El reconocimiento y la gestión de los riesgos y las criticidades del proyecto es uno de los aspectos más cruciales para el éxito de un proyecto; sin embargo, este tema se pasa por alto con facilidad.
A lo largo del ciclo de vida de cualquier proyecto, casi siempre surgirán problemas imprevistos, preguntas e inquietudes.
Cuando aparecen estos problemas, el gerente de proyecto y su equipo deben estar preparados para abordarlos, ya que de lo contrario podrían tener un impacto, incluso severamente negativo, en el resultado del proyecto.
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Dado que la mayoría de los problemas son, por naturaleza, inesperados, ¿cómo puedes afrontarlos de manera rápida y eficaz?
La solución ideal es contar con un proceso de resolución de problemas establecido antes incluso de que comience el proyecto, para asegurarte de cumplir con los plazos y costos, y alcanzar tus objetivos.
La gestión de problemas es el proceso de identificar y resolver problemas. Problemas que pueden afectar al personal, proveedores, fallas técnicas, escasez de materiales o recursos, etc. Cada factor en estas categorías puede potencialmente tener un impacto negativo en el proyecto.
Si el problema no se resuelve a tiempo, podría provocar conflictos, retrasos o incluso la cancelación total del proyecto.
Entonces, ¿por qué se pasa esto por alto a menudo?
Quizás porque es más fácil para un gerente de proyecto centrarse en organizar tareas y distribuir roles en lugar de invertir tiempo en analizar y gestionar los riesgos y problemas del proyecto.
Sin embargo, los riesgos y desafíos, cuando surgen, son imposibles de evitar. Por eso es fundamental considerarlos desde el principio.
Riesgos y criticidades: ¿cuál es la diferencia?
Al principio, los riesgos y las criticidades podrían parecer lo mismo, solo llamados de diferentes maneras, pero no es así.
Hay varios aspectos que caracterizan estos dos conceptos. Veamos cuáles son.
¿Qué es un riesgo?
El PMBok define el riesgo de un proyecto como
Un evento o condición incierta que, si ocurre, afecta positiva o negativamente a uno o más objetivos del proyecto.
Aquí tienes un ejemplo de una declaración de riesgo:
Dado que el equipo del proyecto no revisó los requisitos con los usuarios, podría no satisfacer las necesidades del cliente, lo que resultaría en usuarios insatisfechos.
La causa en este ejemplo es la falta de auditoría y validación de los requisitos. El riesgo es que el equipo del proyecto no cumpla con los requisitos del usuario, mientras que el impacto es la insatisfacción de los usuarios con el producto.
Por lo tanto, el riesgo es un evento o condición que podría ocurrir potencialmente en el futuro.
En particular, los riesgos de un proyecto incluyen varios atributos como:
- Generalmente se conocen al inicio del proyecto.
- Pueden existir en un punto específico del proyecto y/o pueden durar toda la duración del proyecto.
- Pueden tener un impacto significativo en el resultado del proyecto si el riesgo se materializa.
- Existe una probabilidad moderada de que el riesgo se haga realidad.
- Son extraordinarios respecto a la gestión normal del proyecto.
Hacer suposiciones para identificar los riesgos del proyecto es una forma razonable de determinar los elementos de un proyecto que podrían causar problemas.
Sin embargo, es importante centrarse en los riesgos importantes basándose en tres factores: materialidad, probabilidad y extraordinariedad.
Al definir los riesgos, es aconsejable intentar hacer una lista de los principales factores que tienen más probabilidades de ocurrir, son extraordinarios para la gestión normal del proyecto y podrían dañar significativamente el proyecto si ocurren.
Después de definir los principales riesgos del proyecto, el siguiente paso es implementar estrategias de mitigación para cada punto de la lista para aplicarlas si el riesgo comienza a hacerse realidad.
Al definir estrategias de mitigación para cada riesgo, puedes trazar activa y proactivamente cómo evitar el riesgo y gestionar el problema potencial.
La precisión en la definición de riesgos es extremadamente importante. Los riesgos deben definirse para diseñar y determinar claramente la acción que se debe tomar para mitigarlos o evitarlos.
Si no es posible estructurar la acción de respuesta, esto significa que el riesgo está mal definido o no es un riesgo tangible.
¿Qué es una criticidad?
Una criticidad se identifica como:
Un evento que ha ocurrido y está impactando el proyecto.
Es responsabilidad del gerente de proyecto abordar los eventos de manera responsable y asegurar que su impacto en el éxito del proyecto se minimice.
Las criticidades requieren atención inmediata y acción en tiempo real y pueden ser el resultado de riesgos identificados al inicio del proyecto o pueden provenir de un área invisible no considerada inicialmente.
En ambos casos, las criticidades surgen en la mayoría de los proyectos y cualquier líder eficaz debería poder abordarlas eficientemente.
Similar a los riesgos del proyecto, las criticidades son problemas que ocurren en un proyecto que requieren ciertas acciones de gestión y estrategias para su resolución.
Si una criticidad no se aborda prontamente, puede impactar significativamente en la finalización exitosa del proyecto.
La medida en que las criticidades difieren de los riesgos, sin embargo, es que las primeras generalmente no duran todo el proyecto y pueden no ser conocidas al comienzo de un proyecto.
La lista de criticidades no será tan persistente como la lista de riesgos del proyecto.
Gestión eficaz de riesgos
El gerente de proyecto debe encargarse de la gestión de riesgos en cada proyecto desde el muy principio.
Ciertamente no es un tema agradable, pero vale la pena hablar sobre los riesgos potenciales a y con las partes interesadas durante las reuniones iniciales de arranque del proyecto.
