Calcular el valor real de cualquier proyecto siempre ha sido un desafío. Esto se debe principalmente a la ambigüedad al convertir un proyecto teórico en un valor económico.
Te mostramos algunos ejemplos para mayor claridad. Es evidente, por ejemplo, que la capacitación de los empleados mejorará la experiencia y la productividad de nuestro Equipo de proyecto. Pero ¿cómo se traduce este beneficio en ahorro de costos y/o aumento de las ganancias?
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Gastar miles de euros en sistemas y software automatizados probablemente mejore la eficiencia laboral, pero ¿cuál es el valor de esta mejora en euros?
Las organizaciones están en el mercado, por supuesto, para obtener ganancias, y el retorno de la inversión (ROI) es una cifra clave para comprender los márgenes de ganancia de un proyecto. Calcular el ROI de un proyecto también responderá las preguntas anteriores, además de mostrar el valor del proyecto y su impacto en el margen.
El ROI es un indicador utilizado para medir la ganancia/pérdida, o el «valor» financiero, de un proyecto en relación con su costo.
Normalmente, se utiliza para determinar si un proyecto generará ganancias y, por lo tanto, representará un beneficio para la empresa.
¿Por qué es importante el ROI?
El ROI cuantifica el valor del proyecto y es capaz de mostrar a los gerentes de proyecto, ejecutivos corporativos y todos los interesados el valor de un proyecto mediante cifras que cualquiera puede entender.
El ROI convierte lo subjetivo en objetivo, lo que a menudo puede transformar la incertidumbre en apoyo.
Estas son las razones por las que el ROI es importante:
- Puede generar apoyo ante los interesados: asignar un valor en euros a un proyecto puede ayudar en la toma de decisiones de «avanzar/no avanzar». Con frecuencia, los interesados quieren ver el valor real en euros para decidir si apoyan o no un proyecto determinado.
- Puede revelar beneficios adicionales: El proceso de cálculo del ROI obliga a los gerentes de proyecto a analizar beneficios que quizás no resulten evidentes al inicio del proyecto.
- Puede conducir a la definición de prioridades del proyecto: una vez tomada la decisión de iniciar un proyecto, el ROI ayuda a determinar las prioridades entre los distintos proyectos. Por lo general, los proyectos con un ROI más alto tienen mayor prioridad y obtienen apoyo más rápido de los recursos del proyecto.
Cómo calcular el ROI
La fórmula para determinar el ROI es:
ROI = [(Valor financiero – Costo del proyecto) / Costo del proyecto] × 100
Considerando la fórmula, hay dos componentes que deben determinarse: el valor financiero y el costo del proyecto. Veamos cómo hacerlo.
Cómo calcular el valor financiero
El valor financiero es simplemente el retorno del proyecto.
La estimación del valor puede ser, en ocasiones, complicada debido a la incertidumbre al asignar un valor real expresado en dólares (o cualquier otra moneda) a un resultado propuesto.
La clave consiste en desglosar el valor en componentes conocidos actualmente y luego definirlos.
Al intentar cuantificar el valor en la fórmula del ROI, recuerda siempre el acrónimo TVD: tiempo, volumen y dólares.
Si puedes definir el tiempo, el volumen y los dólares/euros necesarios para completar el proceso, se podrá determinar el valor del proyecto.
Este acrónimo corresponde a una fórmula que calcula el valor potencial del proyecto desde una perspectiva distinta:
TVD(actual) – TVD(proyecto)
Donde:
- T = tiempo requerido para el proceso
- V = volumen o cantidad de unidades, transacciones, personas, etc. requeridas
- D = dólares o costo requerido
- Actual = valor actual
- Proyecto = valor que tendrá el proyecto en caso de éxito
Para comprender mejor esta fórmula, veamos algunos ejemplos.
El primero es un proyecto que reducirá el tiempo del ciclo de proceso de un producto determinado en un 10 %.
En este ejemplo, el equipo calculó un costo unitario de 2.455 €, basado en los valores actuales del tiempo requerido (13 horas), el volumen (1 unidad) y los euros (salario de 85 €/hora y costo total de materiales de 1.350 €). También se calculó que, con una producción de 480 unidades al año, este costo ascendería a 1,178 millones de euros anuales para esta línea de productos.
Luego, el equipo calculó los valores del proyecto, reduciendo el tiempo del ciclo en un 10 %, de 13 horas a 11,7 horas; todas las demás variables se mantuvieron sin cambios. Los nuevos costos son, por lo tanto, 2.344,50 € por unidad y 1,125 millones de euros anuales para la línea de productos.
Por lo tanto, el valor del proyecto es: 1.178.400 € − 1.125.360 € = 53.040 € de ahorro anual.
Cómo calcular el costo del proyecto
El segundo componente desconocido de la fórmula del ROI es el costo del proyecto.
Para calcular este valor, es necesario obtener información sobre los ingresos y realizar un análisis detallado de costos con un desglose por categorías diferentes.
El desglose por categoría puede ser útil si deseas evaluar distintos costos para elaborar estrategias de reducción de costos y así lograr un ROI más alto en futuros proyectos.
Los costos típicos generalmente incluyen la provisión de materiales, gastos generales de mano de obra y empleados, combustible, equipos y servicios relacionados con el trabajo.
Claramente, estos factores varían según la actividad y el tipo de proyecto.
La evaluación de costos para un análisis simple de ROI en un solo proyecto no considerará gastos anuales como el alquiler del espacio físico y/o inversiones de capital.
La fórmula se aplica de forma aislada a un solo proyecto e incluye únicamente los costos asociados a ese evento específico.
Puedes predecir costos y retornos basándote en eventos pasados antes del inicio de un proyecto.
Aunque no es posible obtener una estimación perfecta, llevar registros de los proyectos permite conocer un intervalo aproximado de ROI basado en los datos disponibles.
Cómo calcular el ROI de un proyecto: conclusión final
En última instancia, comprender cómo calcular el ROI de un proyecto es el primer paso sin el cual no es posible tener una visión clara de los objetivos y beneficios del proyecto mismo.
Además, en muchos casos, sin el ROI puede ser muy difícil para los ejecutivos de la empresa aprobar el presupuesto requerido para un proyecto determinado.
La evaluación del ROI, independientemente del tipo de proyecto, ayudará al gerente de proyecto y a los interesados a visualizar y gestionar mejor el proyecto desde una perspectiva financiera.
Por lo tanto, los gerentes de proyecto deben comprender completamente todos los elementos que sustentan un cálculo de ROI para obtener una visión precisa de los medios y recursos necesarios, así como de todos los beneficios que la organización obtendrá del mismo.
