En este nuevo video discutimos las prácticas de adopción de software de gestión de proyectos, intentando encontrar patrones de éxito y fracaso, basados en nuestra experiencia.

El video termina con 10 consejos breves sobre la adopción de soluciones de gestión de proyectos. Puedes descargar el «infográfico» utilizado (PNG 4.2MB, JPG 3.6MB , PDF 118KB).

 

Transcripción

He estado ayudando a empresas a adoptar software de gestión de proyectos durante casi 10 años, tanto en línea como mediante consultoría presencial. A veces el proceso de adopción tuvo éxito, a veces no, y con el tiempo he estado notando patrones, que intentaré compartir.

Si bien he estado proponiendo una herramienta de software específica, la mayoría de las veces el éxito o el fracaso no depende crucialmente de la herramienta, sino de las actitudes de las personas. Muchas de estas observaciones podrían funcionar para un grupo que decide usar un archivo de Excel compartido o un tablero físico, las soluciones de gestión de proyectos más simples posibles.

Todos mis puntos son sobre cómo introducir una herramienta de tal manera que las personas tengan objetivos de trabajo más ordenados. A menudo, la introducción de la herramienta genera en cambio la sensación de un control aún mayor con menos reconocimiento.

Ahora presentaré algunos patrones de fracaso, luego algunos patrones de éxito, y terminaremos con una lista de consejos breves. Nos ayudaremos visualmente con un infográfico que puedes ver en línea y descargar.

Patrones de fracaso

«Los usuarios no lo usan.»

En mi experiencia, la primera causa de fracaso en la adopción de software de gestión de proyectos no es el descubrimiento de que la solución elegida no hace esto o aquello, sino el hecho de que «los usuarios no lo usan». Los gerentes deben reconocer que: «después de un tiempo, la gente simplemente no usa la solución».

Este es el peligro número uno. ¿Cómo evitarlo? La mejor manera es preguntar desde el inicio: «¿Es realista que todos a quienes quiero que usen la solución realmente la usen? ¿Es lo suficientemente simple? ¿Es lo suficientemente rápida? ¿Hay ventajas visibles?».

«Empezaremos cuando todo esté en su lugar.»

«Los usuarios no lo usan» es un fracaso a posteriori, pero a veces el fracaso comienza antes de que se adopte la solución, cuando la idea es: «Empezaremos cuando todo esté en su lugar», lo que en la mayoría de los casos significa «Nunca empezaremos.».

«Los datos parciales son inútiles.»

«Necesitamos que todos, siempre, usen esto. Los datos parciales son inútiles». Es un caso de creencia supersticiosa en la cobertura completa de datos, que es un concepto debatible. Pero en realidad, los datos parciales son mucho mejores que no tener datos.

«El software reemplaza a la gestión.»

«Será el software quien haga el monitoreo por nosotros»; esta es la creencia de que el software reemplaza a la gestión.

«Migremos los métodos actuales al nuevo sistema.»

«Insertemos todo los datos de [archivos de MS project] [datos de Excel] [pon aquí cualquier otra herramienta] en la nueva herramienta y empecemos desde ahí», lo cual implica que los malos hábitos forzados con el tiempo por las herramientas antiguas se proyectan en el nuevo sistema, que seguramente será «insatisfactorio». Aquí se pierde la mayor oportunidad, la de la reforma. Introducir nuevas herramientas es una oportunidad de reforma. Esta reacción es una combinación del síndrome de «miedo a los cambios» y «no estamos listos ahora».

Otro error es pensar en lo que la nueva herramienta puede hacer por la empresa antes de pensar en «¿Cuánto puedo pedirle a mis compañeros de trabajo? ¿Cómo no hacer que se sienta como una carga?». Empieza pequeño, empieza simple, elige un equipo líder, y una y otra vez he visto a los usuarios acercarse a la persona que introdujo la herramienta y pedir más.

Patrones de éxito

Presenta la nueva herramienta de manera diferente a diferentes personas

Presenta la formalización centralizada de las prácticas de trabajo de manera diferente a diferentes grupos. La forma en que presentas el software a TI es diferente de cómo lo presentas a los agentes. Pide cosas diferentes y presenta diferentes ventajas a diferentes personas. Necesitas información de todos, cómo la obtengas no es tan importante.

Un momento de cambio

Introducir nuevas soluciones es una oportunidad para el debate y no para las imposiciones. Es una oportunidad para reformar las prácticas donde sea posible. No ser consultado sobre opiniones es una de las principales causas de insatisfacción en el trabajo.

La calidad ayuda a todos

Haz claro que mejorar la calidad del trabajo ayudará a todos, de diferentes maneras.

Cómo se adoptó suavemente la gestión de proyectos en un banco: sonríe y di que sí

En casos donde la introducción de nuevos servicios de TI es compleja y debe pasar por comités, he visto que se utilizan tácticas más sutiles, por ejemplo en bancos. En un caso, cuando se reunió el comité de adopción, el gerente responsable de la adopción de la solución de gestión de proyectos en realidad dijo que sí a los requisitos de todos los departamentos, que eran complejos e incluso contradictorios.

Pero en realidad no entró en ninguno de los requisitos de micromanejo, e introdujo una práctica simplificada de gestión de proyectos en general que fue liderada por un pequeño grupo que comenzó de inmediato, al cual luego se unieron otros y finalmente todos los grupos de todo el banco, y al final esto fue un gran éxito.

Después de unos meses, integramos la solución con más funciones, y después de un año aún más.

Cómo se adoptó suavemente una solución en otro banco: no integres

Otro gerente de banco, de nuevo un comité con una carga de requisitos, simplemente usó un servicio en línea, no se metió en ningún lío de integración, lideró un pequeño grupo motivado, de nuevo un éxito en toda la empresa.

Consigue a TI de tu lado cuando están dentro

Intenta conseguir que los de TI estén de tu lado: aprecian las nuevas soluciones, aunque no parezca así.

 

Consejos rápidos

1. Empieza con un grupo pequeño.

 

2. Empieza simple.

 

3. Introduce buenos datos desde el inicio.

 

4. Alguna información es mejor que ninguna.

 

5. La integración completa del sistema puede no ocurrir nunca.

 

6. No retrases esperando [cualquier requisito aquí].

 

7. Rechaza ideas extrañas de un solo usuario / sé práctico.
P.D. Si es el CEO (como suele serlo), di que sí, pero tras una consulta más profunda es «sí, pero no ahora mismo».

 

8. No te dejes engañar por los desarrolladores / detalles técnicos.

 

9. Escucha a las mujeres.

Consejo. Es mucho menos probable que las mujeres se dejen engañar por la tecnología / sueños salvajes e inviables: parecen tener «incorporada» una imagen más realista de los seres humanos.

 

10. Es más una cuestión de personas que de tecnología.

Consejo. Podrías empezar muy, muy simple, como usar un espacio físico para modelar tus ideas.