Entrega del proyecto puede ser muy sencilla o extremadamente complicada. Todo depende de la organización del director de proyectos.
Los proyectos pueden ser breves y durar solo unos días, o pueden ser proyectos complejos con un ciclo de vida que incluso llegue a varios años.
Precisamente por la duración de algunos proyectos, algunos directores de proyectos pueden verse en la situación de tener que «entregar» un proyecto a un nuevo director de proyectos.
Una jubilación, un nuevo desafío laboral para el director de proyectos saliente y otras situaciones pueden ser las razones que llevan a la entrega.
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Lo más importante es que quienes asuman el proyecto lo hagan en las mejores condiciones para continuar el trabajo.
Obviamente, la entrega del proyecto requiere mucho más que la transferencia de las llaves de la oficina y la información de acceso al software.
Por ello, a continuación se presentan seis pasos que pueden ayudar a completar con éxito una entrega de proyecto:
1. Establecer los objetivos de la entrega
El director de proyectos saliente y el entrante deben celebrar una reunión y definir los objetivos que deben cumplirse durante la transición.
Esto permite a ambas partes revisar y evaluar el estado del proyecto en relación con la planificación básica del proyecto, los plazos y el presupuesto.
Miembros del equipo del proyecto también deben participar, por razones obvias, en esta reunión.
2. Mantener al cliente informado
Los miembros del equipo del proyecto, los trabajadores y el cliente deben comprender cómo el director de proyectos actual planea entregar el proyecto al sucesor.
En algunos casos, el director de proyectos podría explicar por qué se está llevando a cabo la transferencia de conocimientos y qué podría cambiar en el futuro.
La claridad siempre es un factor clave para el éxito.
3. Realizar reuniones diarias breves
Durante la transición entre el director de proyectos actual y el nuevo, todos los miembros del equipo deben reunirse para evaluar y revisar el estado de las responsabilidades y actividades.
Esta es una fase extremadamente importante porque permite al nuevo director de proyectos evaluar la situación actual y las capacidades de cada miembro del equipo.
4. Mostrar los beneficios y la utilidad del proyecto para el próximo director de proyectos
Algunos proyectos giran en torno al desarrollo o uso de recursos o productos.
Cuando intervienen productos específicos, el director de proyectos responsable debe ayudar al nuevo director de proyectos a comprender cómo funciona dicho producto o servicio.
El director de proyectos saliente también debe mostrar y motivar al nuevo director de proyectos sobre los beneficios del proyecto y su importancia estratégica para la empresa.
5. Reunirse con los interesados
El director de proyectos actual y el nuevo deben reunirse juntos con los interesados del proyecto.
Esto permitirá a las partes interesadas formular preguntas, expresar dudas y discutir. Esto es lo que normalmente ocurre en una reunión de lanzamiento (Kick off Meeting).
6. Estar disponible para brindar apoyo
A veces, el nuevo director de proyectos puede no estar seguro acerca de algunos aspectos del proyecto.
Por ejemplo, el nuevo director de proyectos podría no comprender los procesos de gestión organizacional.
Cuando esto sucede, el nuevo director de proyectos debe estar disponible para (seguir la buena práctica de) solicitar apoyo al director de proyectos actual, al equipo del proyecto y a la alta dirección.
Esto permitirá que ambos directores de proyectos trabajen juntos para alcanzar objetivos comunes de entrega.
Las listas de verificación siempre son muy útiles para resumir acciones y cronogramas de eventos que, de otro modo, serían difíciles de explicar.
A continuación se presentan dos listas de verificación que pueden respaldar aún más la entrega del proyecto entre directores de proyectos.
El director de proyectos saliente debe:
- Obtener y entregar el estado del proyecto —si existe— o recopilar la documentación inicial del proyecto (por eso es importante mantenerla siempre ordenada);
- Recopilar los documentos relacionados con la oferta inicial y asegurarse de indicar claramente cuál es la copia firmada (importante para comprender las expectativas);
- Recopilar todas las solicitudes de cambio (cantidad, descripción y plazos para cada caso);
- Anotar los roles del lado del cliente (quién es el patrocinador, quién verificará la calidad de los resultados finales, etc.);
- Listar todos los contactos importantes para el proyecto, especificando la frecuencia de comunicación con cada uno y los temas a tratar;
- Presentar al nuevo director de proyectos ante el cliente;
- Presentar al nuevo director de proyectos ante el equipo;
- Sugerir los próximos pasos al nuevo director de proyectos.
A continuación, en cambio, hay una lista de verificación de aspectos prácticos que deben gestionarse durante la entrega:
- Listar a las personas que están trabajando o han trabajado en el proyecto, junto con sus habilidades, competencias y roles;
- Proporcionar información sobre el entorno de trabajo (contraseñas, llaves, tarjeta de acceso, …);
- Proporcionar información sobre dependencias técnicas o prácticas, por ejemplo: si falla el sistema X, esto podría hacer que falle el proyecto A; el proyecto Z depende del servicio Y, etc.
- Explicar cuánto tiempo tomará la entrega;
- Notificar a clientes e interesados con suficiente antelación, indicando que podrían ser menos reactivos durante la transferencia;
- Explicar a los líderes de la empresa qué se está transfiriendo concretamente al nuevo director de proyectos;
- Registrar los tiempos de entrega del proyecto.
En todos estos pasos es fácil comprender el papel fundamental que desempeña la gestión documental.
Para apoyar esta fase de transición, hemos incorporado en TWproject un sistema de gestión documental simple y flexible.
A diferencia de la gestión documental compleja que podría encontrarse en otros programas, la gestión documental en TWproject es deliberadamente esencial.
Con algunas técnicas potentes y sencillas puedes satisfacer la mayoría de las necesidades empresariales, como la confiabilidad y la facilidad de uso.
Al probar TWproject descubrirás un sistema inteligente para gestionar y archivar los documentos del proyecto y tenerlos siempre a mano.
Debe hacerse una última observación: cada director de proyectos tiene su propio estilo.
Por esta razón, el nuevo director de proyectos no necesita seguir necesariamente todo lo que hizo su predecesor, ni imitar su estilo de trabajo.
Algunas personas, especialmente los directores de proyectos más jóvenes, probablemente se sentirán obligadas a hacerlo, pero nuestro consejo es seguir su propio estilo y personalidad, sin forzarse.
«Quien pierde su individualidad lo pierde todo».
MAHATMA GANDHI
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