Un plan de gestión de proyectos de baja calidad es una de las principales razones del fracaso de los proyectos.
CONTENIDO
- Creación de un plan de gestión de proyectos en 9 pasos
- Plan de gestión de proyectos: Recopila requisitos de las partes interesadas clave
- Plan de gestión de proyectos: Define el alcance de tu proyecto
- Plan de gestión de proyectos: Crea una estructura de desglose de trabajo
- Plan de gestión de proyectos: Secuencia de actividades del proyecto
- Plan de gestión de proyectos: Estima la duración de las actividades, los costos y los recursos
- Plan de gestión de proyectos: Asigna recursos a los work packages y actividades según las habilidades e intereses
- Plan de gestión de proyectos: Crea planes de contingencia
- Plan de gestión de proyectos: Crea una línea base para las métricas de rendimiento
- Plan de gestión de proyectos: Documenta todo y construye una base de conocimientos
A menudo significa que el alcance del proyecto no se comprendió completamente y, como resultado, el cronograma y el presupuesto eran poco realistas.
Está ampliamente demostrado que la planificación es un factor crítico de éxito en la gestión de proyectos.
Por lo tanto, en este artículo, echaremos un vistazo a cómo hacer un plan de gestión de proyectos.
Creación de un plan de gestión de proyectos en 9 pasos
Un plan de gestión de proyectos es un documento que describe el proceso que se debe seguir para lograr los objetivos del proyecto.
Un plan de proyecto tiene como objetivo describir qué pasos y recursos son necesarios para completar un proyecto dentro del cronograma y el presupuesto.
Aquí están los 9 pasos para desarrollar un plan de proyecto que produzca resultados de calidad:
Plan de gestión de proyectos: Recopila requisitos de las partes interesadas clave
Habiendo creado un mapa del proyecto y establecido las partes interesadas clave del proyecto, ahora es necesario recopilar los requisitos.
Para generar resultados, necesitas insumos.
Después de obtener esta información, puedes definir el alcance de tu proyecto y determinar exactamente qué resultados esperan tus partes interesadas.
Las sólidas habilidades de comunicación son cruciales en esta etapa del proceso de planificación.
Sin una comunicación efectiva, podrías pasar por alto detalles importantes que podrían ser perjudiciales para el éxito general de tu proyecto.
Plan de gestión de proyectos: Define el alcance de tu proyecto
Las preguntas clave que debes hacer son «¿qué tiene que producir o entregar el equipo del proyecto?» y «¿qué problemas están tratando de resolver las partes interesadas?»
Luego, proporciona una descripción completa de tu proyecto y de los resultados finales del producto mediante una declaración del alcance del proyecto.”
Plan de gestión de proyectos: Crea una estructura de desglose de trabajo
En este paso, el alcance del proyecto se divide en entregables más pequeños y manejables y grupos de actividades relacionadas, también conocidos como ‘work packages’.
Aquí, la pregunta «¿qué actividades deben llevarse a cabo para crear los entregables del proyecto?” puede ayudar a dividir el trabajo.
Esto ayudará a asignar los recursos adecuados a las diferentes partes del proyecto según las habilidades necesarias.
La estructura de desglose de trabajo apoya la planificación y la coordinación, dos aspectos críticos de la gestión de proyectos.
Plan de gestión de proyectos: Secuencia de actividades del proyecto
Casi todo ocurre secuencialmente, pero la clave es hacer tantas cosas como sea posible simultáneamente, siempre que tengas los recursos para hacerlo.
Particularmente en las industrias más dinámicas e hipercompetitivas, la capacidad de reducir los tiempos de ciclo es una ventaja competitiva.
Plan de gestión de proyectos: Estima la duración de las actividades, los costos y los recursos
El costo, la duración y los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto dependen del alcance de tu proyecto.
Obtener una estimación correcta es esencial, ya que ayuda a determinar si el plan es viable, establecer expectativas y mantener los costos bajo control.
Plan de gestión de proyectos: Asigna recursos a los work packages y actividades según las habilidades e intereses
Los recursos incluyen mano de obra, materiales, equipo, espacio y tecnología.
Después de definir los recursos necesarios, es crucial determinar el nivel de habilidad requerido para cada actividad.
El alcance y el nivel de complejidad de las actividades ayudarán a determinar en qué áreas se requieren habilidades de nivel alto, medio o bajo.
Plan de gestión de proyectos: Crea planes de contingencia
Los proyectos rara vez funcionan según lo planeado, por lo que es importante preparar planes de respaldo.
Las contingencias pueden determinarse analizando datos históricos para identificar riesgos que han ocurrido en proyectos similares en el pasado.
Por ejemplo, si un proveedor que proporciona un componente clave del proyecto experimentó problemas de rendimiento en el pasado, esto podría afectar tu planificación.
En ese caso, el plan de contingencia podría incluir la selección de proveedores alternativos y la estimación de costos si este riesgo llegara a ocurrir.
La clave aquí es considerar factores internos y externos que puedan impactar los objetivos del proyecto.
Muchos factores fuera de la organización podrían agregar riesgo al proyecto, incluyendo el índice de precios al consumidor, la economía, asuntos gubernamentales y las acciones de los competidores.
Plan de gestión de proyectos: Creación de una línea base para las métricas de rendimiento
Desarrolla una línea base integrada de alcance-cronograma-costo para el trabajo del proyecto, que servirá como herramienta de control.
Puedes medir y gestionar el rendimiento comparando la ejecución del proyecto con la línea base.
El rendimiento debe medirse durante todo el ciclo de vida del proyecto; de esta manera, los problemas pueden detectarse a tiempo y tomar medidas correctivas antes de que sea demasiado tarde.
Plan de gestión de proyectos: Documenta todo y construye una base de conocimientos
Esta puede ser una excelente manera de aprender de los errores y éxitos de otros.
En organizaciones donde este conocimiento histórico no está documentado, puede ser más difícil organizar el trabajo para futuros proyectos porque no existen mejores prácticas.
Queda claro que crear un plan de gestión de proyectos es esencial no solo para el éxito de un proyecto, sino también para asegurar que proyectos similares estén bien planificados en el futuro.
El software de gestión de proyectos como Twproject facilita la creación de tu plan de proyecto para producir un plan de gestión de proyectos de alta calidad.
Esta herramienta de gestión de proyectos es flexible y ofrece una variedad de herramientas para satisfacer diferentes necesidades.
Además, no solo ayuda a crear un plan de gestión de proyectos, sino que con su interfaz fácil de usar y amigable, te permite monitorear el progreso de varios proyectos al mismo tiempo.
