A menudo se confunden proyectos con procesos.
Algunos podrían argumentar que esto es solo una cuestión de semántica y que decir “proyecto” en lugar de “proceso” no cambia mucho.
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De hecho, hay algunas áreas donde proyectos y procesos pueden superponerse (por eso surge la confusión), pero también existe una diferencia esencial que impacta la forma en que se gestionan las actividades en un caso u otro.
Proyecto vs. proceso: la definición
Una definición reconocida es que:
Los proyectos se refieren a acciones nunca realizadas antes, mientras que los procesos son acciones que se realizan repetidamente.
Un proyecto consiste en crear algo nuevo o implementar un cambio. Por otro lado, un proceso está diseñado para crear valor ejecutando repetidamente una actividad.
En un proyecto, los objetivos y planes pueden ser modificados por las partes interesadas. Los procesos, por otro lado, son procedimientos establecidos para el trabajo y generalmente solo pueden modificarse con planificación e inversiones.
De hecho, idealmente se necesita un proyecto para cambiar un proceso establecido dentro de una organización.
Un proyecto es temporal porque tiene una fecha de inicio y fin definidas, y por lo tanto un alcance y recursos definidos.
Además, un proyecto es único en el sentido de que no es una operación rutinaria, sino un conjunto específico de operaciones diseñado para lograr un objetivo singular.
Los proyectos están diseñados para crear cambios.
Por otro lado, los procesos están diseñados para resistir el cambio porque establecen un flujo de trabajo repetible y ejecutable.
Proyecto vs. proceso: los puntos en común
Tanto los procesos como los proyectos buscan lograr algo mediante una secuencia de actividades planificadas.
En general, ambos necesitan equipos y recursos que puedan ejecutarlos.
Además, pueden coexistir, como en el caso donde las personas trabajan en procesos y tienen un proyecto en curso.
Proyecto vs. proceso: las diferencias
Cabe destacar que entre proyectos y procesos existe una diferencia significativa: la frecuencia con la que se repite la actividad.
Los proyectos son, de hecho, de una sola vez, aunque hay casos en los que los proyectos se vuelven repetibles.
En esta situación, si el proyecto se vuelve repetitivo, se convierte en un proceso.
Los procesos son, de hecho, repetibles y crean valor produciendo una salida determinada bajo demanda.
El hecho de que las actividades se repitan significa que es posible amortiguar eficientemente el esfuerzo de planificación gracias a las muchas repeticiones.
En cambio, en el caso de un proyecto ya planificado, el esfuerzo debe ser repagado por el resultado de la única vez que se realiza.
Al tratar con un proyecto, gran parte del esfuerzo se destina a la planificación inicial. Después de esta etapa, el esfuerzo se centra en verificar que todo siga el plan.
El proceso funciona de manera diferente. De hecho, puedes revisar el resultado de un proceso y aprender de él, puedes hacer cambios al proceso y puedes experimentar y ver qué funciona y qué no.
El “esfuerzo de gestión” está menos enfocado en mantener las cosas en orden y se orienta más a aprender cómo optimizar el proceso.
Así que esta es la gran diferencia respecto al “esfuerzo de gestión” en proyectos y procesos.
Más diferencias entre proceso y proyecto
Además de esto, los proyectos y los procesos se supervisan de manera diferente, lo que hace que la mayoría de las herramientas sean incompatibles para gestionar ambos.
Los proyectos son supervisados por una autoridad principal, generalmente un gerente de proyecto, que guía el proyecto hacia su objetivo.
Los procesos, en cambio, son gestionados por todas las personas involucradas en el flujo de trabajo en curso. En otras palabras, son acciones cotidianas que se formalizan con el objetivo de mejorar la eficiencia y la productividad generales.
La gestión de proyectos es una metodología consolidada para gestionar y ejecutar cambios dentro de una organización.
Es interesante ver que la gestión de proyectos en sí misma es un proceso definido y repetible. En última instancia, todo el trabajo implica un proceso y la gestión de proyectos funciona de la misma manera.
La gestión correcta del proyecto se lleva a cabo según principios y procedimientos bien definidos que permiten gestionar cambios organizacionales y nuevas iniciativas.
Es simplemente un proceso muy específico y cuidadosamente diseñado que se repite y se realiza cada vez que la empresa realiza un cambio importante y está haciendo algo nuevo por primera vez.
El proceso de implementar estos cambios se llama gestión de proyectos y cada cambio debe ser gestionado como un proyecto.
Proyectos, proyectos y Twproject
Todo lo dicho hasta ahora muestra que hay varias razones para extender la gestión de proyectos con procesos; a menudo, los proyectos o los procesos se presentan como alternativas para las necesidades organizacionales del equipo.
Con Twproject puedes obtener beneficios de ambos, en una solución integrada.
Seguramente ha ocurrido con el tiempo repetir algunos de los proyectos de la empresa y estandarizarlos y transformarlos en “procesos de negocio”.
Bueno, en nuestro software puedes encontrar la solución a esta situación …. ¡Y muchas otras!
En TwProject, la herramienta integrada para gestionar procesos de negocio amplía enormemente la posibilidad de modelado en relación con el árbol de proyectos. Mejora la usabilidad incluso para casos complejos, manteniendo la organización basada en el proyecto.
En nuestras reuniones con clientes, a menudo presentamos dos formas según las cuales pueden modelar sus procesos de negocio:
- con los proyectos, destinados a dar una estructura mínima al trabajo y recopilar la mayor cantidad de retroalimentación, worklog, etc.,
- usando modelos de procesos de negocio, que son flujos de trabajo. Los flujos de trabajo son más rígidos pero más precisos. Son más complejos de planificar, pero a menudo más fáciles para el usuario final, que solo tiene que decir “adelante” en sus tareas cuando corresponde.
En conclusión, podemos decir que no hay diferencia de importancia entre un proyecto y un proceso. De hecho, todos desempeñan un papel importante en el logro de objetivos dentro de una organización y es necesario asegurarse de que ambos se utilicen adecuadamente.
Los procesos son procedimientos continuos y repetidos que ayudan a lograr objetivos de negocio, mientras que los proyectos son formas de cambiar procesos, lanzar nuevos productos o hacer cambios dentro de la organización para desarrollar los objetivos de nuevas maneras.
¿Ya conocías la diferencia entre un proyecto y un proceso? ¿Hay alguna otra diferencia que consideres relevante? Danos tu opinión.