Esta puede ser la única oportunidad de tener a todo el equipo y a las partes interesadas juntas antes de que el proyecto comience y se complete, por lo que es un buen momento para recabar dudas y pensamientos sobre los riesgos potenciales desde todas las perspectivas.
Esta fase de planificación, desafortunadamente, a menudo se pasa por alto debido a la creciente necesidad de velocidad que el mercado requiere para retroceder y superar a la competencia.
Sin embargo, omitir esta parte puede causar grandes problemas para el proyecto más adelante.
Visualizar el riesgo desde una perspectiva diferente
Lo primero que el gerente de proyecto y el equipo deben preguntarse es qué podría salir mal durante el proyecto.
- ¿Hay algún factor que pueda impedir la finalización de cualquier actividad del proyecto?
- ¿Es necesario tener en cuenta elementos como las condiciones climáticas estacionales, proveedores externos, fluctuaciones del mercado, efectos políticos o existencias de materiales como posibles riesgos?
Estos son solo dos ejemplos de preguntas que el gerente de proyecto debería hacerse.
Existe una lista casi interminable de preguntas «qué pasaría si» que deben considerarse y que pueden ayudar a identificar tantos riesgos como sea posible.
Hay muchos tipos de riesgos que afectan a los proyectos:
- Riesgo de costo: esto generalmente se traduce en un aumento de los costos del proyecto debido a una mala precisión en los costos o un cambio en el alcance.
- Riesgo de planificación: es decir, el riesgo de que las actividades requieran más tiempo del esperado. Los retrasos generalmente aumentan los costos y postponen la recepción del resultado del proyecto, con una posible pérdida de ventaja competitiva.
- Riesgo de rendimiento: el riesgo de que el proyecto no logre producir resultados consistentes con las especificaciones del proyecto.
- Riesgo de gobernanza: se aplica al desempeño de la junta directiva y la gestión en términos de ética, gestión comunitaria y reputación corporativa.
- Riesgos estratégicos: resultantes de errores en la estrategia, como la elección de una tecnología que no puede utilizarse en un caso específico.
- Riesgo operacional: incluye riesgos derivados de problemas de implementación y procesos como adquisición, producción y distribución.
- Riesgo de mercado: incluye competencia, tipos de cambio de divisas, mercados de materias primas y riesgo de tasas de interés, así como riesgos de efectivo y crédito.
- Riesgo legal: surge de obligaciones legales y regulatorias, incluidos riesgos contractuales y controversias presentadas contra la organización.
- Riesgo relacionado con peligros externos: incluidas tormentas, inundaciones y terremotos, vandalismo, sabotaje y terrorismo, huelgas laborales y disturbios civiles.
Después de haber identificado los riesgos del proyecto, es hora de considerar su impacto potencial.
- ¿Qué tipo de efecto tendrá cada riesgo en el proyecto?
- ¿El riesgo causará retrasos en las actividades?
- ¿El riesgo causará un aumento en los costos del proyecto?
- ¿El riesgo afectará la calidad del producto o servicio final?
La mejor manera de ayudar a todo el equipo y a las partes interesadas a comprender estos riesgos es cuantificarlos y asignarles un valor que todos puedan entender claramente.
Por ejemplo, ¿por cuántos días podría el riesgo retrasar el proyecto? ¿El riesgo llevará a un aumento porcentual en cuánto sobre el proyecto?
Asignar un número concreto al riesgo hará que aparezca como una amenaza real con consecuencias reales y no solo como una posibilidad abstracta.
Identificar formas de mitigar, reducir y eliminar riesgos
Una vez identificados, el siguiente paso para gestionar eficazmente los riesgos es determinar y examinar formas de mitigar, reducir y, si es posible, eliminar el problema.
¿Hay algo que el gerente de proyecto y el equipo puedan hacer para reducir el impacto en el proyecto o para eliminar el riesgo?
Por ejemplo, si se ha definido un riesgo respecto a la confiabilidad o el costo de un proveedor, ¿puedes buscar los servicios de otro proveedor que pueda cobrar menos o ser más confiable?
El gerente de proyecto debe comprometerse a implementar una estrategia de respuesta para cualquier riesgo potencial.
Definir y filtrar la lista de riesgos es fácil en comparación con definir estrategias de mitigación.
El plan de acción será aquel en el que la creatividad y el ingenio del gerente de proyecto entrarán en juego.
Es fundamental tener una estrategia de mitigación o gestión de riesgos, pero también es necesario asegurar que la propiedad y la responsabilidad del plan estén totalmente asignadas a un miembro del equipo o a un equipo separado.
Ninguna estrategia puede implementarse a menos que sea ejecutada por su responsable y, al asignar la responsabilidad de ese plan específico a alguien, puedes asegurar que las estrategias de gestión de riesgos se implementen cuando sea necesario y lo más rápido posible.
Por ejemplo, volviendo al riesgo del proveedor: al dar la responsabilidad de mitigar ese riesgo a la persona que está directamente involucrada con ese proveedor, podrá actuar rápidamente en caso de un problema en lugar de tener que esperar la luz verde del gerente de proyecto.
En resumen, la gestión de riesgos es:
el proceso de identificar riesgos potenciales para el éxito del proyecto y el proceso de implementar estrategias y procedimientos que mitigarán el impacto si dichos riesgos ocurren.
La gestión de riesgos es una parte clave del proceso de planificación y el gerente de proyecto debe asegurar que este paso vital no se pase por alto a favor de la urgencia.
La falta de una estrategia de gestión de riesgos puede resultar en retrasos del proyecto, aumento de costos y, en los casos más graves, incluso el cierre total del proyecto.
En la segunda parte analizaremos la gestión eficaz de las criticidades identificadas.
