Habilidades de negociación y su importancia para un gerente de proyectos

Habilidades de negociación para un gerente de proyectos son absolutamente esenciales, y perfeccionarlas permitirá sentar las bases para un proyecto exitoso.

Los gerentes de proyectos deben, de hecho, desempeñar distintos roles simultáneamente: son líderes, mediadores, delegadores e incluso negociadores.

Veamos, entonces, en este artículo por qué las habilidades de negociación son importantes para los gerentes de proyectos y cómo pueden desarrollarse y mejorarse.

Por qué la negociación es importante para los gerentes de proyectos

En realidad, usamos nuestras habilidades de negociación todos los días, no solo en el trabajo sino también en la vida cotidiana.

Desde razonar con un niño de cinco años sobre lo que puede desayunar hasta discutir el presupuesto familiar con la pareja. Negociamos tanto en la vida como en la gestión de proyectos.

Estas son algunas situaciones en las que la capacidad de negociar tiene un papel fundamental para el éxito de un proyecto; el gerente de proyectos:

• participa en negociaciones estratégicas con los proveedores de bienes y herramientas necesarios para la ejecución del proyecto.
• participa en la negociación con un posible inversionista en un nuevo proyecto.
• participa en negociaciones con los interesados respecto al apoyo a un cambio importante en el proyecto. En este caso será necesario explicar adecuadamente las razones del cambio para obtener el consentimiento de las partes interesadas.

En conclusión, las habilidades de negociación permiten a los gerentes de proyectos establecer relaciones más sólidas con los interesados, tener mejores relaciones con los clientes y garantizar un entorno laboral más positivo.

Cómo puede mejorar un gerente de proyectos sus habilidades de negociación

Como ya se mencionó, las habilidades de negociación son fundamentales para un gerente de proyectos y para asegurar, en general, el éxito del proyecto.

Estos son 5 consejos para mejorar y desarrollar estas habilidades:

5 consejos para mejorar y desarrollar habilidades de negociación: Práctica

El primer paso es —como en todo— practicar mucho.

Probablemente, el gerente de proyectos se encontrará negociando con mayor frecuencia de lo que piensa.

Es importante que, en estas situaciones, el gerente de proyectos analice cómo se siente al acercarse a una situación de negociación, cómo se siente durante la negociación misma y que realice un análisis objetivo posterior a la negociación.

Este análisis será importante porque, solo al analizar sus propias emociones, el gerente de proyectos podrá extraer las experiencias necesarias para seguir mejorando en el futuro.

5 consejos para mejorar y desarrollar habilidades de negociación: Preparación

A menudo ocurre que un gerente de proyectos debe negociar cuando menos lo espera; pero cuando sabe que va a negociar, es importante dedicar un poco de esfuerzo a su preparación.

Si el gerente de proyectos sabe que va a reunirse con un proveedor, por ejemplo, puede pensar con anticipación en lo que quiere obtener del acuerdo.

Además, también es importante considerar alternativas si la primera solución no es factible o no es aceptada por la otra parte.

Es fundamental tener claros cuáles resultados son óptimos, cuáles son aceptables y cuáles son absolutamente inaceptables.

Este es un ejemplo de cómo puede representarse este plan:

• Mejor alternativa a un acuerdo negociado
• Peor alternativa a un acuerdo negociado
• Zona de posible acuerdo
• Punto de precio o rechazo, es decir, la solución inaceptable

De esta manera, será posible iniciar el proceso de negociación con mayor confianza y con una idea clara y concreta del resultado que se desea alcanzar.

Sin embargo, es importante recordar mantenerse abierto también a distintos puntos de vista. A veces, de hecho, pueden surgir elementos desconocidos que lleven a modificar las expectativas y los resultados deseados.

5 consejos para mejorar y desarrollar habilidades de negociación: Gestión de emociones

Situaciones de conflicto y negociaciones suelen evidenciar o exacerbar lo peor de las personas.

Por ello, es importante que un gerente de proyectos se prepare y aprenda a gestionar sus reacciones en una conversación que pueda resultar difícil y compleja.

5 consejos para mejorar y desarrollar habilidades de negociación: Otórgate suficiente tiempo

Es importante recordar que las negociaciones suelen ser un «trabajo en curso». Es poco probable que una sola reunión sea suficiente para resolverlo todo, especialmente en el caso de las negociaciones más complicadas e importantes.

Incluso cuando se ha concluido el acuerdo, es posible que debas negociar detalles más específicos o nuevos términos para mantener el proyecto adecuadamente.

Por lo tanto, es importante no apresurarse y tomarse el tiempo necesario.

5 consejos para mejorar y desarrollar habilidades de negociación: Escucha activa

Al prepararse para una negociación, se suele hacer un gran esfuerzo pensando en lo que vas a decir, cómo decirlo, cómo responder a lo que crees que dirá la otra persona, etc.

Pero a menudo olvidamos que también debemos escuchar activamente. La escucha activa ayudará a identificar debilidades en la otra parte y te permitirá comprender realmente lo que la otra persona desea.

Cuando escuchas activamente, es más probable que puedas formular una respuesta que la otra persona considere aceptable.

Y eso es precisamente lo que buscamos.

Habilidades de negociación para un gerente de proyectos: Conclusiones

Finalmente, independientemente de que un gerente de proyectos participe o no en negociaciones formales, le resultará más fácil llevar a cabo las actividades más diversas cuando tenga confianza en sus habilidades de negociación.

Una ayuda en este sentido puede ser, por ejemplo, un curso de capacitación basado en habilidades de negociación.

La negociación es una excelente herramienta de gestión de proyectos y es esencial para lograr lo mejor en cualquier proyecto.

La negociación va más allá de la reducción o aumento del precio de una oferta y constituye una herramienta necesaria en las actividades diarias del gerente de proyectos.

Como todas las habilidades blandas, saber mantener conversaciones estimulantes que generen buenos resultados para ambas partes es algo que siempre puede mejorarse con el tiempo.

Con los conocimientos adecuados, las estructuras, las técnicas y algo de práctica, cualquier gerente de proyectos podrá enfrentar negociaciones sabiendo orientarse hacia lo mejor para el proyecto y para la organización en general.