La gestión de proyectos complejos

Proyectos complejos representan una gran tarea para un gestor de proyectos.

Implica lidiar con una variedad de tareas, gestionar a distintas personas y comunicarse con ellas, y alcanzar múltiples objetivos.

¿Cómo puede un gestor de proyectos alcanzar el objetivo con tantos factores en juego? Lo analizamos en este artículo.

¿Qué hace que un proyecto sea complejo?

Es importante entender que existe una diferencia entre un proyecto complejo y un proyecto difícil.

Un proyecto complejo no es necesariamente difícil. Por otro lado, los proyectos pueden ser difíciles por cuestiones de costos o desempeño, pero esto no implica automáticamente que sean complejos.

La complejidad se refiere a proyectos que incluyen ambigüedad o incertidumbre y, por lo tanto, están rodeados de impredecibilidad.

Existen diversos factores que generan la complejidad del proyecto, por ejemplo:

• Tecnología: El contenido técnico de un proyecto puede generar complejidad. Esto podría deberse a la tecnología utilizada o al desarrollo del software.
• Costos y presupuesto: El proyecto podría enfrentar problemas como no conseguir suficiente capital para alcanzar sus objetivos o tener dificultades para asignar los fondos adecuadamente a los aspectos clave del proyecto.
• Cronograma: La complejidad puede derivarse del tiempo requerido para el proyecto.
• Partes interesadas políticas muy distintas: Los proyectos pueden reunir a distintas partes interesadas, lo cual puede ser un problema, especialmente si intervienen cuestiones políticas. Diferentes intereses políticos pueden incrementar la complejidad, ya que el proyecto debe atender distintos requisitos y expectativas.
• Jurídico: Incluso los asuntos legales relacionados con un proyecto pueden aumentar su complejidad. A veces, la complejidad jurídica puede estar vinculada a la política.
• Social: Esto puede deberse a que los miembros del equipo provienen de distintos contextos sociales o al hecho de que el proyecto opera dentro de un contexto social específico.

Por lo tanto, es necesario, ante todo, identificar por qué un proyecto dado puede considerarse complejo y luego proceder a abordarlo.

Las habilidades esenciales para gestionar proyectos complejos

 La gestión de un proyecto complejo requiere distintas capacidades, entre ellas:

• Adaptabilidad
• Cooperación
• Comunicación
• Competencia
• Liderazgo

Un proyecto evoluciona constantemente y los gestores de proyectos deben evolucionar junto con él. No siempre es posible pensar que existen soluciones «blancas o negras».

Llegará un momento en que el gestor de proyectos se verá obligado a adaptar su estilo de gestión según los cambios en la situación.

La comunicación es probablemente la habilidad más importante en la gestión de proyectos. Es fundamental que los gestores de proyectos transmitan y gestionen de forma efectiva la visión, las ideas, los objetivos y los problemas.

Además, los gestores de proyectos también deben elaborar y presentar informes, utilizando incluso tecnologías disruptivas y presentaciones informativas y claras.

La comunicación está estrechamente vinculada a la colaboración. Un gestor de proyectos debe estar dispuesto a colaborar con el equipo del proyecto. Trabajar con otros para alcanzar los objetivos es importante en cualquier tipo de proyecto, especialmente si es complejo.

Competencia y liderazgo para gestionar proyectos complejos

Finalmente, competencia y liderazgo van de la mano. El liderazgo consiste en guiar, dirigir y motivar al equipo para que dé lo mejor de sí y para que los miembros comprendan cómo sus tareas contribuyen a la visión general. El liderazgo se desarrolla con la experiencia, mediante trabajo práctico y real.

Contar con estas habilidades esenciales es clave para identificar qué hace complejo a un proyecto y gestionarlo adecuadamente.

Veamos entonces, en la práctica, cómo gestionar un proyecto complejo.

Gestionar proyectos complejos: Documentar de forma regular

Un proyecto puede dividirse en mini-proyectos perfectamente manejables, pero sin una documentación clara sobre las tareas individuales y su relación con el conjunto, el proyecto permanece poco claro.

Una documentación clara y actualizada es la respuesta a este problema.

Esto permite al gestor de proyectos definir los roles de todos y sus resultados, y garantiza que la visión general sea clara para todos los miembros del equipo.

El gestor de proyectos tiene la tarea de documentar todo y enviar periódicamente el estado del proyecto al equipo y a las partes interesadas, tal como se haya acordado.

Gestionar proyectos complejos: Aclarar continuamente los objetivos

Si no se entiende el «porqué» detrás del proyecto, es muy difícil tener éxito.

Cuando un gestor de proyectos delega sin objetivos claramente definidos, el equipo fracasará. Por lo tanto, es importante que los miembros del equipo comprendan su rol y las tareas que deben realizar.

Aclarar los objetivos de forma regular también garantiza que el proyecto siga alineado con el plan inicial.

Gestionar proyectos complejos: Hacerlo todo más visible

 Durante un proyecto complejo, el equipo suele confundirse por los detalles y resulta problemático continuar cuando está saturado de demasiada información.

Para lograr mayor visibilidad dentro de un proyecto, una buena práctica es adoptar una herramienta de gestión de proyectos que funcione tanto para el gestor de proyectos, como para el equipo y las partes interesadas.

Esta herramienta permitirá a todos los usuarios del proyecto mantenerse informados y ver claramente el estado del proyecto y lo que está ocurriendo, utilizando esta herramienta como fuente única de información.

Gestionar proyectos complejos: Ser flexible

Una constante en los proyectos complejos es el cambio continuo y, por ello, un gestor de proyectos debe ser capaz de adaptarse y ser flexible.

Es por eso importante asegurar que los procesos se establezcan de manera que permitan al equipo mantenerse ágil y responder a solicitudes cambiantes.

El gestor de proyectos aporta valor al hacer las cosas más eficientes y efectivas y/o al reducir riesgos, precisamente gracias a su capacidad de adaptación.