Gestionar las rutas críticas del proyecto es un desafío para todos los gestores de proyectos. De hecho, en cada proyecto puedes tener cientos de tareas con decenas de dependencias e interdependencias.
Aunque todas son útiles, no todas las tareas tendrán un impacto decisivo en el proyecto. Por lo tanto, puede resultar muy difícil identificar las tareas más importantes, aquellas que, si no se consideran adecuadamente, afectarán a todo el proyecto.
En otras palabras, hablemos de las tareas de las que realmente debes preocuparte (y que, por lo tanto, formarán parte de las rutas críticas) para asegurarte de cumplir con los plazos y con las tareas y actividades críticas.
El método de la ruta crítica es una técnica de gestión de proyectos creada en los años 50, que nos permite identificar las tareas importantes y mantener el proyecto en curso.
Desde diagramas dibujados a mano hasta software automatizado, el método de la ruta crítica se ha convertido en una parte esencial de la planificación de proyectos.
El método de la ruta crítica, también llamado CPM, es una técnica de gestión de proyectos para la planificación de procesos. Define las actividades críticas y las no críticas, con el objetivo de prevenir problemas durante todo el ciclo de vida del proyecto.
El CPM es ideal para proyectos compuestos por muchas actividades que interactúan entre sí de forma compleja.
Al aplicar el CPM, existen varios pasos que pueden resumirse de la siguiente manera:
- Define las tareas requeridas e ingresa cada una en una lista ordenada y secuencial.
- Crea un diagrama de flujo u otro tipo de diagrama que muestre cada actividad en relación con las demás.
- Identifica las relaciones y rutas críticas y no críticas entre las actividades.
- Determina el tiempo esperado de finalización o ejecución para cada actividad.
- Identifica o analiza alternativas para las rutas más críticas.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
¿Qué es el método CPM?
El concepto de CPM es bastante sencillo y se ilustra mejor mediante un gráfico de proyecto.
El gráfico del proyecto resulta útil como medio para representar, de forma visual y clara, todas las interrelaciones y dependencias.
En primer lugar, se enumera todo el trabajo necesario para completar un proyecto con un símbolo único, como una letra o un número, el tiempo requerido para ejecutar la tarea y sus requisitos previos.
Por comodidad, en la representación gráfica y como control de ciertos tipos de errores en los datos, las actividades solo pueden representarse cuando ya se hayan listado todas las anteriores. Concretamente, la actividad A precede a B, B precede a C y C precede a A.
Cada actividad se dibuja en el diagrama como un círculo, con su símbolo de identificación y su duración, que aparecen dentro del círculo.
Las relaciones de secuencia se indican mediante flechas que conectan cada círculo / actividad con aquellas que le siguen inmediatamente, apuntando las flechas hacia estas últimas.
Por comodidad, todos los círculos / actividades sin predecesores se conectan a un círculo marcado como «Inicio»; mientras que todos los círculos / actividades sin sucesores se conectan a un círculo marcado como «Fin».
Los círculos «Inicio» y «Fin» pueden considerarse actividades de duración cero.
En general, el gráfico representa distintos «caminos de flechas» desde Inicio hasta Fin. El tiempo necesario para recorrer cada ruta es la suma de los tiempos asociados a todas las actividades de dicha ruta.
La ruta crítica es, por tanto, el camino más largo, en términos de tiempo, desde el círculo «Inicio» hasta el círculo «Fin», e indica el tiempo mínimo necesario para completar todo el proyecto.
Solo al encontrar formas de reducir las tareas a lo largo de la ruta crítica podrás reducir el tiempo total del proyecto. El tiempo requerido para ejecutar trabajos no críticos es, de hecho, irrelevante desde el punto de vista del tiempo total del proyecto.
En promedio, solo alrededor del 10 % de las tareas en proyectos grandes son críticas.
Por supuesto, si encuentras una forma de acortar una o más actividades críticas, no solo se reducirá el tiempo total del proyecto, sino que la propia ruta crítica podría cambiar y algunas actividades previamente no críticas podrían volverse críticas.
Los primeros 3 pasos clave en el método de la ruta crítica
1) Especificar cada actividad
Mediante la estructura de desglose del trabajo o WBS, es necesario identificar cada actividad involucrada en el proyecto.
Esta lista de actividades específicas debe incluir únicamente actividades de un nivel superior, de carácter genérico.
Cuando se usan actividades demasiado detalladas, el análisis de la ruta crítica puede volverse demasiado complejo de gestionar y mantener.
