Medir el progreso del proyecto, o de una tarea simple, es obviamente crítico, pero ¿por qué es tan importante usar un buen software para lograrlo?
Probablemente te haya pasado más de una vez que le hayan preguntado al gestor de proyectos: «Entonces, ¿hemos terminado?» en relación con una actividad del proyecto o con el proyecto mismo.
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Ya sea que la pregunta provenga de clientes, gerentes, miembros del equipo o del propio gestor de proyectos, esta situación no es tan rara como podrías pensar al principio.
Durante tu trabajo puedes perder la noción del espacio y el tiempo y olvidar exactamente dónde estás en el camino.
Además, la información incorrecta o manipulada deliberadamente puede llevar a una imagen distorsionada de la situación.
Así es como el software de gestión de proyectos se vuelve vital para medir el progreso de un proyecto.
¿Por qué es difícil medir el progreso del proyecto?
Saber exactamente dónde estás en el camino de un proyecto es difícil de medir por varias razones. Por ejemplo:
- El progreso del proyecto es mucho más subjetivo por naturaleza: esto es particularmente cierto si trabajas en un entorno tecnológico innovador donde los desarrolladores pueden trabajar en una funcionalidad indefinidamente, con la promesa de que están justo «al borde de un avance para completar las cosas».
- Recursos retrasados: los recursos que están trabajando en cierta actividad del proyecto se han quedado atrás y, en lugar de reportarlo, lo ocultan confiando en que podrán recuperarlo. Seguirán adelante y dirán que todo está bien, pensando que pueden resolver el problema pasando algunas horas más en la oficina al final del día o trabajando el fin de semana. Mientras tanto, el gestor de proyectos reportará en su archivo de planificación que todo va según lo planeado, aunque no sea así.
- Recursos que no quieren causar una mala impresión: otra razón por la cual la planificación manual puede no estar sincronizada con la realidad se basa en la naturaleza humana. A la gente no le gusta causar una mala impresión, y el estado de una actividad puede ser «ajustado» ligeramente para que los colegas y, sobre todo, el gestor de proyectos no tengan quejas. De vez en cuando esto puede no ser un gran problema, pero semana tras semana los retrasos y la información falsa pueden acumularse y causar daños significativos al proyecto.
Usa software de planificación para medir el progreso del proyecto objetivamente
Después de ver los ejemplos anteriores, queda claro cómo el software automatizado de gestión de proyectos puede ayudar a monitorear y medir objetivamente el estado de progreso de un proyecto.
A continuación, se presentan cuatro formas de medir correctamente el progreso del proyecto:
- Haz claros los objetivos: cada actividad o milestone debe destacar el objetivo previsto o el estado final. Por ejemplo, en lugar de tener una actividad vaga como «buscar solución para implementación» indefinidamente, debería referirse precisamente, por ejemplo, a «decisión tomada sobre la solución para implementación». Esto implica que este producto debe completarse dentro de un cierto período de tiempo y según ciertos criterios.
- Divide las actividades en pequeños bloques: es mejor dividir los resultados en pequeños bloques de trabajo en lugar de una meta final grande y compleja donde cada miembro del equipo tenga la oportunidad de ser vago acerca de su parte del trabajo. No es eficiente tener una única tarea de 6 meses llamada «producto X terminado», que incluye una serie de tareas que son igual de medibles a su manera. De esta forma, no es posible saber qué podría estar fuera de rumbo durante un largo período de tiempo.
- Permite solo 3 indicadores de estado: el equipo puede reportar el progreso de una actividad usando solo 3 indicadores, es decir, no iniciado, en curso y completado, o cualquier tipo de indicador que se adapte a la industria. De esta manera, no habrá lugar para respuestas intermedias o vagas. Este enfoque en blanco y negro evita la subjetividad.
- Automatización: un buen software de gestión de proyectos proporciona recopilación y análisis automático de datos. De esta manera, el equipo y el gestor de proyectos pueden dedicar su tiempo a completar actividades individuales y mantener el proyecto en marcha. Además, el gestor de proyectos tendrá la oportunidad de ver el progreso en tiempo real e intervenir a tiempo en caso de bloqueos o retrasos particulares.
Estos son algunos ejemplos que muestran cuán importante es el software de gestión de proyectos para medir el estado de progreso de un proyecto.
Además, un software de gestión de proyectos te permite contar con toda una gama de funciones que ayudan a mantener un trabajo eficiente y una comunicación activa y efectiva.
Vale la pena tener en cuenta que es imposible mejorar lo que no se puede calcular, por lo que usar software te brinda la oportunidad no solo de medir el progreso de un proyecto, sino también de analizarlo e implementar estrategias de mejora de procesos donde sea necesario.
