Descubre cómo X-BRAIN optimiza la gestión de proyectos con Twproject, reduciendo tiempo y costos mientras mejora la colaboración del equipo

El desafío

X-BRAIN es una agencia de comunicación integral que se enfoca en cada aspecto de la comunicación corporativa, desde la estrategia de marca hasta el marketing digital, abarcando medios impresos y digitales.

Además, proporciona servicios de análisis de datos, es decir, SEO, para ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas basadas en datos concretos.

“La agencia ha crecido y aumentado el número de recursos, lo que ha resultado en una mayor complejidad en la gestión de proyectos y la necesidad de herramientas más sofisticadas“.

Francesco sabía que tenía que encontrar una solución al problema.

“Era esencial para nosotros encontrar una herramienta que nos permitiera monitorear con precisión el tiempo dedicado a cada proyecto y controlar los costos“.

Después de usar informes manuales y otras estrategias básicas, la agencia adoptó una solución de código abierto, pero resultó insuficiente para sus necesidades crecientes.

Para nosotros, Twproject representa una solución eficiente para monitorear el avance de los proyectos y registrar worklogs de forma precisa.

El enfoque

Implementación

Antes de Twproject, el trabajo del equipo se realizaba completamente con hojas de cálculo o incluso papel. La transición fue gradual pero transformadora, comenzando con los proyectos más grandes y extendiéndose progresivamente a toda la agencia.

Informes de proyecto

X-BRAIN sabía que la generación oportuna de informes de proyecto era esencial para monitorear el trabajo de los diversos equipos y garantizar la rentabilidad.

Twproject ofrece múltiples soluciones de seguimiento del tiempo que se adaptan a los hábitos de cada empleado: hojas de horas semanales, temporizadores integrados y registro directo desde las tareas.

El seguimiento de horas disponible en Twproject facilita la identificación de dónde se dedica el tiempo y permite optimizar la asignación de recursos.

Además, se puede gestionar la aprobación del trabajo realizado, lo cual puede ser beneficioso en contextos con múltiples niveles de supervisión.

Control presupuestario

Además de optimizar los informes, X-BRAIN buscaba un control presupuestario más profundo. Twproject permite registrar costos internos y externos por fase de proyecto, proporcionando una visión detallada de la rentabilidad.

Puedes registrar tanto costos internos como externos en fases individuales.

Gracias a los gráficos del proyecto, X-BRAIN ahora puede hacer un seguimiento de los costos e ingresos reales en comparación con los presupuestados.

Twproject permite recopilar datos valiosos en tiempo real.

Visión del proyecto y necesidad de cumplir plazos

Con X-BRAIN gestionando muchos proyectos simultáneamente que abarcan diferentes fases, tener una visión clara del estado general era fundamental.

Twproject es una herramienta integral que permite seguir el avance de un proyecto en cada etapa, desde la planificación hasta la entrega, con alertas configurables para plazos, presupuestos y worklogs.

El sistema te alerta cuando se superan fechas, presupuestos o worklogs con alertas fácilmente configurables.

Resultados

Informes de tiempo puntuales

X-BRAIN vio superadas todas sus expectativas, logrando una mejora significativa en la gestión de proyectos. La precisión en el registro del tiempo y la facilidad de generación de informes transformaron la forma de trabajar del equipo.

“Twproject es una herramienta estructurada que nos permite tener información útil en tiempo real para tomar decisiones rápidas y fundamentadas“.

El impacto de los resultados depende de la facilidad de monitoreo que ofrece Twproject, una herramienta poderosa que permite a X-BRAIN gestionar sus proyectos con mayor eficiencia y precisión.

Visión general y avance de los proyectos

Antes de Twproject, X-BRAIN no tenía una visión completa y detallada de todos los proyectos en curso. La implementación de Twproject cambió radicalmente esta situación.

“Twproject nos ha ayudado mucho con sus vistas generales, proporcionándonos una perspectiva completa del proyecto que antes no teníamos“.

Las vistas generales de Twproject proporcionan una perspectiva integral y permiten tomar decisiones informadas rápidamente.

Mejora en la planificación de costos y su análisis

X-BRAIN, gracias a la capacidad de planificar y monitorear los costos del proyecto en Twproject, ha aumentado significativamente su control financiero.

“Sin la ayuda de un software como Twproject, el registro oportuno de costos versus presupuesto sería prácticamente imposible de gestionar con precisión“.

Gracias a Twproject, X-BRAIN ahora tiene la experiencia para evaluar con precisión su trabajo y ofrecer presupuestos más certeros a los clientes.

Aprovechando Twproject, X-BRAIN ahora puede generar informes con datos precisos y puntuales, mejorando la transparencia con los clientes y la toma de decisiones interna.

Conclusión

Después de la implementación de Twproject, X-BRAIN logró mejorar significativamente la gestión de tareas, el seguimiento del tiempo y el control de costos.

“A pesar de los desafíos iniciales de adopción para armonizar las estrategias de uso del sistema entre los distintos departamentos, los resultados han sido extraordinarios”.

La implementación de Twproject ha facilitado la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo, creando un entorno de trabajo más eficiente y transparente.

Además, el sistema ha proporcionado una visión más detallada del estado de los proyectos y el trabajo realizado, permitiendo una mejor planificación y optimización de recursos.

Hemos hecho Twproject accesible a todos los miembros del equipo, incluyendo el personal de operaciones, todos registran worklog y los usamos para los informes de costos de los clientes.