Una WBS subdivide entonces el proyecto en secciones manejables.
El primer paso consiste en identificar los resultados principales de un proyecto y, a partir de ahí, comenzar a dividir las actividades en bloques de trabajo más pequeños y detallados.
Puedes elegir cómo mostrar una estructura para descomponer el trabajo; algunas personas usan una estructura de árbol, mientras que otras usan listas o tablas.
2) Establecer dependencias o secuencias de actividades
Algunas actividades dependerán de la finalización de otras.
La lista de predecesoras inmediatas de cada actividad ayudará a identificar el orden correcto.
Para identificar correctamente las actividades y sus precedencias, deben formularse las siguientes tres preguntas para cada actividad derivada del primer paso:
- ¿Qué actividad debe realizarse antes de que tenga lugar esta actividad?
- ¿Qué actividades deben finalizarse al mismo tiempo que esta actividad?
- ¿Qué actividades deben realizarse inmediatamente después de esta actividad?
3) Dibujar el diagrama
Una vez identificadas las actividades y sus dependencias, es posible trazar el gráfico de análisis de la ruta crítica, conocido como diagrama de red.
El diagrama de red es una representación visual del orden de las actividades según sus dependencias.
Los otros pasos clave en el método de la ruta crítica
4) Estimación del tiempo de finalización de la actividad
Usando la experiencia previa o el conocimiento de un miembro experimentado del equipo, es necesario evaluar el tiempo necesario para completar cada actividad.
Puedes usar el método de estimación de tres puntos o PERT, diseñado para otorgar mayor peso al período de tiempo más realista.
En la estimación de tres puntos, es necesario elaborar tres estimaciones de tiempo para cada actividad, basadas en la experiencia previa o en las mejores hipótesis.
Este método presenta fórmulas para calcular la duración del tiempo con mayor precisión:
- a = la mejor estimación
- m = la estimación más probable
- b = la peor estimación
Estos tres valores identifican lo que ocurre en un estado óptimo, lo que es más probable y lo que ocurre en el escenario más desfavorable.
Una vez que hayas identificado estos valores, puedes usarlos en distintas fórmulas.
5) Identificar la ruta crítica
Al observar el diagrama e identificar simplemente la ruta más larga en toda la red, se identificará la ruta crítica, es decir, la secuencia más larga de actividades en la ruta.
Asegúrate de buscar la ruta más larga en términos de duración, no la ruta con mayor cantidad de actividades.
6) Actualizar el diagrama de la ruta crítica según el avance
A medida que avanza el proyecto, se conocerá el tiempo real necesario para completar cada actividad.
Luego, se puede actualizar el diagrama de red incluyendo esta información, en lugar de seguir utilizando únicamente las estimaciones.
Con la actualización del diagrama una vez que surja nueva información, se puede recalcular una ruta crítica distinta.
También tendrás una visión más realista de la fecha de finalización del proyecto y podrás determinar si este va según lo planeado inicialmente o con retraso.
Beneficios y limitaciones del método de la ruta crítica
Como cualquier método, incluso la ruta crítica tiene ventajas y desventajas.
A continuación se enumeran algunas ventajas del método de la ruta crítica:
- Vista gráfica del proyecto.
- Identifica y hace visibles las dependencias.
- Ayuda en la planificación, programación y control del proyecto.
- Ayuda en la planificación de emergencias y la gestión de riesgos.
- Muestra la ruta crítica e identifica las actividades críticas que requieren atención especial, resaltando la duración total, así como la fecha de finalización del proyecto.
- Indica dónde actuar para devolver el proyecto al camino correcto.
Aunque la ruta crítica es una herramienta muy útil para planificar el proyecto, también presenta algunas limitaciones y desventajas:
- Como el método de la ruta crítica es una herramienta óptima de planificación, siempre supone que todos los recursos están disponibles para el proyecto en todo momento.
- No considera las dependencias entre recursos.
- Presta menos atención a una serie de actividades no críticas, aunque en ocasiones estas puedan volverse críticas.
- Los proyectos basados en la ruta crítica a menudo no se completan dentro de la duración aprobada.
En conclusión, el método de la ruta crítica ha ayudado a muchos gerentes de proyectos a desarrollar y gestionar sus programas.
En el método de la ruta crítica, la ruta con mayor duración se conoce como ruta crítica.
Durante la ejecución del proyecto, el énfasis principal estará en esta ruta.
Como gerente de proyectos, tendrás que supervisar el diagrama de red y tomar medidas correctivas oportunas cuando sea necesario.
