Estudio de viabilidad de un proyecto

El estudio de viabilidad es un paso fundamental antes de dar luz verde a un proyecto que podría costar miles de euros. Este análisis exhaustivo a menudo es solicitado ‘desde la alta dirección’ de la organización para garantizar la realizabilidad y la sostenibilidad del proyecto.

El estudio de viabilidad determina, en primer lugar, si el proyecto tiene probabilidades de éxito y si su inicio puede ser o no una oportunidad para la empresa.

Generalmente se realiza antes de emprender cualquier iniciativa relacionada con un proyecto, incluida la planificación. Es uno de los factores fundamentales, si no el más importante, que determinan si el proyecto puede llevarse a cabo o no.

Aunque los gerentes de proyecto no son necesariamente quienes realizan el estudio de viabilidad, pueden actuar como personas de referencia durante esta fase.

Además, los gerentes de proyecto pueden utilizar el estudio de viabilidad para comprender los parámetros del proyecto, los objetivos comerciales y los factores de riesgo involucrados.

¿Qué es un estudio de viabilidad?

Específicamente, un estudio de viabilidad se utiliza para determinar la viabilidad de una idea, por ejemplo, para garantizar que un proyecto sea jurídica y técnicamente viable, además de económicamente justificable.

El estudio de viabilidad indica si un proyecto vale la inversión. Por ejemplo, si un proyecto requiere demasiados recursos, esto impide que esos recursos específicos realicen otras actividades.

En general, no utilizar esos recursos durante el tiempo necesario para llevar a cabo el proyecto puede costar más de lo que la organización podría ganar con ese proyecto específico.

Un estudio de viabilidad bien diseñado debería ofrecer una serie de parámetros que podríamos considerar imprescindibles para la evaluación completa de un proyecto.

Podemos partir de una base histórica de la actividad o del proyecto, incluyendo la descripción del producto o servicio, los estados financieros, los detalles operativos y de gestión, las investigaciones de mercado y políticas, los datos financieros, los requisitos legales y las obligaciones fiscales, los posibles obstáculos y las soluciones alternativas. Nada debe dejarse al azar.

Generalmente, estos estudios preceden al desarrollo técnico y a la implementación del proyecto.

En este contexto, el proyecto de viabilidad técnica asume un papel crucial, ya que evalúa la realizabilidad técnica del proyecto en términos de recursos, competencias y tecnologías disponibles.

Cinco áreas de viabilidad del proyecto

Un estudio de viabilidad evalúa el éxito potencial del proyecto. La objetividad percibida es, por lo tanto, un factor importante en la credibilidad del estudio para los posibles inversores y partes interesadas.

Existen cinco áreas que corresponden a la viabilidad de un proyecto. Veámoslas juntas.

Viabilidad técnica

Esta evaluación se centra en los recursos técnicos disponibles para la organización.

Ayuda a las organizaciones a determinar si los recursos técnicos satisfacen las capacidades y si el equipo técnico es capaz de convertir las ideas en sistemas operativos. La viabilidad técnica también implica evaluar el hardware, el software y otros requisitos tecnológicos.

Viabilidad económica

Esta evaluación generalmente implica un análisis de costos/beneficios del proyecto, ayudando a las organizaciones a determinar la viabilidad, los costos y los beneficios asociados con un proyecto antes de que se asignen los recursos financieros.

Viabilidad legal

Esta evaluación examina si algún aspecto del proyecto propuesto entra en conflicto con los requisitos legales.

Viabilidad operativa

La viabilidad operativa implica la realización de un estudio para analizar y determinar si y en qué medida las necesidades de la organización pueden satisfacerse completando el proyecto.

Los estudios de viabilidad operativa también analizan cómo un plan de proyecto cumple con los requisitos identificados en la fase de análisis de requisitos del desarrollo del sistema.

Planificación de la viabilidad

Esta evaluación es la más importante para el éxito del proyecto. De hecho, un proyecto fracasará si no se completa a tiempo.

En la planificación de la viabilidad, una organización estima cuánto tiempo tomará completar el proyecto con éxito.

