5 formas de gestionar eficazmente una reunión virtual

Ser capaz de gestionar eficazmente una reunión virtual se ha vuelto extremadamente importante en estos tiempos, donde muchos se enfrentan al trabajo desde casa por primera vez.

Especialmente para aquellos que tienen que coordinar un equipo, este método puede convertirse en un desafío aún mayor.

Al igual que en la oficina, incluso de forma remota, las reuniones con varios participantes se han vuelto necesarias para discutir aspectos particulares de un proyecto o para compartir actualizaciones, para hacer lluvias de ideas y definir prioridades.

Y así, el gerente de proyecto puede enfrentarse a varias dudas:

• ¿Cómo organizar eficazmente una reunión virtual?
• ¿Cómo asegurarte de que las personas clave estén presentes?
• ¿Qué hacer para asegurarte de que la información se comprenda correctamente?

Las ventajas de las reuniones grupales, como es sabido, son grandes, siempre y cuando se lleven a cabo adecuadamente.

Pero, ¿qué haces en el caso de un equipo remoto? Echemos un vistazo a las 5 mejores prácticas a seguir.

Gestiona eficazmente una reunión virtual: Encuentra el horario más conveniente para la reunión

Durante esta situación de cuarentena, donde los empleados se acercan al teletrabajo por primera vez, un gerente debe ser particularmente flexible con respecto a el horario más conveniente para la reunión.

No se puede depender de las horas que normalmente se pasan trabajando en la oficina, ya que muchos miembros del equipo principal pueden encontrarse teniendo que lidiar con sus hijos y tener, por el momento, otra rutina y otras necesidades (al respecto, hemos dado algunos consejos para quienes tienen que gestionar a sus hijos durante el teletrabajo).

Por eso es esencial programar una reunión virtual con antelación, idealmente un par de días antes, para permitir que cualquiera haga los arreglos necesarios o, aún mejor, preguntar directamente a los participantes sobre el marco de tiempo en el que se consideran disponibles.

Decidir el día y la hora adecuados para reunirse en línea es el primer paso hacia conversaciones productivas.

Gestiona eficazmente una reunión virtual: Establece las reglas sobre cómo se llevará a cabo la reunión

Una vez acordado el día y la hora de la reunión, es muy importante establecer una serie de reglas que ayudarán al equipo a aprovechar al máximo la reunión.

Puedes enviar esta lista de reglas por correo electrónico o en el chat interno, para asegurarte de que todos las hayan recibido.

Aquí tienes algunas pautas para las reuniones remotas:

• Respeta el tiempo de las personas y avisa al coordinador si no vas a estar presente.
• Busca un lugar de trabajo con poco o ningún ruido de fondo.
• Silencia el micrófono cuando no estés hablando.
• Si la reunión requiere el uso de una cámara web, vístete adecuadamente y cuida tu apariencia.
• Revisa la agenda de la reunión con antelación y prepara tu contribución.
• No interrumpas a otras personas cuando hablen.
• No realices otras actividades durante la reunión; esto es especialmente importante si la reunión no requiere el uso de una cámara web.

Gestiona eficazmente una reunión virtual: Crea oportunidades para fortalecer los lazos del equipo

Conocer personalmente a los participantes de la reunión virtual puede ser sin duda de gran ayuda para que todos se sientan más involucrados.

Es importante que esta parte «amigable» se mantenga incluso durante el periodo de aislamiento.

Seguramente habrá muchos colegas que ya están en contacto privado entre sí, pero al comienzo de una reunión virtual, el gerente puede tomar la iniciativa preguntando, por ejemplo, cómo van los días de cuarentena y si alguien tiene alguna anécdota divertida que contar.

Este «rompehielos» es una buena manera de fortalecer los lazos dentro del equipo, promover mejores sesiones de lluvia de ideas y crear un ambiente de inclusión durante una reunión a distancia.

Gestiona eficazmente una reunión virtual: Mantén a los participantes comprometidos

Sin duda, es difícil controlar el nivel de atención de cada participante durante una reunión remota, especialmente cuando no se usa la cámara.

Sin embargo, hay algunos trucos para mantener un alto nivel de atención, por ejemplo, asignando diferentes roles entre los participantes.

Es bien sabido que mantener una reunión dentro de ciertos límites de tiempo es esencial para un resultado exitoso, por lo que el «controlador del tiempo» se encargará de vigilar el reloj y no exceder el tiempo acordado.

Otro rol particularmente útil es el de la persona que redactará la minuta de la reunión. La persona, una a la vez, que tenga encomendada esta tarea, será responsable de informar todo lo discutido durante la reunión en un informe que luego se enviará a cada participante.

Otra forma en que el gerente puede involucrar a los empleados es pedir la opinión de miembros específicos del equipo durante la reunión.

Esta es una estrategia muy útil, no solo para mantener alta la atención, sino también cuando un individuo «alfa» tiende a tomar el control de las discusiones.

Gestiona eficazmente una reunión virtual: envía la minuta después de la reunión

Como se mencionó anteriormente, la persona encargada de redactar la minuta lo hará inmediatamente después de la reunión, cuando los recuerdos aún están frescos.

Antes de enviarla a todos los participantes, el gerente de proyecto verificará la calidad de la información ingresada y, una vez aprobada, se convertirá en un documento oficial.

La minuta de la reunión incluirá una lista de actividades por realizar, quién es responsable de hacer qué y cuándo se deben alcanzar los objetivos.

Otra parte importante del seguimiento de una reunión remota, especialmente si es la primera vez, es preguntar a los participantes si tienen comentarios para hacer que la reunión sea aún más productiva en el futuro.

¿Son siempre necesarias las reuniones virtuales?

Planificar una reunión con un equipo virtual puede no ser tan fácil como una reunión en la oficina.

Las personas pueden tener otras necesidades temporales y es posible que no siempre estén disponibles.

Por lo tanto, antes de programar una reunión, es importante que el gerente de proyecto evalúe la urgencia, la importancia y la complejidad de la situación.

En casos menos complicados que no necesariamente requieren una reunión en línea, existen innumerables herramientas que se pueden utilizar.

No solo los correos electrónicos clásicos, sino también los chats internos que, gracias al nuevo software, ahora ofrecen una comunicación mucho más inmediata y efectiva.

A través de un chat, de hecho, es posible hablar no solo con una sola persona, sino también crear un grupo de discusión.

Además, será posible ver quién está en línea y las respuestas aparecerán en orden cronológico en la ventana de conversación, lo que facilita mucho más la comprensión que un intercambio de correos electrónicos.

Se ha dicho que la comunicación es el oxígeno de una empresa, y esta analogía es aún más válida para un equipo remoto que debe contar necesariamente con buenas estrategias de comunicación para sobrevivir y prosperar.