A pesar del periodo estival, el equipo de desarrollo de Twproject no se ha detenido y hoy lanzamos una nueva versión que estamos seguros apreciarán mucho. Esta nueva versión, gratuita para todos los clientes, incluye una importante novedad sobre la carga de trabajo y, en particular, sobre el uso del departamento en los proyectos, pero veamos todos los detalles.
En Twproject siempre ha sido posible asignar un departamento a un proyecto, pero la asignación tenía únicamente la función de otorgar, a todos aquellos que pertenecían a él, permisos específicos sobre el propio proyecto.
A partir de hoy, esta asignación tendrá un valor aún mayor.
Pero esta versión no incluye solo este importante cambio; también hemos potenciado considerablemente la gestión financiera de Twproject, haciéndola más adecuada para empresas altamente estructuradas.
Además, se incluyen numerosas correcciones de errores, de las cuales puedes encontrar una lista completa en la página del registro de cambios.
Esta actualización es gratuita para todos los usuarios de Twproject e incluye actualizaciones de la base de datos. Por lo tanto, se recomienda realizar una copia de seguridad completa de la aplicación antes de llevar a cabo la actualización.
Veamos ahora las novedades en detalle.
Nuevas funcionalidades
Asignaciones de departamento
Este nuevo e importante cambio conlleva varias mejoras.
Como ya hemos mencionado, siempre ha sido posible asignar un departamento a un proyecto, pero la función se limitaba a otorgar permisos a las personas que formaban parte del departamento o área (los permisos son aquellos derivados del rol con el que se asigna el departamento).
Los recursos no podían registrar horas trabajadas en el departamento, sino que requerían una asignación propia.
¡A partir de hoy esto será posible! Pertenecer a un departamento asignado a un proyecto te dará la posibilidad de registrar tiempo directamente en esta asignación, podrás ver el proyecto y trabajar con los ToDo.
Este gran cambio te permitirá asignar un departamento sin preocuparte por quién se encargará específicamente de las actividades, sabiendo que todos los que pertenecen a él están completamente operativos en el mismo.
En entornos de trabajo con equipos grandes y donde se tienda a trabajar en modalidad Agile, resultará muy cómodo tener una sola asignación sobre la cual todos registren su tiempo.
Asignar un ToDo a una persona ya no creará una asignación individual si esa persona forma parte de un departamento o equipo ya asignado al proyecto.
En las interfaces de análisis del worklog se muestra el detalle de las personas que han registrado tiempo en la asignación del departamento, manteniéndose inmutados todos los procedimientos de análisis, control y aprobación.
Se trata de un nuevo comportamiento predeterminado de Twproject y, por lo tanto, no necesita ser activado.
En consecuencia, en todas las interfaces donde se muestran tus asignaciones o donde es posible registrar tus worklog, además de las asignaciones personales, se muestran también las del departamento al que perteneces directamente, con la posibilidad de registrar tiempo en ellas.
Si una persona tiene también una asignación nominal propia en la misma fase, la asignación del departamento se ignora y se muestra solo la personal.
Carga de trabajo del departamento
Obviamente, este cambio, que otorga al departamento una importancia aún mayor que la que ha tenido hasta ahora, no podía quedar incompleto; por ello, se ha añadido también el cálculo de la carga optimizada para el departamento en su conjunto.
Hasta ahora era posible visualizar solo la carga de trabajo de las personas; con esta versión también es posible para los departamentos.
El cálculo de la carga de trabajo considera muchos parámetros como las fechas, el estado y el tipo de proyectos, la estimación de las asignaciones, las horas planificadas a través del plan y/o los ToDo, las horas efectivamente trabajables descontando permisos/vacaciones/enfermedades, las horas ya trabajadas en cada asignación individual, por cada persona que pertenece al departamento. Una vez extraídos estos datos, el algoritmo intenta optimizar la asignación de recursos para obtener una carga lo más realista posible, basándose en los datos disponibles:
- Horas trabajadas por el recurso (tanto persona como departamento)
- Capacidad laboral para ese día. Es la suma de las capacidades de todos los recursos que pertenecen al departamento; tiene en cuenta el horario laboral (tiempo parcial horizontal o vertical) y por lo tanto puede variar día a día.
