Gestión de un proyecto sin fines de lucro

La participación de las organizaciones sin fines de lucro en el crecimiento del sector industrial y en los servicios de las sociedades occidentales ha aumentado considerablemente en los últimos años.

Algunos de los problemas sociales y económicos surgidos en el contexto del desarrollo sostenible ya han sido experimentados por este tipo específico de organizaciones.

Sin embargo, en el campo de la Gestión de Proyectos, la literatura científica centrada en la gestión de proyectos en organizaciones sin fines de lucro parece ser escasa.

De hecho, es difícil encontrar datos y factores de análisis sobre las prácticas de gestión de proyectos en el sector sin fines de lucro.

Al mismo tiempo, es cierto que, para la gran mayoría de estas organizaciones, los proyectos parecen ser la forma fundamental de desarrollar su actividad.

Aunque los principios de gestión de proyectos, las mejores prácticas y los estándares son aplicables a una amplia gama de proyectos, existen diferencias entre los proyectos con fines de lucro y los sin fines de lucro.

Las empresas y organizaciones deben, por lo tanto, adaptar estos elementos a sus proyectos y a su sector específico.

Veamos hoy cómo gestionar un proyecto sin fines de lucro.

 

Qué son exactamente las organizaciones sin fines de lucro

El término «organización, entidad o asociación sin fines de lucro» es una palabra que forma parte del lenguaje que usamos a diario.

Este tipo de organizaciones forman parte del Tercer Sector y tienen la particularidad de tener objetivos solidarios e intentar alcanzar su misión sin lucro. Básicamente, cubren las lagunas de un Estado que no siempre es capaz de proporcionar el apoyo social adecuado o la contribución adecuada al bienestar cultural, etc. …

En Italia, las empresas sin fines de lucro han aumentado exponencialmente en los últimos años, lo que ha llevado a una verdadera reforma del tercer sector.

El último Informe del ISTAT presentado en diciembre de 2017 sobre 340,000 instituciones sin fines de lucro, más de 5 millones de voluntarios y 788 mil empleados.

Diferencias entre un proyecto sin fines de lucro y proyectos con fines de lucro
¿La gestión del proyecto sin fines de lucro es diferente?

No es que la gestión del proyecto sin fines de lucro sea diferente de la gestión del proyecto con fines de lucro, sino que el contexto organizativo es extremadamente diferente.

La gestión de proyectos en las organizaciones sin fines de lucro difiere en algunos aspectos. Veamos dónde.

En primer lugar, la mayoría de las actividades son realizadas por voluntarios. Este aspecto, por lo tanto, coloca al líder del proyecto ante nuevos y diferentes desafíos en cuanto a la gestión de los recursos humanos. Además, las jerarquías tienden a ser menos estructuradas, obligando a los gerentes de proyecto a depender mucho más de la influencia y el liderazgo.

Aunque la planificación estratégica, la gobernanza, los procesos y los indicadores clave de rendimiento son adoptados por organizaciones sin fines de lucro estructuradas y maduras, la situación está cambiando. De hecho, la realidad es diferente para un gran número de organizaciones que tienen un impacto negativo en la cartera y tienen que ver con la gestión de proyectos con prioridades cambiantes.

Incluso los ciclos de vida del presupuesto y la gestión de las finanzas cambian. Suelen ser menos predecibles porque las organizaciones sin fines de lucro dependen de donaciones y subvenciones. Los fondos restringidos, las restricciones y las regulaciones legales añaden un nivel adicional de complejidad en la gestión del proyecto. La financiación, las subvenciones o las donaciones, la adquisición de equipos de proyecto (es decir, voluntarios) son solo algunos ejemplos de necesidades reales.

Además, en las organizaciones sin fines de lucro, la gestión de partes interesadas es aún más importante y crítica. Esto se debe a que las organizaciones sin fines de lucro a menudo interfieren con gobiernos, empresas privadas, agencias reguladoras, comunidades y más.

Similitudes entre un proyecto sin fines de lucro y un proyecto con fines de lucro

También hay, obviamente, algunas similitudes en la gestión de proyectos para una organización tradicional y una organización sin fines de lucro.

De hecho, ambos tipos de proyectos requieren un plan que identifique los objetivos, defina el propósito, asigne tareas y tenga criterios de resultados medibles.

Los proyectos requieren un programa con detalles de actividades, dependencias, asignaciones y revisiones periódicas, ya que el resultado final es alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.

En cualquier caso, los gerentes de proyecto de ambos sectores tienen que lidiar con la adquisición de recursos y su gestión.

El costo real del proyecto es fundamental en el análisis y podría ser el criterio decisivo en una evaluación.

Gestionar un proyecto sin fines de lucro es tan desafiante como un proyecto con fines de lucro. Por eso se vuelve esencial activar Herramientas de Gestión de Proyectos para planificar, hacer seguimiento de costos y gestionar el tiempo y los recursos.

La comunicación efectiva con las partes interesadas clave es esencial.

Los riesgos deben ser identificados y gestionados.

¿En qué aspectos debes centrarte especialmente al gestionar un proyecto sin fines de lucro?

El gerente de proyecto en una organización sin fines de lucro debe prestar especial atención a los siguientes elementos:

• Identificación de las partes interesadas del proyecto
• Análisis en profundidad de las partes interesadas e identificación de aquellos con mayor influencia en el proyecto
• Producir una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)
• Seleccionar miembros del equipo del proyecto basándose en las habilidades necesarias y estructurar un plan de capacitación para los recursos que necesiten capacitación
• Empoderar a los miembros del equipo y a las partes interesadas, si es necesario, construyendo una matriz de asignación de responsabilidades
• Definir el diagrama de Gantt del proyecto para mantener un ojo en la contribución de cada recurso
• Comunicar el método por el cual se llevará a cabo el monitoreo y control del proyecto y sus actividades
• Organizar una reunión de inicio al comienzo de cada proyecto en la que se expondrá toda la información citada anteriormente y en la que se responderán a cualquier duda o objeción

En conclusión, podemos decir, por lo tanto, que las organizaciones sin fines de lucro tienen características similares a las organizaciones tradicionales. Al mismo tiempo, presentan objetivos muy diferentes que inevitablemente influyen en cómo se gestionan los proyectos.

En las ONG, los proyectos existen y a menudo son la base de su trabajo diario y su desarrollo futuro.

En algunos casos, sin embargo, este tipo de organizaciones están tan enfocadas en su misión que no se preocupan lo suficiente por sus procesos internos.

Por otro lado, a veces se concentran tanto en los aspectos financieros necesarios para su supervivencia que olvidan el objetivo y la misión originales.

Por lo tanto, aún quedan muchos pasos por dar para crear una cultura adecuada en cuanto a la gestión de proyectos en organizaciones sin fines de lucro.

Creemos en una realidad estructurada. Una realidad en la que incluso las organizaciones sin fines de lucro pueden tener siempre presente su misión original, mientras que al mismo tiempo se estructuran internamente.

Para gestionar proyectos complejos, un software de gestión de proyectos se vuelve esencial.

Por esta razón, hemos activado una política de licencias con descuento dedicada a las organizaciones sin fines de lucro.
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