Una documentación de proyecto clara y detallada es esencial para el éxito del proyecto en sí.
¡Todo buen gestor de proyectos lo sabe bien!
De hecho, es necesario que esté constantemente actualizada para mantener el rumbo del proyecto.
Sin embargo, la redacción de la documentación del proyecto puede ser una tarea difícil y poco apreciada.
Para algunas organizaciones y proyectos existen incluso requisitos legales que deben cumplirse para la redacción y almacenamiento de documentos. Son requisitos obligatorios que, si no se respetan, pueden meter en problemas no solo al proyecto individual, sino a la empresa en sí.
ÍNDICE DE CONTENIDO
Todo claro entonces, la documentación del proyecto es importante y su correcta redacción y conservación es esencial.
Entonces, ¿cuál es el problema? El problema en realidad es muy simple: la mayoría de las personas odian recopilar documentación.
¡Es un proceso que consume mucho tiempo!
Se considera aburrido y a menudo es subestimado o ignorado no solo por los colaboradores que tienen que lidiar con él, sino también por las personas que lo solicitaron.
Cada proyecto es único y, por lo tanto, requiere una documentación única para ayudar a guiar el proyecto hacia una conclusión exitosa.
Por lo tanto, es muy importante identificar qué documentos son críticos para cada proyecto.
A continuación proporcionamos una simple clasificación de proyectos que podría ayudar a identificar la documentación relevante:
- Proyectos pequeños: estos proyectos duran de uno a cuatro meses. El énfasis está en la velocidad y la finalización del proyecto lo más rápido posible. Ejemplos de tales proyectos son la creación de un sitio web o simplemente una actualización de los sistemas existentes.
- Proyectos medianos: estos proyectos tardan hasta 12 meses en completarse y son el estándar para la mayoría de las empresas. No son tan rápidos y, por lo general, involucran proveedores externos. El nivel de riesgo y el control de cambios aumentan con respecto a los proyectos pequeños.
- Proyectos de gran dimensión: estos son los proyectos más grandes y complejos. Incluso puede llevar años completarlos. Un ejemplo de este proyecto es la construcción de un edificio.
Determinación de las necesidades de documentación del proyecto
Una pregunta importante que hay que hacerse para cada proyecto es: ¿cuál es la documentación mínima del proyecto necesaria?
De hecho, la documentación escrita requiere tiempo y dinero. Por lo tanto, el tamaño del proyecto tiene un impacto en la cantidad de documentos necesarios.
Además, el desarrollo de la documentación del proyecto se vuelve aún más crucial cuando se trabaja con la administración pública y las instituciones públicas.
Es, por ejemplo, el caso de los sectores médico, farmacéutico o de defensa.
Un estudio australiano de CSIRO (La Organización de Investigación Científica e Industrial del Commonwealth) enlace al sitio target = blank, que tomó en consideración a unas 350 empresas, encontró que la documentación incompleta causaba una reducción en la eficiencia del proyecto.
En los casos donde había muy poca documentación, los proyectos tuvieron una finalización promedio del 11% lo cual, huelga decirlo, es un porcentaje muy bajo.
Para los proyectos pequeños, por lo tanto, el énfasis está en los requisitos mínimos y la documentación mínima.
Los proyectos medianos gradualmente requieren más documentación, mientras que los proyectos grandes requieren el máximo esfuerzo documental porque requieren un alto nivel de comunicación y coordinación.
Crear la documentación adecuada
A veces los gestores de proyectos no quieren crear nuevos documentos para cada uno de sus proyectos.
Como alternativa, pueden usar una amplia gama de modelos de proyecto probados.
Esto permite que el gestor de proyectos tenga más tiempo para concentrarse en el proyecto real, en lugar de perder el tiempo desarrollando nuevos documentos desde cero.
Ya sea que el gestor de proyectos administre todo el ciclo de vida del proyecto o simplemente una fase, todavía tendrá que lidiar con detalles e información de varias fuentes.
Pensando en los aportes provenientes de clientes, usuarios y vendedores, en algún momento tendrá que escribir algo.
Específicamente, la documentación del proyecto se centra en:
- Definir el propósito y el alcance del proyecto;
- Identificar resultados y puntos clave;
- Documentar los parámetros técnicos y las tecnologías a utilizar;
- Abordar la forma en que el entregable se construirá o distribuirá;
- Evaluar elementos como calidad, alcance, recursos, riesgos, formación y costos;
- Documentar cualquier retroceso o evento inesperado que pueda ocurrir;
- Comunicar el progreso y actualizar a las partes interesadas del proyecto.
Una vez más podemos entender cuánto es fundamental la documentación correcta para el éxito de un proyecto.
Ya sean simples documentos en papel o documentación enviada en formato electrónico, es necesario planificar y desarrollar la documentación del proyecto antes de comenzar el proyecto en sí.
Por lo tanto, los gestores de proyectos deben prever el tiempo necesario para desarrollar estos documentos dentro de la planificación del proyecto y actualizar el plan cada vez que ocurra un cambio.
Qué se necesita documentar
Independientemente de la estructura de la organización, la capacidad de registrar y documentar todos los aspectos de un proyecto es vital para ser un gestor de proyectos exitoso.
