La idea de cómo gestionar un equipo que trabaja de forma remota hasta hace apenas 20 años era pura locura.
Internet ha cambiado la historia, y las empresas se están adaptando a ello.
En el mundo moderno, en constante cambio y en rápido desarrollo, es casi imposible imaginar algo estable y estático.
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La comunicación, el trabajo en equipo y la sociedad misma han cambiado radicalmente.
De hecho, hoy en día un número cada vez mayor de empresas y profesionales independientes ofrecen sus servicios a nivel global, transformando el entorno de trabajo virtual de una mera excepción a la normalidad.
Esta tendencia ofrece innumerables oportunidades para profesionales y empresas de todos los rincones del mundo.
En Italia, un número creciente de empresas está implementando procesos de trabajo remoto, trasladando parte del personal a trabajar de forma remota.
Gestionar un equipo de forma remota de manera eficiente es, por tanto, el nuevo desafío para los gestores de proyectos.
A continuación, se presenta una serie de recomendaciones para ayudar al gestor de proyectos a organizar y gestionar un equipo que trabaja de forma remota.
Cómo gestionar un equipo que trabaja de forma remota: Elige los miembros adecuados para el equipo
Todos sueñan con trabajar desde casa, pero solo unos pocos pueden hacerlo.
En realidad, trabajar de forma profesional y sin verse abrumado por las actividades cotidianas no es fácil.
En una oficina tradicional, el entorno es necesariamente más social. Se interactúa con los colegas también porque evitarlos es prácticamente imposible.
Algunas personas necesitan ese nivel adicional de responsabilidad social para trabajar adecuadamente.
Pero también hay otras personas que se autorregulan bastante bien.
Ellas organizan su carga de trabajo y se mantienen alineadas con el equipo de trabajo.
Pueden hacerlo incluso de forma remota.
Por lo tanto, es fundamental contratar a este segundo tipo de trabajador en un equipo que debe realizar su labor de forma remota.
Esta persona no necesita estar físicamente con otros para cumplir adecuadamente con su tarea.
Los equipos remotos eficaces están compuestos por individuos autodisciplinados que pueden completar sus tareas a tiempo sin requerir una supervisión estrecha.
Estos trabajadores deben participar activamente en la comunicación.
Tienen que saber que una comunicación clara, detallada y continua es vital para un equipo sano.
Trabajarán duro y harán todos los esfuerzos necesarios para interactuar con el resto del equipo todos los días.
En general, sin embargo, es mucho más fácil aparentar ser un trabajador profesional en Internet que en la vida real.
Por lo tanto, antes de contratar a alguien, debes asegurarte de su experiencia, conocimientos y conocimiento del sector.
Pero ¿cómo sabes si una persona es realmente la adecuada para el puesto?
Una posible y sencilla solución es comenzar con una prueba.
Solo tomará un par de semanas descubrir si el trabajador es válido para el proyecto o si es mejor buscar otro empleado.
Cómo gestionar un equipo de trabajo remoto: la comunicación es clave
Una comunicación clara y regular es la clave del éxito de cualquier trabajo en equipo.
En el caso de equipos remotos, la interacción continua y fluida es la savia vital.
Hoy en día existen muchos servicios y herramientas gratuitos o de pago que facilitan la gestión del equipo virtual.
Según el propósito de la comunicación y su nivel de urgencia, puedes elegir la herramienta más adecuada para los miembros del equipo.
En Twproject hemos creado una herramienta muy popular para discusiones empresariales, tanto formales como informales: el chat.
Su uso entre nuestros clientes fue inmediatamente valorado y ampliamente adoptado.
El chat de TWproject fue diseñado e implementado para centralizar todas las comunicaciones.
Un solo lugar para comunicarse, hablar sobre proyectos individuales y conservar el historial de lo ocurrido.
Y no solo eso. De hecho, con frecuencia ocurre que en las discusiones surgen actividades por realizar, ya sea no planificadas o ya planificadas.
Aquí es donde, gracias al chat de TWproject, es posible marcar cualquier mensaje y convertirlo en una tarea o incidencia.
Charlar con colegas, incluso sin hablar siempre de trabajo, ciertamente no perjudica el proceso.
Al contrario, ayudará a que las personas se vinculen más estrechamente, tal como lo hace un equipo. Les ayudará a sentirse importantes para los demás miembros del equipo.
Por esta razón, en TWproject los chats también pueden crearse únicamente entre colegas.
Porque si es cierto que a todos les gusta hablar sobre el trabajo, también lo es que a veces puedes mantener la relación incluso discutiendo una buena película.
Para mejorar la lectura de los chats, el registro de estos chats solo es visible para los participantes.
El chat de Twproject está incluido gratuitamente en todos los planes. (un ahorro adicional, además del tiempo)
Así que, si normalmente la mejor estrategia es tenerlo todo en un solo lugar, hay casos en los que necesitas usar otras herramientas de comunicación.
Esto ocurre cuando las situaciones se vuelven complejas: hay problemas que deben gestionarse «cara a cara».
Skype, Google Hangouts, GoToMeeting u otro software de videoconferencia son esenciales para una colaboración remota exitosa.
