Perímetro del proyecto

Definir el perímetro del proyecto, también llamado alcance de un proyecto, es un desafío al que los gerentes de proyectos siempre se enfrentan cuando comienzan a trabajar en un nuevo proyecto.

Alcance del proyecto es la parte de la planificación del proyecto que implica determinar y documentar una lista de objetivos específicos del proyecto, resultados finales, características, responsabilidades, tareas, plazos y costos.

En términos sencillos, se trata de lo que debe hacerse y del trabajo que debe realizarse para llevar a cabo un proyecto.

Es importante definir este perímetro en las primeras etapas del ciclo de vida de un proyecto, ya que esto puede tener un impacto significativo en la planificación y/o los costos del proyecto a lo largo de su ejecución.

Un alcance del proyecto bien definido es obligatorio para garantizar el éxito de cualquier proyecto, y ya hemos tratado este tema en este artículo sobre gestión del alcance.

Sin él, por más eficiente, efectivo y dedicado que sea el trabajo del gerente de proyectos con su equipo, en términos generales, no podrá lograr completar exitosamente el proyecto.

La importancia de definir el perímetro de un proyecto

Estos son los beneficios que ofrece la definición del perímetro de un proyecto a cualquier organización:

• Define qué incluye el proyecto para que todas las partes interesadas comprendan qué forma (o no forma) parte del trabajo;
• Proporciona información que los gerentes de proyectos pueden usar para asignar tareas y planificar trabajos y presupuestos de manera adecuada (un perímetro, de hecho), dentro del cual los gerentes de proyectos pueden planificar;
• Ayuda a los miembros del equipo a centrarse en objetivos comunes;
• Evita que los proyectos, especialmente los complejos, se expandan más allá de la visión establecida —más allá del perímetro—.

El perímetro de un proyecto proporciona una base sólida para la gestión de proyectos y ayuda a garantizar que los recursos no se redirijan ni se desperdicien en elementos fuera de su alcance.

Esto permitirá al gerente de proyectos asignar las actividades de forma más eficiente y brindar orientación a los miembros del equipo para que el proyecto se entregue a tiempo y dentro del presupuesto.

¿Cómo establecemos el perímetro de un proyecto?

Los siguientes pasos pueden ayudar al gerente de proyectos a definir de forma efectiva el perímetro de un proyecto:

1. Identificar las necesidades del proyecto

Cuando puedes identificar con claridad las necesidades de un proyecto, es más probable que establezcas desde el inicio un punto de referencia sólido.

Comprender el «qué» y el «por qué» de un proyecto permitirá al gerente de proyectos fijar metas específicas y alcanzables.

La identificación de las necesidades del proyecto también permite establecer las bases sobre qué actividades deben seguirse y cómo deben realizarse.

2. Confirmar los objetivos del proyecto

El establecimiento de un perímetro del proyecto debe implicar que los objetivos sigan una guía SMART; es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y cumplidos dentro de un período determinado.

Veámoslos en detalle.

• Específico: significa enunciar con precisión lo que el proyecto quiere lograr; es decir, qué, por qué y cómo se logrará. La claridad reducirá el potencial de ambigüedades y malentendidos.
• Medible: ¿Son los objetivos objetivamente medibles?
• Alcanzable: ¿Es posible lograr los objetivos del proyecto, dados los recursos disponibles?
• Relevante: el objetivo debe tener un impacto —positivo— en los negocios de la organización.
• Temporal: ¿Se pueden lograr los objetivos del proyecto según el cronograma establecido?

3. Definición del perímetro del proyecto

Como líder del proyecto, debes tener claridad sobre las características y el funcionamiento requeridos para el producto o servicio que constituirá el resultado del proyecto.

Es decir, qué cualidades específicas serán necesarias para lograr con éxito el objetivo final de un proyecto.

4. Expectativas y aceptación

Los proyectos exitosos son aquellos que cumplen con las expectativas del usuario final.

Los usuarios finales pueden ser clientes, el equipo del proyecto u otra entidad dentro de la organización.

Para los clientes, esto significa el precio, el valor y la calidad de los productos o servicios, así como la disponibilidad, los plazos de entrega y las políticas de devolución.

Para los empleados o figuras internas de la empresa, esto incluye, por ejemplo, la efectividad y la eficiencia de los nuevos procesos operativos.

Finalmente, el alcance del proyecto debe estar alineado con los mejores resultados para cualquier persona que pueda ser un usuario final.

5. Identificar las restricciones

Siempre existen obstáculos —más o menos significativos— en el camino hacia la consecución de un objetivo determinado, y esto también aplica a los proyectos.

Cuando se tiene conciencia de posibles limitaciones a lo largo del camino, esto puede ayudar a minimizar los problemas que podrían retrasar o limitar la capacidad de lograr el resultado del proyecto.

Estas restricciones pueden deberse a condiciones ambientales, problemas tecnológicos y/o falta de recursos.

Comunicar estos problemas a los miembros del equipo de forma oportuna y adoptar medidas para superar estos obstáculos reducirá los retrasos en la finalización del proyecto y mantendrá los gastos dentro del presupuesto.

6. Identificar los cambios requeridos

Siempre es preferible evitar rediseñar el perímetro del proyecto, ya que esto implica invertir más tiempo, dinero y recursos.

Sin embargo, a veces estos cambios son inevitables y necesarios, por lo que la clave está en limitarlos tanto como sea posible.

Consejos para la gestión del perímetro del proyecto

Estos son algunos consejos para la gestión del perímetro del proyecto, que pueden ayudar a evitar algunos de los problemas más frecuentes que pueden surgir durante el ciclo de vida del proyecto.

• Ambigüedad: La ambigüedad en el alcance suele generar trabajo innecesario y confusión. Para evitarla, el perímetro debe estar bien definido y especificado.
• Definición incompleta: Un perímetro no completamente definido lleva a una programación incorrecta y a sobrecostos. Para evitarlo, el perímetro del proyecto debe ser completo y preciso.
• Falta de estabilidad: Un perímetro inestable es la causa principal de entregas tardías y proyectos «interminables». Para evitarlo, el documento de propósito debe finalizarse y mantenerse sin cambios durante toda la duración del proyecto.
• Ambiente poco colaborativo: Un perímetro del proyecto insuficientemente definido provoca malas interpretaciones. Para evitarlo, el documento debe compartirse con todas las partes interesadas en cada etapa del proceso de definición del perímetro.

 

La gestión del perímetro del proyecto no es difícil de implementar; sin embargo, requiere esfuerzo, tiempo y paciencia.

Cuando se trata de planificación de proyectos, la definición del perímetro del proyecto es uno de los pasos más críticos.

Si un proyecto se lanza sin conocer con precisión dónde están sus límites, hay pocas probabilidades de éxito.

El propósito principal de establecer el perímetro de un proyecto es describir claramente qué área estará bajo el control del proyecto.