Delegar actividades del proyecto es una tarea delicada, pero en la mayoría de los casos necesaria para gestionar proyectos complejos.
Trabajando solo, puedes realizar una cantidad limitada de trabajo. De hecho, las horas disponibles en un día son limitadas.
Sin embargo, con frecuencia, especialmente en el caso del gerente de proyecto, se requerirá hacer mucho más.
Esto puede generar una sensación real de presión y sobrecarga, llevando a situaciones de estrés e insatisfacción, o incluso a un agotamiento físico y mental.
Una de las formas más comunes de superar esta limitación es aprender a delegar el trabajo a otras personas.
Si se hace correctamente, puedes construir rápidamente un equipo de personas competentes y exitosas.
Por eso, la delegación es una habilidad tan importante en la gestión de proyectos.
De hecho, la delegación es la clave principal para maximizar la productividad de una sola persona.
El problema es que muchos gerentes no saben cómo delegar de forma efectiva, o no están dispuestos a hacerlo a menos que sea absolutamente necesario.
Pero no te preocupes: delegar actividades del proyecto es una habilidad que, como cualquier otra, se puede aprender y mejorar con el tiempo.
A continuación, te presentamos 7 recomendaciones clave para delegar eficazmente las actividades del proyecto.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Delegar actividades del proyecto: aprender a soltar
Para el gerente de proyectos, esto probablemente sea lo más difícil de poner en práctica.
El mayor problema al que se enfrentan la mayoría de los gerentes es, de hecho, la incapacidad para abandonar parte de su trabajo a favor de terceros.
A veces te sientes tan involucrado en el proyecto y en el cumplimiento de los plazos que rechazas la ayuda de otras personas.
En otros casos, se teme que nadie más tenga las habilidades o capacidades necesarias para realizar la tarea de forma efectiva. En ambos casos, terminamos sobrecargándonos y, paradójicamente, alejándonos del resultado positivo del propio proyecto.
Por eso, aprender a «soltar» se vuelve fundamental para el éxito del proyecto.
Pero, como en todas las cosas, el inicio puede parecer tan complicado que se pospone.
«Este proyecto es demasiado importante… esta vez lo completo yo; la próxima vez quizás delegue…» (Y la próxima vez nunca llega.)
Entonces, una sugerencia para comenzar con este proceso es dar pequeños pasos: delegar primero solo las actividades más pequeñas y básicas, y luego avanzar progresivamente.
Delegar actividades del proyecto: establecer un sistema de prioridades
Obviamente, este sistema variará según la experiencia, el sector y los tipos de actividades que normalmente se gestionan.
Sin embargo, en términos generales, puede ser útil crear categorías basadas en el grado de esfuerzo requerido por una tarea y el grado de especialización necesario.
La categoría de mayor especialización debe contener actividades que el gerente de proyectos deberá ejecutar personalmente, mientras que las de menor especialización pueden delegarse.
El grado de compromiso es un buen punto de referencia para identificar las actividades más importantes a delegar: por ejemplo, delegar la responsabilidad de una tarea de alta intensidad y baja especialización ahorrará mucho tiempo al gerente de proyectos.
Para definir el enfoque adecuado, la matriz de Eisenhower, o matriz de Covey, resulta muy interesante y la analizaremos en un artículo futuro.
Lo que quisimos implementar en TWproject (en línea con este aspecto) es la posibilidad de planificar la prioridad adecuada para cada asignación.
Gracias a esto, el gerente de proyectos puede ver las asignaciones de la semana, modificar su prioridad o eliminar los puntos de cambio, y hacerlo para cada recurso involucrado en el grupo de trabajo.
Y no solo eso: Twproject muestra las asignaciones por prioridad siempre que sea posible, incluso para cada participante individual. De esta manera, cada miembro del proyecto puede visualizar y supervisar las prioridades de sus propias asignaciones.
Delegación de actividades del proyecto: Evalúa las fortalezas del equipo y los empleados
Un gerente de proyectos debe conocer las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo, incluido su rango actual y potencial de habilidades.
Al delegar, debes evaluar a tu equipo y asignar tareas a quienes posean las habilidades más relevantes para esa actividad.
Parece obvio, pero el error en el que caen muchos es delegar a quienes tienen la carga de trabajo más ligera o donde resulte más conveniente.
Además, también es importante ser constante. Por ejemplo, delegar el mismo tipo de tarea al mismo miembro del equipo aumentará su disposición para realizar esas tareas.
Delegación de actividades del proyecto: Incluye siempre instrucciones
Aunque el proceso parezca obvio a los ojos de un gerente de proyectos, debes asegurarte de incluir las instrucciones para cada actividad que se vaya a delegar.
Si tienes preferencias específicas sobre cómo debe realizarse la tarea, esta información debe incluirse. Si hay una fecha límite u objetivos estrictos, esto debe quedar claro.
Incluir detalles e instrucciones sencillas desde el inicio evitará gran parte de la brecha comunicacional y permitirá que el colega realice las tareas de forma efectiva.
Aquí, entonces, insertar un documento específico, visible únicamente para el operador con las indicaciones de la actividad, toma solo unos minutos con Twproject, pero su beneficio es duradero.
Esta acción estratégica proactiva será definitivamente valorada por los colaboradores.
Delegación de actividades del proyecto: Enseña nuevas habilidades
La ausencia de alguien en el equipo capaz de realizar cierta actividad no significa que el trabajo no pueda delegarse.
¿Lo has pensado alguna vez?
La mayoría de las habilidades pueden aprenderse, así que no temas enseñarlas como parte del proceso de delegación.
Aunque la asignación inicial de las primeras tareas tome más tiempo del que realmente se ahorre, esto debe verse como una inversión.
Al transferir estas habilidades, será posible asignarle todas las actividades similares a ese individuo en el futuro, ahorrando así más tiempo a largo plazo.
Delegar actividades del proyecto: confiar está bien, comunicar es mejor
Una vez que se ha delegado una tarea, es correcto confiar en el colaborador.
Esto permitirá que la persona realice su trabajo de forma serena.
Sin embargo, no temas intervenir de vez en cuando para verificar que la actividad avanza según lo planeado.
Por ejemplo, si la delegación se realizó hace una semana, es razonable confiar en que el miembro del equipo está trabajando en la tarea, pero activar una comunicación directa no constituye un error.
Esto fomenta la confianza y el respeto dentro del equipo y ayuda a prevenir interrupciones en la comunicación o malentendidos.
Delegar actividades del proyecto: utiliza retroalimentación
La retroalimentación es la parte más importante del proceso de delegación y funciona en ambas direcciones.
Si los colaboradores han realizado bien una tarea, es conveniente agradecérselo; si el trabajo no se hizo de la mejor manera, es recomendable ofrecerles una crítica constructiva para evitar cometer los mismos errores en el futuro.
Asimismo, los miembros del equipo también deben compartir sus retroalimentaciones y opiniones sobre cómo funciona el proceso de delegación.
Este es un momento fundamental para determinar si el gerente de proyectos está proporcionando suficiente información y si las actividades adecuadas están asignadas a las personas adecuadas.
Delegar no siempre es fácil, pero cuanto antes comiences, antes desarrollarás las habilidades necesarias para hacerlo de forma efectiva.
A primera vista, delegar puede parecer más problemático de lo que realmente es, pero al hacerlo de forma efectiva es posible ampliar considerablemente la cantidad de trabajo que se puede gestionar.
¿Delegas con regularidad en tu trabajo? ¿Cómo gestionas el proceso de delegación? Cuéntanos tu experiencia.