A veces necesitas ver las emociones de una persona y hablar directamente con ella para entender cómo van las cosas.
Sirve para saber qué está ocurriendo realmente del otro lado.
También es recomendable planificar reuniones periódicas, semanales o mensuales.
La frecuencia dependerá de la frecuencia de comunicación con el equipo.
De esta manera, es posible comprender el espíritu con el que los colaboradores están trabajando.
Ayudará al gerente de proyecto a asegurarse de que el equipo esté alineado con los objetivos del proyecto.
Cómo gestionar un equipo de trabajo remoto: Seguimiento y reportes de avances
Las herramientas utilizadas para la comunicación y el control dentro del equipo son importantes, pero no afectan el éxito del proyecto en el que estás trabajando.
El éxito del proyecto depende, de hecho, siempre de las personas contratadas y de la forma en que se estructura el proceso general de trabajo.
Al trabajar con un equipo remoto, la respuesta a una pregunta del gerente de proyecto puede no ser inmediata.
A veces el gerente de proyecto podría esperar varias horas antes de recibir una respuesta. Esto se debe, por ejemplo, a una diferencia horaria.
Por eso es necesario implementar un sistema sencillo y transparente para el seguimiento y reporte de avances.
Cada profesional debe tener una visión clara y comprensión del paso que está dando y de lo que vendrá después.
Herramientas de gestión de equipos remotos como Twproject ayudan a todos los miembros del equipo a estar en la misma sintonía.
También pueden obtener la asistencia de la persona adecuada cuando sea necesario.
Estas herramientas suelen ayudar a las personas a:
- mantenerse organizadas;
- planificar el trabajo de forma efectiva;
- ser más productivas.
La definición clara de roles, objetivos y expectativas ayuda a cada miembro del equipo a realizar sus tareas de forma más productiva e independiente.
¿Cómo gestionar un equipo que trabaja de forma remota?: La importancia de la retroalimentación
Toda relación sana se basa en la confianza y la comunicación.
La gestión de equipos remotos no es una excepción a esta regla.
El gerente de proyecto debe conocer las expectativas del equipo.
Asimismo, los colaboradores deben saber con exactitud qué espera el gerente de proyecto de ellos.
Es fácil perder motivación y «el rumbo» al trabajar lejos del resto del equipo y cuando la comunicación no es óptima.
Por eso, desarrollar una escucha empática es fundamental.
Un buen gerente de equipos remotos no debe preocuparse únicamente por la finalización de las tareas.
También debe mostrar un interés genuino en el bienestar general de los miembros del equipo!
Interésese por su satisfacción laboral y esté atento a cualquier otra expectativa.
La autorregulación de un empleado es indispensable para el trabajo remoto.
No durará indefinidamente sin una comunicación adecuada, retroalimentación e interacción.
Además, incluso solicitar regularmente retroalimentación al equipo es fundamental.
Si las personas fueron contratadas preparadas y disponibles, ¿por qué no preguntarles qué tan satisfechas están con el desarrollo de las actividades?
¿Por qué no preguntarles cuáles son sus ideas sobre posibles mejoras en los procesos empresariales?
Una nueva perspectiva o una idea proveniente del equipo remoto puede mejorar notablemente el desarrollo del proyecto.
Cómo gestionar un equipo de trabajo remoto: Reuniones presenciales
El mundo de la tecnología es excelente y puede hacer casi cualquier cosa posible.
Pero somos seres humanos, y para nosotros la «relación» es un elemento fundamental.
En la era de la tecnología, el otro lado de la moneda se está mostrando en toda su plenitud.
Es la desventaja digital más grande y menos evidente… hablamos de la soledad.
El trabajador remoto está solo.
Y si al principio, cuando se forma el equipo, puede ser una oportunidad para iniciar las actividades con mayor concentración, a largo plazo este aspecto puede convertirse en un boomerang.
Por eso, las actividades de integración de equipos remotos son tan importantes como las que se realizan con personas que trabajan físicamente en una misma empresa.
Si la empresa lo permite, ¡deben realizarse reuniones presenciales, incluso si son solo anuales!
Son ideales para aumentar la cohesión y la cercanía del equipo.
La conectividad que se logra en persona es difícil, por no decir imposible, de reproducir de forma digital.
Incluso para el propio gestor de proyectos, estas reuniones presenciales pueden resultar útiles.
Conocer personalmente a colegas de distintas culturas te ayudará a comprenderlos mejor.
Además, la gestión general será más sencilla.
Gestionar equipos remotos es sin duda un reto.
De forma remota, organizar el proceso de trabajo, supervisar las actividades de los miembros del equipo y llevar un seguimiento del flujo de trabajo es mucho más difícil que en una oficina.
Sin embargo, los sencillos consejos de este artículo te ayudarán en esta tarea.
De esta manera, será posible contar con un grupo de empleados leales, trabajadores, productivos y satisfechos que contribuirán a alcanzar los objetivos de la empresa de forma rápida.
¿Alguna vez has tenido experiencia en gestionar un equipo a distancia?
¿Qué tipo de problemas enfrentaste? ¿Qué fue lo que más te gustó?
Cuéntanos sobre tu experiencia.