Los informes, gráficos, documentos, solicitudes de cambio y actualizaciones de estado también deben mantenerse durante toda la vida de un proyecto y, muy a menudo, incluso más allá.
Es importante considerar lo siguiente para determinar qué incluir en la documentación:
- Documentación del cliente: un simple ejemplo es suficiente para este tema. Imagina que un cliente le pide al gestor de proyectos información sobre una decisión tomada hace un par de meses. El cliente afirma haber elegido claramente una dirección, pero la empresa ha decidido seguir otra. Una documentación clara sobre las reuniones con los clientes, con fechas, horarios y participantes específicos, ayudará a todos a recordar la decisión tomada y a aclarar cualquier malentendido.
- Documentos legales: Para algunos proyectos existen requisitos legales que exigen la elaboración de documentos específicos. Para proyectos públicos, por ejemplo, pueden ser necesarios procesos de supervisión y revisión para analizar un proyecto después de su finalización. Los requisitos legales de un proyecto deben estar claros desde el inicio del proyecto en sí.
- Documentación de procesos: los procesos importantes dentro de un proyecto deben estar documentados. Esta documentación también puede ser útil como recurso para cualquier proyecto futuro similar. En caso de duda, el mejor enfoque siempre es documentar.
- Documentación de cambios del proyecto: Las actualizaciones del proyecto son esenciales de documentar cuando los objetivos, o la ejecución del proyecto, cambian debido a factores internos o causas externas. Las partes interesadas también deben ser informadas de estos cambios y recibir la documentación pertinente.
Mejores prácticas de documentación
¿Cuáles son las mejores estrategias a utilizar para mantener una documentación eficaz, eficiente y oportuna? Aquí están las mejores prácticas:
- Tomarse el tiempo: muchas personas piensan que el calendario solo se usa para programar reuniones. ¡No es solo así! El calendario puede usarse para programar bloques de tiempo para reflexionar y para la redacción de un documento esencial para el proyecto. Necesitamos tomarnos un tiempo para escribir un documento oficial. Esto no puede suceder cuando sigues contestando el teléfono, escribiendo correos electrónicos y hablando con tus compañeros de trabajo. Del mismo modo, puedes planificar bloques de 10-15 minutos cada semana para revisar y actualizar la documentación.
- Ingresar los detalles correctos: dependiendo del objetivo de la documentación, esta debe contener más o menos detalles y, dependiendo del rol del público objetivo, los detalles deben ser de un tipo u otro. Por ejemplo, un ingeniero necesitará los detalles técnicos del proyecto, mientras que un gerente de marketing se centrará en otros factores. El gestor de proyectos debe considerar el nivel correcto de detalle en la documentación.
- Almacenamiento inteligente: la documentación debe ser fácil de identificar y de fácil acceso. Esto también incluye el uso de palabras clave claras y fácilmente identificables.
- Compartir: la documentación debe ser compartida y no debe guardarse individualmente en el PC del gestor de proyectos. Compartir la documentación, con los colaboradores adecuados, también te permite recibir comentarios constructivos si los cambios son necesarios.
- Actualización de la documentación: a medida que avanza el proyecto, es necesario asegurarse de que la documentación del proyecto se actualice correctamente. No hace falta decir que es una pérdida de tiempo escribir documentos iniciales y luego dejarlos en el olvido.
En conclusión, la documentación es sin duda un tema difícil para muchos gestores de proyectos, pero es una herramienta fundamental que en algunos casos incluso puede simplificar la ejecución del proyecto.
De ahí que sea importante darle el valor adecuado a la documentación del proyecto.
¡Es por eso que en TWproject hemos hecho la vida más fácil!
La gestión de documentos es un tema amplio, por lo que existen docenas de aplicaciones específicas (llamadas DMS).
En Twproject no queremos competir con estas herramientas específicas. De hecho, somos conscientes de que cada empresa tiene su propio sistema de almacenamiento de documentos, probado y estructurado.
Es por eso que hemos optado por mantener la gestión de documentos en lo esencial. Al mismo tiempo hemos decidido integrar este aspecto con algunas técnicas potentes y sencillas.
Por lo tanto, hemos creado un sistema inteligente para gestionar y archivar documentos de proyectos en Twproject.
Tus documentos siempre estarán a un clic de distancia de tus proyectos (y recursos, e incluso de incidencias).
Podrás conectarte y acceder a tus documentos de dos maneras:
- Subiendo un documento directamente a TWproject
- Creando un enlace a un archivo de ficheros
- Agregando un enlace, si ya tienes un repositorio de documentos,
De esta manera tendrás acceso a tus documentos directamente desde Twproject: un único lugar desde donde gestionar todo y poner todo a disposición del equipo.
Nada mal, ¿verdad?
Todo mientras trabajas, también de forma remota o accediendo desde el móvil.
En resumen, hemos intentado satisfacer todas las necesidades del PM para apoyar de manera concreta la necesidad de gestionar los documentos del proyecto.
¿Y cuál es tu relación con la documentación del proyecto?
¿Es una tarea difícil para ti o eres parte de los gestores de proyectos a los que no les cuesta lidiar con ello?
Danos tu opinión, pero sobre todo, cuéntanos cuáles son las necesidades al respecto.
Nos gustaría saber qué más podríamos implementar en el software para mejorar tu trabajo.