Una vez examinadas estas áreas, el estudio de viabilidad permite identificar cualquier restricción que el proyecto propuesto podría enfrentar, incluyendo:

• Restricciones internas del proyecto: tecnología, presupuesto, recursos, etc.
• Restricciones empresariales internas: financieras, marketing, exportación, etc.
• Restricciones externas: logística, medio ambiente, leyes y regulaciones, etc.

Beneficios de un estudio de viabilidad

La importancia de un estudio de viabilidad se basa en el deseo organizativo de garantizar un buen trabajo antes de comprometer recursos, tiempo o presupuesto.

Un estudio de viabilidad podría revelar nuevas ideas que podrían cambiar completamente el alcance de un proyecto.

Es mejor realizar este análisis con antelación, en lugar de encontrarse a mitad de camino y darse cuenta de que el proyecto no funcionará.

A continuación se presentan algunas ventajas clave de la realización de un estudio de viabilidad:

• Mejorar la concentración y la motivación del equipo del proyecto
• Identificar nuevas oportunidades
• Reducir las alternativas comerciales
• Identificar una razón válida para emprender el proyecto
• Mejorar la tasa de éxito evaluando más parámetros
• Ayudar en el proceso de toma de decisiones del proyecto
• Identificar las razones para no proceder

Cómo llevar a cabo un estudio de viabilidad

Cualquiera que lleve a cabo un estudio de viabilidad debe seguir varios pasos. Estas acciones incluyen:

• Análisis preliminar: antes de proceder con el proceso de estudio de viabilidad propiamente dicho, muchas organizaciones realizarán un análisis preliminar, una especie de preselección del proyecto. El análisis preliminar tiene como objetivo descubrir obstáculos insuperables que harían innecesario incluso un estudio de viabilidad. Si no se descubren bloqueos importantes durante este análisis, se podrá proceder con el estudio de viabilidad más exhaustivo.
• Definir el alcance: es importante delinear el alcance del proyecto para poder determinar el alcance del estudio de viabilidad. El alcance del proyecto incluirá el número y la composición de las partes interesadas, tanto internas como externas. Además, no hay que olvidar examinar el posible impacto del proyecto en todas las áreas de la organización.
• Investigación de mercado: ningún proyecto puede emprenderse sin este análisis. Quienes realicen el estudio de viabilidad profundizarán en el panorama competitivo existente y determinarán si existe espacio para el proyecto dentro de ese mercado.
• Evaluación financiera: el estudio de viabilidad examinará los costos económicos relacionados con el proyecto, incluidos equipos u otros recursos, horas de trabajo, beneficios propuestos del proyecto, riesgos financieros asociados y el posible impacto financiero en caso de fracaso del proyecto.
• Soluciones alternativas: si surgiera algún problema potencial durante el estudio, se examinarán soluciones alternativas para llevar adelante el proyecto con éxito de todos modos.
• Reevaluación de los resultados: es esencial una reevaluación del estudio de viabilidad con ojos nuevos, especialmente si ha pasado tiempo desde que se realizó por primera vez.
• Decisión Go/No-go: este es el paso final de un estudio de viabilidad; en pocas palabras, aquí se decide si se puede iniciar el proyecto (go) o no (no-go).

Para concluir, cabe recordar que un estudio de viabilidad es más una forma de pensar que un proceso burocrático.

A medida que el alcance del proyecto crece, resulta cada vez más importante documentar el estudio de viabilidad, especialmente si están involucradas grandes sumas de dinero y/o si la entrega es crítica.

El estudio de viabilidad no debe contener solo detalles suficientes para avanzar en la fase operativa del proyecto. También debería utilizarse para el análisis comparativo al finalizar el proyecto.

Será en esta fase donde se analice lo entregado frente a lo propuesto inicialmente en el estudio de viabilidad. Cuanto menor sea la brecha, mayor será la valoración de la profesionalidad de quienes elaboraron el estudio.

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Gracias al estudio de la carga de recursos podrás destacar posibles cuellos de botella e intervenir antes del inicio de todo el proyecto.

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