Esfuerzo y duración: diferencias clave en la estimación del proyecto

La gestión del tiempo es uno de los aspectos más importantes en la gestión de un proyecto.

Para poder estimar el tiempo con precisión, es necesario tener una comprensión correcta de los dos conceptos de esfuerzo y duración.

Qué es el esfuerzo

El esfuerzo es el número de unidades de trabajo necesarias para completar una tarea. Esto suele expresarse en horas, días o semanas trabajadas.

Por lo tanto, se calcula el número de horas de trabajo necesarias para completar una tarea, es decir, el tiempo real dedicado a trabajar en el proyecto.

Para estimar la duración de un proyecto, primero debes determinar el effort.

Para simplificarlo, pongamos un ejemplo: si estimas aproximadamente 30 horas de trabajo activo para completar una valla, el effort será de 30 horas.

Sin embargo, ten en cuenta que esto no significa que la valla esté lista en 30 horas, a menos que planifiques construirla durante 30 horas sin parar.

La duración es el número total de períodos laborales (excluyendo días festivos u otros períodos no laborables) necesarios para completar una tarea; por lo tanto, es el tiempo total necesario para finalizar una tarea.

La duración suele expresarse en días laborables o semanas laborables y depende de la disponibilidad y la capacidad de los recursos.

Por ejemplo, si dedicas 3 horas al día al trabajo de la valla, la duración total sería de 10 días (30 horas de effort total dividido por 3 horas/día).

Pero si, por ejemplo, un amigo te ayudara cada día, tendrías dos recursos trabajando 3 horas al día en la valla, lo que equivale a 6 horas al día.

En este caso, la duración sería de 5 días (30 horas de effort total dividido por 6 horas/día).

Sin embargo, si tu amigo pudiera trabajar solo 2 horas al día, la duración se extendería a 6 días, ya que los recursos trabajarían solo 5 horas al día.

El esfuerzo total sigue siendo siempre de 30 horas, sin importar si hay una, dos o más personas trabajando en el proyecto.

No es posible reducir el esfuerzo a 15 horas si dos personas trabajan en el proyecto, pero sí es posible reducir el tiempo total de finalización, es decir, su duración.

El concepto de Schedule Padding

Las estimaciones representan una de las áreas más críticas y complejas para un project manager.

Nunca existe la certeza de que sean correctas y siempre queda la duda de que puedan estar equivocadas por exceso o por defecto, a pesar de toda la buena voluntad al formularlas.

Las técnicas de estimación, como por ejemplo la de analogía o bottom-up, pueden proporcionar estimaciones más o menos fiables, pero todas comparten el mismo problema: dependen de la disposición de quien las formula.

Con el concepto de Schedule Padding se entiende la adición de más tiempo a la estimación, una especie de “colchón” (de ahí el término Padding) que puede suavizar la “caída” en caso de imprevistos o errores de evaluación.

Cuando no se tiene suficiente información o experiencia para realizar una estimación realista, es muy fácil caer en el “Padding”.

Es decir, se tiende a aumentar, incluso excesivamente, la estimación de duración por precaución extrema.

Claramente, si cada persona en la empresa, incluido el gerente de proyecto, usara esta técnica, se llegaría a formular una estimación final totalmente equivocada.

Entonces, ¿cómo evitar el Schedule Padding?

En la gestión de proyectos se recomienda realizar primero la estimación del esfuerzo y luego la de la duración.

El esfuerzo es el tiempo total estimado para la realización de una tarea o actividad, por lo tanto, el total de worklogs en esa actividad.

La duración es el intervalo de tiempo requerido para la realización de la tarea/actividad basado en la disponibilidad de los recursos y el calendario del proyecto.

De las 8 horas que corresponden a la jornada laboral, la metodología TenStep considera productivas solamente 6,5 horas.

Este también es un valor que deberías tener presente y que no siempre se considera durante la programación de un proyecto.

Nosotros en Twproject, en nuestra herramienta de gestión de proyectos, incluimos tanto las actividades del proyecto como las rutinarias, para tener claro cuánto tiempo puede dedicar realmente cada recurso a sus actividades.

