El método GTD (Getting Things Done) es un sistema que permite organizar eficientemente tus actividades en relación con el tiempo, manteniéndote productivo.
Puede parecer complicado desde un punto de vista externo, pero el objetivo final es optimizar el tiempo disponible para dedicarlo a las actividades que deben hacerse, con el fin de tener más tiempo para las actividades que una persona quiere hacer.
El método GTD, cuando se usa correctamente, puede mitigar la carga tanto en el trabajo como en la vida privada. De hecho, este método puede utilizarse en ambas situaciones.
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El método GTD: profundicemos en el tema
El GTD es un método utilizado para organizar las tareas pendientes, basándose en sus prioridades y en un calendario – diario, semanal, mensual – para hacerlas todas manejables.
Este método te permite ver las actividades en juego y elegir eficientemente en qué y cómo trabajar en el futuro.
El sistema GTD también te permite eliminar de tu mente cualquier distacción que pueda impedir un trabajo eficiente.
Todo esto suena increíble, pero este método también es conocido por ser complicado.
Parte de la razón de esta reputación radica en el hecho de que no existe una única manera siempre válida y correcta de ponerlo en práctica.
Sin duda, existen algunas pautas, pero no hay un esquema preciso a seguir. La aplicación del método GTD varía en cada situación.
Parte de esta flexibilidad facilita su personalización para adaptarse a tus necesidades. Por otro lado, hace que sea difícil abordarlo y ponerlo en práctica.
Intentemos entender cómo funciona de una manera muy simple.
Las 5 fases del método GTD
El método GTD es básicamente un sistema organizativo. De hecho, no establece reglas precisas sobre cómo llevar a cabo el trabajo concretamente.
El método se centra en cómo organizar, estructurar y elegir el trabajo a realizar y se basa en 5 fases o pasos:
1. Recopilar
Aquí se incluyen todas las cosas por hacer, ideas, tareas recurrentes, en resumen, realmente todo
Recopila y escribe todo en un cuaderno, en un documento de Word, en notas adhesivas o en cualquier herramienta que prefieras usar para tu organización.
El método GTD no te dice que uses una herramienta específica, pero lo que sea que uses debe adaptarse a tu flujo diario. No debe haber excusas para decir «Lo agregaré a mi lista más tarde».
2. Analizar
No escribas simplemente «Planificación de vacaciones», sino divídelo en pasos prácticos y ejecutables. Por ejemplo: elegir el destino, buscar el vuelo, buscar el hotel, etc.
Si algo se puede hacer de inmediato y tienes tiempo para hacerlo, debes aprovecharlo y hacerlo en ese momento.
Si algo se puede delegar, entonces debería delegarse.
3. Organiza todo por categoría y prioridad
Asigna fechas de vencimiento y plazos cuando sea posible, y configura recordatorios para cumplirlos.
Presta especial atención a la prioridad de cada actividad.
Involucrar a los miembros del equipo en la división de tareas puede mejorar la eficiencia y reducir la carga de trabajo individual.
En este momento no estás realizando concretamente ninguno de los elementos de la lista, sino que solo estás organizando la lista y los puntos, según categoría y prioridad.
4. Haciendo
En este punto, el sistema está diseñado para ser fácilmente comprensible y ahora es el momento de involucrarse y ponerse manos a la obra.
Las actividades se dividen en bloques manejables, de tamaño limitado y fáciles de comenzar. No hay más excusas. El apoyo de los miembros del equipo puede ser útil para abordar tareas más complejas de manera colaborativa.
5. Revisión
Realiza periódicamente una revisión detallada de los puntos para ver dónde se están produciendo avances. También es útil para ver dónde son necesarios cambios en las prioridades y categorías y, en general, para verificar si el sistema funciona.
Cómo empezar con el método GTD
Incluyendo los principios básicos del método GTD, comenzar es simple.
De hecho, es probable que muchos gerentes de proyectos ya utilicen algunos de los pilares del GTD y que estos ya formen parte de su flujo de trabajo.
Es probable, pero no tan obvio. Así que, para quienes quieran intentarlo, aquí está cómo comenzar.
En primer lugar, necesitamos una herramienta para capturar y organizar todas las ideas, actividades y tareas por hacer, responsabilidades, todo lo que necesitamos recordar.
Es necesario elegir un método, un instrumento o una herramienta que nos permita registrar la nueva información que recibimos lo más rápido posible.
Si el jefe anuncia una nueva tarea, de hecho, esta debe registrarse en la herramienta elegida de la manera más inmediata.
Si el método actual no permite esta libertad, debe cambiarse.
Aquí está el punto que la mayoría de la gente no hace: dedicar algo de tiempo cada semana, o al comienzo de cada día, para realmente conectarse con las cosas por hacer.
¿Cuántos de nosotros, al entrar a la oficina, nos sentamos en el escritorio y comenzamos a trabajar a ciegas, pensando solo en las actividades individuales sin tener una visión general del día?
Las tareas deben organizarse en actividades específicas que pueden gestionarse según el cronograma y la prioridad.
Una excelente solución para implementar el método GTD es Twproject, que permite una organización eficiente de tareas, asignaciones y prioridades.
Twproject hace posible monitorear el estado de las tareas, delegar tareas a los miembros del equipo y simplificar la revisión periódica del trabajo. Gracias a su interfaz intuitiva, ofrece una gestión de flujos de trabajo ágil, lo que facilita la adopción de GTD en la práctica diaria.
Idealmente, si el método GTD se ejecuta correctamente, todas las tareas por hacer deberían mostrarse fácilmente. Puedes ver rápidamente qué es más importante, qué toma más o menos tiempo y qué se puede posponer.
La forma en que una persona se organiza depende específicamente de la persona, pero una regla fundamental es: no exagerar.
Si la lista comienza a llenarse de categorías, prioridades variables y todo tipo de etiquetas, banderas y posibles funciones, es hora de volver al punto de partida y simplificar.
Y sobre todo, no olvides la revisión periódica, preferiblemente semanal.
Conclusiones sobre el método GTD
El sistema GTD tiene mucho que ofrecer, pero no lo olvidemos: es solo una filosofía organizacional y no es adecuada para todos.
De hecho, hay varias otras herramientas de productividad y sistemas para elegir, y el método GTD es solo uno de ellos.
El objetivo del método GTD es dedicar un tiempo a organizar las actividades para obtener posteriormente una gran cantidad de tiempo que de otro modo se habría dedicado a tareas innecesarias e improductivas.
Generalmente estarás más relajado, porque ya no tendrás que preocuparte por qué hacer a continuación, cómo hacerlo o cuándo tendrás tiempo para hacerlo.
Según nuestra experiencia, el éxito y la productividad están relacionados con la forma en que gestionas dos aspectos de la gestión del trabajo:
- Modela cuidadosamente las complejidades de tu entorno laboral; aquí, por supuesto, Twproject te ayuda maravillosamente.
- Convierte esta complejidad en algo simple, ligero y fácilmente gestionable por el usuario individual.
Muchas ideas en torno a la gestión «ágil» y «getting things done» giran en torno a este proceso.
El resultado final debería ser estar más sintonizado con el trabajo y participar más en la vida personal.
Y tú, ¿qué método de organización de actividades utilizas?
¿Cuál es tu relación con el método GTD? Escríbelo en los comentarios.