- Carga total calculada como la suma de todas las contribuciones.
Los colores se asignan en base a la fase/proyecto. Si hay varios recursos asignados a la misma fase/proyecto, el cuadro representa el total de todas las contribuciones.
Las indisponibilidades, mostradas al final de la barra en color rosa pálido, son vacaciones, permisos, etc., ingresadas en la agenda de Twproject indicando su tipo.
Para más detalles sobre el algoritmo implementado por Twproject para este cálculo, te recomendamos leer este post relacionado con la carga de trabajo de los recursos.
Gestión mejorada de costos
Ahora pasamos a la parte relativa a la mejora de costos.
Presupuesto del proyecto
Se han incorporado varias configuraciones activables, desactivadas por defecto, que te permiten un mayor control sobre el presupuesto y las estimaciones.
La activación del parámetro BUDGET_OVERFLOW_FORBIDDEN hace que la aplicación impida la inserción de costos financieros, o derivados de los recursos asignados, si estos superan el presupuesto asignado. Además, la suma del presupuesto distribuido en las fases debe respetar el definido en el nivel superior.
Este comportamiento tiene como objetivo facilitar la actividad de planificación financiera del gestor de proyectos, quien es guiado por Twproject al ingresar estimaciones consistentes con el presupuesto disponible para cada fase individual del proyecto.
Si analizamos en detalle el control ejercido por el presupuesto, vemos que:
- cada subfase no puede tener un presupuesto superior al de la fase a la que pertenece (overflow) y, del mismo modo, el presupuesto de un nodo padre no puede ser inferior a la suma de los presupuestos de sus subfases (underflow).
- los costos estimados de una fase no podrán ser superiores al presupuesto de la fase correspondiente, al igual que los costos derivados del trabajo de los recursos asignados (costo horario del recurso multiplicado por las horas de trabajo estimadas en su asignación).
- los costos reales, a su vez, están sujetos al control de los costos estimados, a los cuales deben referirse necesariamente y que no pueden superar.
- los gastos personales están vinculados a tu presupuesto personal, el cual contribuye a su vez a reducir el presupuesto de la fase.
Para orientarte mejor en la gestión financiera, Twproject muestra para cada nodo el presupuesto destinado a todas sus posibles subfases, además del saldo aún utilizable (valor obtenido del presupuesto de la fase menos lo asignado a las subfases y los costos de la propia fase).
Como se mencionó, por simetría con el desbordamiento (overflow), también se controla el subdesbordamiento (underflow), por lo que no está permitido modificar un presupuesto ya ingresado por debajo de lo ya distribuido o estimado y, del mismo modo, no es posible reducir un costo estimado por debajo del real ya incurrido.
Se han creado dos nuevos permisos para la gestión del presupuesto.
Gestión del costo horario de los recursos USE_REAL_RESOURCE_COST
Twproject tiene dos indicaciones de costo horario: una en el recurso y otra en la asignación.
Esto permite diferenciar el costo de los empleados para la empresa (costo en el recurso) del valor con el que el propio recurso se «vende» a un cliente (costo en la asignación).
Sin embargo, si fuera necesario o más conveniente utilizar siempre el costo del recurso, se ha introducido esta nueva opción, cuya activación deshabilita el costo horario en la asignación, que por lo tanto se ignora.
Como consecuencia, cualquier cambio en el costo horario del recurso se propagará inmediatamente a todas las asignaciones de tareas con estado activo o en espera. También se activa la visualización de los costos de worklog historizados y de las estimaciones, actualizadas al nuevo costo.
