¿Sabes cuándo llega esa tarea recurrente y tienes que empezar a preocuparte por las hojas de asistencia mensuales, y ya sabes que no será un camino fácil?
Poner todo en orden en términos de vacaciones y permisos, trabajo remoto y viajes, worklogs faltantes o excedentes, es una tarea verdaderamente hercúlea.
Ya sea que seas responsable de registrar y monitorear la asistencia de un equipo pequeño o grande, hay un aliado que puede asistirte de maneras que ni siquiera puedes imaginar. Estamos hablando de Twproject, por supuesto.
En este artículo, queremos explicar en términos simples y con ejemplos cómo digitalizar y automatizar todo el proceso de seguimiento de los tiempos de trabajo de los recursos utilizando las herramientas que ofrece Twproject.
Nuestro sistema no ha pasado por alto ni el más mínimo detalle de todo el proceso de gestión y monitoreo de la asistencia: esto permite a los empleados y gerentes de proyecto centralizar literalmente cada actividad dentro de Twproject, con datos que se comunican entre sí y, por lo tanto, solo necesitan actualizarse una vez.
Alcuni esempi?
- calendari aziendali e personali sempre sincronizzati
- hoja de horas y agenda que se comunican entre sí
- creación inteligente y compartición en tiempo real de las hojas de asistencia
Como siempre, Twproject es el software que te simplifica el trabajo anticipándose a tus necesidades. Y esto es porque ha recopilado las necesidades de tantas empresas como la tuya a lo largo de los años, las ha sintetizado de la manera más coherente y las ha traducido en herramientas prácticas.
ÍNDICE
Así que comencemos viendo cómo gestionar la asistencia de los empleados de principio a fin. Lee hasta el final, porque justo en ese punto encontrarás la verdadera joya de todo este proceso.
Configuración de trabajo de recursos
Comencemos con lo básico: cada usuario en Twproject puede configurar sus propias horas de trabajo semanales típicas. Alternativamente, puede indicar las horas totales diarias (capacidad del recurso) o las horas exactas de inicio y fin con cualquier descanso.
Esto hace posible gestionar cualquier turno diferente, trabajo a tiempo parcial, etc., con gran precisión y transparencia.
Por supuesto, es posible configurar horarios diferentes dependiendo del día de la semana. Esta tarea, que puede parecer un poco tediosa, es en realidad esencial para centralizar la información en una etapa posterior.
Configuración de tipos de eventos
A nivel corporativo, sin embargo, el punto de partida para gestionar las hojas de tiempo es configurar los tipos de eventos, es decir, lo que puede o no caracterizar los días laborales de los empleados o sus horas de trabajo individuales. Twproject ofrece algunos tipos de eventos predeterminados, como Vacaciones y permisos, pero puedes configurar cualquier tipo de evento que desees.
Considera, por ejemplo, los viajes de negocios, la licencia parental, los días de trabajo remoto, etc.
Aquí es esencial configurar cuidadosamente la (no)disponibilidad del recurso cuando ocurre un determinado evento. Durante las vacaciones, el recurso debe considerarse ciertamente no disponible, mientras que durante el trabajo remoto, por el contrario, estará de servicio.
Completado automatizado de hojas de asistencia
Pasemos ahora a la generación real de las hojas de asistencia que, como veremos al final, son el resultado final y automático de las siguientes actividades:
- registro de compromisos, asistencias y ausencias en la Agenda
- registro de worklogs
1. Cómo organizar las actividades en la Agenda
La Agenda de Twproject es una herramienta esencial que permite a los miembros del equipo mantener organizados sus compromisos laborales.
Como explicamos en otro artículo, te permite integrar todos los calendarios externos del usuario en un solo lugar, centralizando toda la información y evitando superposición de compromisos o duplicación de datos.
Así es como todo lo que ingresamos en la Agenda contribuye al registro de asistencia:
1. Cierres de la empresa:
los gerentes de la empresa pueden ingresar los días de cierre de la empresa en la Agenda y asignarlos fácilmente a todo el equipo. De hecho, los eventos ingresados pueden compartirse o no con otros miembros del equipo. En este caso, simplemente selecciona el intervalo de tiempo y luego agrega empleados en masa seleccionando su afiliación.
