El éxito de un proyecto suele calcularse con parámetros de evaluación tradicionales que solo tienen en cuenta el hecho de que el proyecto haya respetado el presupuesto y el cronograma. Sin embargo, muy a menudo, esto no es suficiente.
Algunas organizaciones consideran parámetros más amplios que los tradicionales: costos, planificación y operación, y determinan el éxito del proyecto evaluando indicadores clave de rendimiento, los llamados KPI.
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Este enfoque genera evaluaciones del desempeño del proyecto más relevantes, justas y equilibradas.
Sin embargo, algunas organizaciones no cuentan con una manera consistente de determinar los parámetros que deben aplicarse para establecer cómo un proyecto ha alcanzado sus objetivos y cómo ha influido en la empresa de manera tangible e intangible.
Por lo tanto, veamos en este artículo cuáles son los posibles parámetros de evaluación para cuantificar el éxito del proyecto.
¿Por qué medir el éxito de un proyecto?
Esto puede parecer una pregunta tonta, pero ¿cuál es el punto principal de medir el éxito del proyecto?
Después de todo, una vez que un proyecto ha terminado, no hay mucho más que puedas hacer al respecto, sea un éxito o un fracaso, ¿verdad?
Esta ha sido la filosofía principal durante mucho tiempo, pero con el desarrollo del concepto de aprendizaje y mejores prácticas, el valor de registrar información sobre el pasado de una organización para guiar su estrategia futura se ha vuelto más prevalente.
Hoy en día, se reconoce el valor de la mejora continua basada en datos pasados y es sobre esta base que las empresas pueden entender qué salió mal durante un proyecto determinado para no cometer los mismos errores en proyectos posteriores.
Al integrar nuevos conocimientos, particularmente sobre éxitos y fracasos, en nuevos procesos, se cometen menos errores y se puede lograr un mayor rendimiento.
Por eso medir el éxito del proyecto se ha vuelto crítico para cada gestor de proyectos.
El problema con la medición del éxito del proyecto es que no es tan fácil como parece.
¿Qué tiene de difícil la medición del éxito de un proyecto?
Parece lógico que al medir el éxito de un proyecto, será posible recopilar datos sobre qué salió particularmente bien o mal y que podrás identificar esos factores de éxito para aplicarlos a futuros proyectos.
¿Qué sucede si el proyecto se entrega a tiempo y dentro del presupuesto, pero dos meses después el cliente no se beneficia del resultado? ¿O si no está absolutamente satisfecho?
Por el contrario, algunos clientes pueden estar completamente satisfechos con el resultado de un proyecto que ha sido casi un desastre en términos de gestión con, por ejemplo, retrasos imprevistos, recursos excesivos, pérdidas financieras para la empresa, etc.
Durante años, la gestión de proyectos ha intentado llegar a una idea más precisa de lo que se entiende por «éxito del proyecto» y durante años hemos intentado identificar qué se necesita para asegurar el éxito del proyecto.
Se ha realizado mucha investigación sobre este tema y se han publicado muchos estudios.
Sin embargo, los resultados no fueron tan homogéneos: a pesar de miles y miles de textos escritos sobre gestión de proyectos, a pesar de décadas de experiencia individual y colectiva y a pesar de un aumento considerable en la cantidad de trabajo basado en proyectos, los datos han llevado a destacar que el éxito de un proyecto también es parcialmente muy subjetivo y varía según las situaciones, organizaciones, sectores y partes interesadas.
De hecho, todos podrían tener una percepción diferente del proyecto y su resultado.
Afortunadamente, sin embargo, también han surgido algunas buenas prácticas que deberían ayudar a un gestor de proyectos a medir el éxito de sus proyectos utilizando procesos simples.
Criterios para una gestión exitosa de proyectos
En estos criterios encontraremos todos aquellos relacionados con el proyecto en sí y su implementación.
Estos, en particular, ayudan a medir la eficiencia interna de la organización para implementar proyectos y aquí encontramos los elementos «clásicos» de la gestión de proyectos:
- El proyecto se completa dentro del cronograma
- El proyecto se completa dentro del presupuesto
- El proyecto cumple con sus objetivos de calidad
Se pueden agregar otros criterios de gestión de proyectos, como:
- El proyecto incluye todos los puntos cubiertos por el alcance
- El proyecto cumple con los objetivos comerciales en términos de ingresos y ganancias
Y nuevamente, en esta categoría es posible incluir criterios relacionados con diferentes partes interesadas:
- Satisfacción del equipo del proyecto
- Satisfacción del usuario final
- Satisfacción del proveedor
La subjetividad del éxito se minimiza entonces mediante el uso de criterios de éxito predefinidos.
Todos sabrán en qué están trabajando y cuando sea el momento de medir el éxito, habrá puntos de referencia establecidos disponibles.
El paradigma «definir, alinear y aprobar»
Para asegurar que los criterios de éxito establecidos sean satisfactoriamente realistas, el desarrollo de los criterios debe seguir el paradigma «definir, alinear y aprobar«.
En resumen, los criterios de éxito deben establecerse adecuadamente en términos medibles, deben estar alineados con las necesidades y restricciones del proyecto, y deben ser aprobados por todas las partes involucradas en el proceso de toma de decisiones.
Veamos cada punto con más detalle:
1. Los criterios de éxito deben establecerse explícitamente
Los criterios de éxito deben expresarse en términos específicos relacionados con la ejecución del proceso de gestión de proyectos, las actividades del proyecto y sus resultados. Por ejemplo: es un éxito si el proyecto se completa para finales del cuarto trimestre.
2. Los criterios de éxito deben estar ‘alineados’ adecuadamente.
Los criterios de éxito deben estar adecuadamente alineados con la visión, el alcance y el esfuerzo del proyecto, considerando el propósito general, los beneficios a lograr, la capacidad organizacional, las prioridades, los riesgos y las restricciones operativas. Por ejemplo: es un éxito si el proyecto conduce a una reducción del 5% en los informes de problemas relacionados con el acceso remoto al sistema.
3. Los criterios de éxito deben ser debidamente aprobados
Los criterios de éxito deben desarrollarse y definirse utilizando un proceso estructurado y colaborativo, mediante el cual todas las partes involucradas en el proceso de toma de decisiones tengan la oportunidad de aportar ideas, cuestionar hipótesis, negociar y finalmente proporcionar aceptación y aprobación.
Sea cual sea el proyecto en cuestión, cuando sea posible medir el éxito a través de parámetros de evaluación óptimos, se obtendrá información crítica que, quizás, no conduzca a la mejora del proyecto en sí, pero ayudará a crear una base de datos de conocimientos para el desarrollo de futuros programas y proyectos exitosos.
