La Estructura de Desglose del Trabajo y la Estructura de Desglose del Producto a menudo se confunden porque son muy similares aunque bastante diferentes.
Estas dos estructuras de desglose desempeñan un papel fundamental en el proceso de planificación del proyecto y en cuán exitoso —o no— será el resultado.
En este artículo, intentaremos aclarar la diferencia entre la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) y la Estructura de Desglose del Producto (PBS).
CONTENIDO
¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)?
La WBS proporciona una estructura jerárquica para el esfuerzo del proyecto. Esencialmente, este es un mapa que detalla cada parte de trabajo necesaria, descomponiéndola en partes más pequeñas y manejables.
Dicho simplemente, representa la «lista de tareas» del proyecto, y su enfoque principal está en el «trabajo», no en las «cosas».
La WBS proporciona la base para un plan de proyecto, permitiendo que se descomponga en paquetes de trabajo y actividades.
El nivel de detalle depende de la complejidad de tu proyecto y del grado de control que desees tener.
Una WBS es especialmente beneficiosa para equipos que gestionan proyectos grandes porque, como se mencionó anteriormente, descompone el proyecto en componentes más pequeños y manejables.
En términos generales, la WBS establece claramente qué se debe hacer y facilita asignar trabajo a el equipo del proyecto.
Por lo tanto, esto ayudará al gerente del proyecto a estimar mejor los recursos, el tiempo y los riesgos.
¿Qué es una estructura de desglose del producto (PBS)?
En la WBS, el proyecto se descompone en paquetes de trabajo y actividades por realizar, mientras que la estructura de desglose del producto presenta los productos (o resultados) que el proyecto debe entregar.
El enfoque de la «lista de tareas», en este caso, está en las «cosas» y no en el «trabajo».
Al centrarse en los «qué» en lugar de los «cómo», la PBS guía a los miembros del equipo para comprender los resultados esperados y asegurar que cada entregable tenga la calidad adecuada y cumpla con las especificaciones.
La PBS descompone el producto principal del proyecto en sus bloques constitutivos como una estructura jerárquica.
Los principales beneficios que ofrece la PBS son:
- Define el alcance del proyecto;
- Fomenta la conciencia entre tu equipo sobre lo que se entregará;
- Obliga a tu equipo a pensar en el contenido del producto, por ejemplo, si es una base de datos: qué tipo, cuántos registros, formato, etc.;
- Ofrece una mejor forma de determinar qué criterios de calidad se aplicarán al producto, cómo se revisará y qué habilidades se requieren para realizar la revisión;
- Sirve como base para crear la Estructura de Desglose del Trabajo.
Estructura de desglose del trabajo vs Estructura de desglose del producto en la planificación de proyectos
La WBS y la PBS desempeñan funciones complementarias en el escenario del proceso de planificación del proyecto.
Idealmente, los gerentes de proyectos comenzarían creando una PBS para aclarar las entregas y productos necesarios y luego usarían la WBS para organizar y detallar el trabajo requerido para lograrlos.
Este enfoque integrado asegura que los planes del proyecto sean exhaustivos, cubriendo tanto los aspectos de resultados (proyecto o producto) como los relacionados con el trabajo, y facilita detectar discrepancias u omisiones.
Ambas técnicas son valiosas durante el proceso de planificación y, idealmente, deberían usarse conjuntamente para garantizar el éxito.
Juntas, ayudan a los gerentes de proyectos a determinar:
- ¿Cuál es el resultado?
- ¿Qué es necesario para lograrlo?
- ¿Cuándo será alcanzable?
- ¿Cómo sabrán las personas que lo han logrado?
- ¿Quién se requiere para lograrlo?
En primer lugar, debes definir un PBS que aclare qué necesita construirse o importarse desde otros lugares.
El registro de productos es una forma útil de encontrar proveedores para productos de terceros, y un diagrama de flujo de productos ayuda a identificar el orden en que se requieren los productos.
Esto ayuda a comprender la lógica del plan a alto nivel antes de comenzar la planificación detallada.
Luego, diseñas un WBS para organizar y elaborar un plan factible para los paquetes de trabajo y actividades asociados. Así, tener una visión general del plan que incluya tanto «cosas» como «trabajo» cubrirá todas las variantes de tu proyecto.
¿Hay productos sin paquetes de trabajo? En ese caso, no podrás entregar el resultado deseado, o el PBS incluirá productos que no son necesarios para el alcance de tu proyecto.
¿Hay paquetes de trabajo sin productos? De ser así, podrías estar realizando trabajo innecesario o te falta algo en tu PBS.
Cuando se usan conjuntamente, las técnicas PBS y WBS proporcionan herramientas poderosas para garantizar la precisión y completitud de los planes de proyecto, ya sean simples o complejos. Ambas deben usarse correctamente según su propósito, sin difuminar los límites entre «qué» y «actividad».
Si se logra esta parte y se revisa críticamente la relación entre entregables al principio del proceso de planificación, el riesgo de completar trabajo sin que se terminen los entregables requeridos puede reducirse significativamente.
En este contexto, herramientas de gestión de proyectos como Twproject pueden ofrecer un apoyo importante, facilitando la integración entre la estructura de desglose del trabajo y la estructura de desglose del producto, mejorando la colaboración y la eficiencia de los equipos de proyecto.
Twproject permite una fácil gestión de las estructuras jerárquicas del proyecto, asegurando que todos los aspectos se consideren y que la comunicación entre las partes interesadas sea efectiva.
Además, permite al project manager tener una visión integral del proyecto, mejorando la planificación, ejecución y supervisión, contribuyendo así significativamente al éxito del proyecto.