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Técnicas para evitar el Schedule Padding

Existen varias técnicas posibles de gestión de proyectos para disminuir el riesgo de Schedule Padding:

• Pedir la opinión de un experto imparcial respecto al proyecto;
• Utilizar el método PERT (Program Evaluation and Review Technique), conocido también como estimación de tres valores, en el que se proporciona una estimación más optimista, una pesimista y una intermedia, la más probable.
• Conceder el tiempo necesario a quien debe realizar la estimación sin ejercer presión ni prisa.
• Añadir un tiempo extra al proyecto en general, evitando hacerlo en cada actividad individual.
• Como se mencionó anteriormente, determinar primero el effort y solo después la duración de las actividades.

No todas las personas tienen la misma productividad y poseen conocimientos, habilidades y experiencias diferentes.

Por esto, la capacidad para realizar una estimación, así como el tiempo necesario para hacerla, puede variar.

Consejos para una correcta estimación del effort

Todo comienza entonces con la estimación del effort. Veamos algunos consejos para identificarla mejor, divididos por categoría.

Estimaciones de esfuerzo básicas:

• La estimación es una actividad continua que debe realizarse regularmente durante el proyecto. La estimación inicial se profundizará y perfeccionará gradualmente.
• Durante la fase de inicio de un proyecto, asegúrate de que todos estén de acuerdo sobre lo que se debe entregar y, por lo tanto, estimar. Con «todos» nos referimos principalmente al gerente de proyecto y al equipo del proyecto, pero también a los directivos y a todas las partes interesadas del proyecto.
• Involucra a las personas expertas en el análisis y en el proceso de estimación, y realiza una lluvia de ideas con quienes realmente ejecutarán el trabajo. Es útil contar con diferentes grupos de personas que estimen el mismo elemento. Si al comparar los resultados se observa una gran disparidad entre los números, significa que la incertidumbre sobre la actividad, o sobre el proyecto en general, es alta.

Estimaciones del grado de imprevistos:

• Todas las estimaciones conllevan un grado intrínseco de incertidumbre, especialmente en las primeras fases del proyecto, donde hay más incógnitas. Es fundamental cuantificar el porcentaje de incógnitas en la estimación y compensarlo con un nivel equivalente de contingencia.
• Ten siempre en cuenta los riesgos y los imprevistos del proyecto; nunca realices estimaciones considerando únicamente el mejor escenario.
• Investiga y experimenta con diferentes herramientas y técnicas de estimación. Las herramientas de estimación te ayudarán a considerar todos los aspectos del proyecto y añadirán automáticamente una contingencia adicional.
• Estima el esfuerzo en puntos u horas de trabajo en lugar de tiempo calendario para tener en cuenta que el equipo nunca es eficaz al 100%. También puedes aplicar un factor de conversión separado para traducir el esfuerzo estimado a tiempo calendario. Esto facilitará el seguimiento de la precisión de las estimaciones. Si, por ejemplo, el equipo dedica el 30% del tiempo de un día promedio a reuniones, atendiendo llamadas telefónicas y correos electrónicos, deberás añadir un factor de conversión adecuado, que en este caso sería 1,4 (1/70%).

Estimaciones generales:

• Tener en cuenta todas las fases y actividades del proyecto, incluyendo el análisis, el diseño, la planificación, la ejecución, la posible reelaboración, la entrega y el cierre del proyecto.
• Registrar formalmente las estimaciones y documentar cómo se obtuvieron, a través de qué información y qué procesos. Aclarar el alcance y los supuestos estimados, y destacar lo que está fuera del alcance. Esto no solo te pondrá en una mejor posición para defender los números, sino que también ayudará a revisar y mejorar el proceso de estimación en el futuro.

Conclusiones

Como hemos visto, entender la diferencia entre esfuerzo y duración de una actividad es fundamental para la correcta planificación de un proyecto.

En Twproject puedes estimar cuánto trabajo se necesita para completar cada fase del proyecto.

Estas estimaciones se tienen en cuenta al evaluar la carga de trabajo de los recursos, una herramienta muy útil en este sentido, que puedes encontrar en nuestra plataforma.

Twproject tiene en cuenta las horas disponibles del recurso, definiendo el horario laboral cruzado con la agenda y las indisponibilidades.

La herramienta también te permite ingresar los proyectos rutinarios que reducen las horas efectivas que los recursos pueden dedicar a los proyectos, para tener una carga siempre actualizada y más realista.

Con Twproject también puedes intervenir en tiempo real sobre las asignaciones para reequilibrarlas en caso de necesidad.

¿Qué opinas? ¿Quieres intentar mejorar la forma en que estimas los proyectos y verificas la carga de tus recursos?