El costo del worklog historizado (costo real) viene dado por la suma de los costos de los worklog individuales al costo horario del recurso en la fecha de ingreso, mientras que el costo estimado viene dado por el costo horario historizado, sobre lo realmente registrado, y por el costo actual para la parte restante:
costo real worklog + (horas estimadas – horas realizadas) * costo horario actual
Cabe destacar que, en caso de cambio del costo horario de un recurso, la página de costos del proyecto debe interpretarse teniendo en cuenta el cálculo indicado anteriormente, no simplemente multiplicando el costo horario por las horas.
Gestión de imputaciones (ingreso de worklog)
WORKLOG_OVERFLOW_FORBIDDEN
Vinculado a la gestión del presupuesto del proyecto, pero independiente de él, está el bloqueo del registro de worklogs en caso de exceder las horas previstas.
Una vez activada esta propiedad, ya no será posible ingresar horas que excedan la estimación; por lo tanto, en caso de horas no estimadas, el ingreso de worklogs se deshabilita.
En el caso de asignación a departamento (ver párrafo siguiente), el bloqueo se activa sobre el total de horas ingresadas por todo el equipo.
En caso de exceso, una alerta avisa del error y muestra el número restante de horas que se pueden ingresar.
Tenga en cuenta que este bloqueo no considera el exceso del presupuesto previsto (siempre que la funcionalidad esté activa), sino solo la estimación de la asignación; esto es para no bloquear las actividades laborales normales en caso de cambios en el costo horario de los recursos.
La propiedad WORKLOG_ROUNDING_TO controla el redondeo de la imputación a ‘n’ minutos preestablecidos. El valor 0 (predeterminado) no redondea y, por lo tanto, desactiva la propiedad.
Gestión de centros de costos
Siempre con el objetivo de simplificar la gestión de grandes equipos y proyectos complejos, se han introducido varias novedades relacionadas con los centros de costos.
Propagación de centros de costos
Un nuevo comportamiento predeterminado hace que, cuando se cambia el centro de costos en una tarea o recurso, todos los «hijos» que tenían el antiguo centro de costos se actualicen al nuevo. Sin embargo, si un hijo tenía uno diferente, este no se modifica.
Elección del tipo de centro de costos
USE_DISTINCT_COSTCENTER_PRJ_RES
Su activación implica la aparición en el editor del centro de costos de un nuevo menú desplegable, el «tipo», que tiene solo dos valores, proyecto y recurso, y los menús desplegables de tareas y recursos mostrarán solo sus respectivos centros de costos.
Herencia del centro de costos
COSTS_INHERIT_COST_CENTER
Esta nueva función personalizada se ha introducido para que los costos adicionales del proyecto hereden el centro de costos de la fase, sin posibilidad de modificación.
Seguridad
Con esta versión hemos introducido 5 nuevos permisos relacionados con la gestión en las fases/proyectos del presupuesto, de los ingresos y del centro de costos.
El procedimiento de actualización de la aplicación los añade automáticamente a todos los roles existentes que tengan permisos similares sobre los costos.
Para aumentar la seguridad, la propiedad de las fases del proyecto se heredará automáticamente del nodo padre.
De esta manera, aunque una fase individual del proyecto tenga un responsable diferente (por ejemplo, un jefe de proyecto junior) respecto al proyecto principal, dicho responsable no adquirirá por defecto la propiedad sobre todos los aspectos de la fase, como los costos, etc.
Muchas otras novedades
- Kanban: se agregó la búsqueda en cada columna.
- Lista de asignaciones: la impresión ahora incluye también todos los campos personalizados posibles.
- Carga de operadores: en la ventana emergente de detalles, hemos ampliado y mejorado la información resumida.
- Tareas con estado indefinido: su porcentaje de avance siempre se restablece a cero y no se tienen en cuenta en el cálculo del avance del proyecto.
¡Pero todo esto es solo un breve extracto de lo que puedes encontrar en Twproject 7.1.007!
Con esta versión, Twproject ha implementado muchas otras mejoras al sistema y correcciones de errores, de las cuales puedes encontrar una lista completa en la página del registro de cambios.
