Matriz RACI: qué hay que hacer y quién debe hacerlo

La matriz RACI es una herramienta muy importante que puede ayudar en la implementación y el correcto funcionamiento de un proceso.

Esta matriz se utiliza principalmente para coordinar los recursos humanos dentro de un proceso.

Por lo general, muchas personas diferentes participan en un proceso y cada una tiene responsabilidades distintas.

Una matriz RACI proporciona documentación explícita y una referencia que puede ayudar en diferentes fases del proceso.

¿Qué significa RACI?

Para entender qué es la matriz RACI, es necesario comprender el significado de sus siglas.

RACI significa «Responsable, Aprobador, Consultado, Informado«. Aquí está la definición de cada uno de estos términos:

• Responsable: esta es la clase de personas encargadas de completar el trabajo. Esto puede referirse a trabajadores individuales que realizan la tarea asignada o podría referirse a un sistema si la actividad está automatizada.
• Aprobador: esta es la clase de personas responsables de supervisar y aprobar el trabajo que se realiza. Por lo general, son personas de alto nivel dentro de la organización.
• Consultado: pueden ser personas que deben ser consultadas en caso de una excepción, tanto interna como externamente, los llamados «consultores».
• Informado: es la clase de personas que no necesitan estar activamente involucradas en el proyecto, pero que de cualquier manera tienen interés en su ejecución y deben mantenerse informadas. Las personas informadas corresponden a las partes interesadas.

Reglas para usar una matriz RACI

Veamos cuáles deben ser las reglas generales para el uso correcto de una matriz RACI:

Una persona responsable

es esencial que solo una persona sea asignada a los roles de responsabilidad indicados por las iniciales R y A. Tener más de una persona responsable de la misma tarea aumenta la ambigüedad y la posibilidad de que el trabajo no se realice correctamente.

Aunque esta es la regla, tener una sola persona responsable puede, sin embargo, llevar a otros tipos de problemas. Si la persona responsable no es competente, por ejemplo, todo el proceso podría no realizarse correctamente. Por esta razón, a menudo existe una jerarquía de personas responsables.

Comunicación con las personas consultadas

Debe existir un canal de comunicación bidireccional con los llamados «consultores». El aspecto importante es que esta comunicación funcione en ambas direcciones. Además, se debe garantizar un seguimiento adecuado.

Cada parte interesada involucrada en el proceso debe estar claramente identificada en la matriz de asignación para asegurar que todas las partes interesadas estén informadas y que sus opiniones sean consideradas.

Cada miembro del equipo debe saber a quién consultar y cómo mantener actualizados a los consultores sobre los avances del proyecto.

Además, cada miembro debe ser responsable de documentar y compartir la retroalimentación recibida de los consultores. Esto no solo ayuda a llevar un registro de las consultas, sino que también ayuda a asegurar que todas las contribuciones se tengan en cuenta en las fases del proyecto.

Informar a las personas informadas, es decir, a las partes interesadas

este es un canal de comunicación unidireccional. Por lo general, es una métrica de control y suele estar automatizada, pero aún necesita un gestor que se encargue de ella para garantizar que funcione correctamente.

Siempre debe haber al menos una persona responsable de cada actividad en un proceso. De manera similar, siempre debe haber al menos una persona responsable de cada tarea.

No puede haber más de una persona responsable de la misma actividad del proceso.

Sin embargo, en la misma actividad puede haber varias personas consultadas e informadas.

Lee más sobre el significado y la definición de las partes interesadas y los accionistas en las organizaciones aquí.

Cómo crear una matriz RACI

Ahora que conoces el significado de las letras de la palabra RACI, es hora de entender cómo crear una matriz RACI. Estos son los pasos básicos:

• Haz una lista de todas las actividades de un proceso.
• Haz otra lista, esta vez de todas las personas involucradas en el proceso.
• Elabora una tabla con una fila reservada para cada actividad del proceso.
• En la misma tabla, crea columnas correspondientes a cada persona involucrada en el proceso.
• Analiza cada actividad y márcala con una de las letras que forman las siglas RACI.

Beneficios de usar la matriz RACI

Después de todo lo que se ha visto hasta ahora, surgirá una pregunta: ¿por qué usar la matriz RACI? ¿Cuáles son las ventajas de este método?

Estas son las razones por las que es muy importante usar una matriz RACI:

• Facilita el seguimiento de las responsabilidades de cada miembro.
• Ayuda a otros miembros del proceso a saber a quién informar, pedir ayuda o encomendar una entrega o actividad.
• Evita que un proceso se detenga porque alguien no cumplió con una responsabilidad asignada.
• Documenta «quién debe hacer qué«.
• Es fácil de usar y crear, de hecho es una herramienta visual e intuitiva que la convierte en un método que se puede consultar rápidamente.
• Estimula la comunicación entre los miembros del equipo del proyecto, la colaboración y el trabajo en equipo.
• Permite tener una división objetiva y clara de las tareas entre los miembros del equipo de trabajo.
• Crea un mayor sentido de responsabilidad. Los trabajos y resultados de otros dependen del desempeño de cada uno en cada actividad.
• Te permite asignar recursos en la medida adecuada.
• Previene la duplicidad de actividades.
• Si un miembro del equipo abandona el proyecto, el sustituto sabe exactamente qué hacer y en qué punto del proceso se encuentra.
• Al utilizar una matriz de asignación, se pueden clarificar a las partes interesadas y asegurar que todas las fases del proyecto estén cubiertas sin superposiciones.
• La matriz RACI puede actualizarse para reflejar el avance del proyecto y adaptarse a las nuevas necesidades del equipo y del proyecto.

Por lo tanto, el uso de una matriz RACI permite que el gerente de proyecto y todas las personas involucradas en el proyecto sepan exactamente quién es responsable de qué, sin malentendidos.

Implementar la matriz RACI dentro de un software de gestión de proyectos como Twproject permite procesos más ordenados y disciplinados dentro de un proyecto, así como monitorear su estado.