin embargo, los requisitos suelen ser menores que los exigidos para un gerente de proyectos.

Ciertamente, un punto a favor para un asistente de gerente de proyectos es realizar un curso de formación en gestión de proyectos y obtener la certificación correspondiente.

Ser asistente de gerente de proyectos es casi un paso necesario para convertirse en un verdadero gerente de proyectos.

El período de tiempo trabajado como asistente de gerente de proyectos será útil para demostrar las habilidades y la profesionalidad adecuadas para dar el salto.

Durante el período de asistencia al gerente de proyectos, será posible aprender del gerente de proyectos experimentado el arte de la gestión de proyectos para convertirse en el exitoso gerente de proyectos del futuro.