2. Vacaciones y licencias:
En este caso, los empleados individuales ingresan las horas o días de ausencia laboral cuando registran un compromiso fuera del trabajo en la Agenda. De hecho, la Agenda de Twproject también se puede usar para marcar compromisos personales, que, si se desea, pueden convertirse automáticamente en períodos de ausencia laboral si asignamos uno de los tipos de evento previamente configurados al compromiso registrado.
3. Otros tipos de actividades:
finalmente, todo lo que se registra en la Agenda con la asignación de un tipo de evento en el que el recurso se considera ‘disponible‘ también aparecerá en los registros de asistencia. Esto es útil para equipos que, por ejemplo, llevan un registro de los días de trabajo remoto, viajes de negocios, etc.
2. Cómo completar las hojas de tiempo
Pero ahora pasemos al registro de las actividades laborales reales.
Las hojas de tiempo son una excelente herramienta tanto para los empleados como para los gerentes: ayudan a tener conciencia del trabajo realizado, a estimar la carga de trabajo para futuros proyectos y a llevar un registro de cuánto y cómo han trabajado los empleados.
En este contexto, examinaremos este último punto.
Tomemos un ejemplo simple: así es como se ve la hoja de tiempo de Giulia, una empleada de Acme Ltd, para el mes de noviembre.
Giulia registró meticulosamente sus horas de trabajo diarias, indicando siempre a qué proyecto había dedicado su tiempo y agregando breves descripciones de sus actividades y cualquier comentario.
Dado que utiliza Twproject, registrar sus horas trabajadas fue rápido y fácil, y Giulia lo hizo de tres maneras diferentes:
- con el time-tracker, que configuraba cuando quería concentrarse en una sola tarea a la vez y avanzar sin distracciones, con el incentivo de mantenerse enfocada que esta herramienta le proporcionaba. Cuando el temporizador se detenía, Twproject registraba el tiempo transcurrido en la hoja de tiempo por ella.
- desde la lista de tareas pendientes (es decir, las actividades asignadas a ella, vinculadas a proyectos en curso), en la que registraba directamente las horas dedicadas cada día, marcándolas luego como completadas una vez finalizada la tarea.
- desde el propio Timesheet , que enumera todos los proyectos ‘abiertos’ en los que Giulia está activamente involucrada y para los cuales puede indicar directamente las horas trabajadas y añadir descripciones del tipo de actividad realizada ese día.
3. Cómo todo esto se transfiere automáticamente a las hojas de asistencia
Ahora cambiemos la escena y pasemos de Giulia a su gerente Clara, quien es responsable de aprobar y enviar las hojas de asistencia de su equipo al departamento de Recursos Humanos cada mes.
En una empresa que no utiliza Twproject, la tarea de Clara sería extremadamente pesada y complicada: tendría que reconstruir el panorama general de cada empleado cada vez, combinando información de múltiples fuentes: correos electrónicos, archivos de Excel, calendarios corporativos, documentos compartidos y no compartidos…
Pero aquí viene lo mejor, la noticia que te prometimos al comienzo de este artículo: con Twproject, las hojas de asistencia se crean automáticamente, sin errores manuales, y están a solo un clic de distancia en una página dedicada.
Puedes verlas individualmente o para varios miembros del equipo, viendo de un vistazo si se han cumplido los plazos, si hay días libres, vacaciones u horas extras.
Al utilizar Twproject de principio a fin, puedes realizar un seguimiento de los cambios, proteger datos sensibles y cumplir con las normativas laborales.
Finalmente, puedes exportar todos los datos a una hoja de cálculo, que también puede compartirse externamente, por ejemplo, con el departamento de nóminas.
Las hojas de tiempo se crean automáticamente por Twproject para ti, ya que la fortaleza de Twproject radica precisamente en su capacidad para apoyarte en cada proceso de gestión empresarial, incluida la gestión de recursos.
Ya no necesitarás transferir datos de un sistema a otro porque todo ya estará allí, ya que los partes de horas son el resultado final de todo el trabajo involucrado en la planificación del tiempo de trabajo, las horas trabajadas y las actividades programadas.
También tendrás siempre acceso al historial de todas las actividades anteriores.
Pruébalo ahora y verás qué simple e intuitivo será el proceso de gestión y seguimiento de las horas de trabajo a partir de ahora. Si tienes alguna duda o pregunta sobre lo que te hemos mostrado, puedes pedir ayuda a nuestro equipo de soporte, quien te guiará antes y durante la prueba gratuita de 15 días.
¡Aprovecha esta oportunidad y descubre cómo optimizar realmente la gestión de tus recursos humanos!
