Procesos de gestión de proyectos repetibles y sostenibles (parte 2/2)

En la primera parte del artículo delineamos qué es la repetibilidad de procesos y también discutimos las ventajas de la repetibilidad y sostenibilidad de los procesos.

Ahora continuamos examinando otros aspectos de los proyectos de gestión de procesos

Preocupaciones sobre la repetibilidad y sostenibilidad de los procesos

Aunque la repetibilidad y sostenibilidad de los procesos conllevan varios beneficios, la idea de someter procesos y procedimientos a una forma estandarizada de hacer las cosas puede ser motivo de alarma para quienes no están acostumbrados a ello.

¿Significa estandarizar perder la creatividad individual? Esta es la preocupación más común que rodea la adopción de la repetibilidad en los procesos.

En realidad, estas preocupaciones son infundadas; veamos por qué:

1. ¿La repetibilidad y sostenibilidad de los procesos significan monotonía y aburrimiento?

Por definición, la forma correcta de hacer las cosas implica uniformidad. Sin embargo, para algunas personas, este concepto parecerá inevitablemente aburrido y tedioso.

Lo fundamental aquí es que, al eliminar la ambigüedad y establecer un estándar contra el cual evaluar el desempeño, los procesos estandarizados pueden ayudar a los empleados a sentir que realmente están logrando «algo» en el trabajo.

Los miembros del equipo tienen muchas más probabilidades de sentir un mayor sentido de logro -y no aburrimiento- si reciben procesos estandarizados que les ayuden a obtener resultados positivos.

Cuando una tarea se realiza según el estándar prescrito, está (casi) garantizado que se ejecute al 100%.

Y, seamos sinceros, marcar las casillas en la lista de tareas pendientes definitivamente proporciona una buena cantidad de satisfacción.

2. ¿La repetibilidad y sostenibilidad de los procesos destruyen la creatividad?

Una preocupación relacionada con la anterior es el concepto de que si estandarizas procesos cruciales en una organización, el resultado será un entorno laboral que no promueve la innovación y la creatividad.

La principal preocupación aquí es que la estandarización significa una cultura organizacional que elimina todo pensamiento individual e ideas nuevas, reemplazando una diversidad positiva y un intercambio de pensamientos con una mentalidad monocultural.

Aquí es importante no confundir la repetibilidad de procesos con falta de innovación.

Una vez más, la estandarización es la eliminación de alternativas ineficientes que podrían llevar al conflicto.

Al eliminar la ineficiencia y el conflicto innecesario en una organización, todos pueden deshacerse del desperdicio innecesario de tiempo y energía para centrarse en la innovación en áreas donde realmente es importante.

La ironía aquí es que, si se considera sabiamente, la repetibilidad de procesos es buena e incluso promueve la innovación.

Al estandarizar procesos, se simplificarán las operaciones para que todos puedan hacer más y ser miembros del equipo más efectivos.

Va sin decir que si alguien en la organización encuentra una manera de mejorar un proceso estandarizado, la organización considerará la idea y, si es positiva, la adoptará.

No hay razón por la cual un proceso estandarizado no pueda cambiarse con el tiempo si las circunstancias, la experiencia y la innovación indican que realmente es hora de cambiar.

¿Cómo puedes construir un proceso de gestión de proyectos repetible, sostenible y exitoso?

Hasta ahora hemos cubierto lo que significa un proceso de gestión de proyectos repetible y sostenible, así como las ventajas que aporta, pero ¿cómo es posible crear tal proceso?

Aquí tienes algunas sugerencias sobre cómo hacerlo:

Identificar deficiencias

El problema de hacer las cosas de manera diferente cada vez es que, antes o después, olvidarás o pasarás por alto uno o más pasos.

Por lo tanto, para crear un proceso de gestión de proyectos repetible y sostenible, necesitarás revisar proyectos anteriores, mejores prácticas y encontrar vacíos.

Por ejemplo: ¿el producto ha encontrado muchos errores? La solución entonces será agregar más tiempo para pruebas y control de calidad.

O ¿siempre recibes una lista incompleta de requisitos? La solución será crear un conjunto de preguntas fijas para cada reunión inicial de proyecto.

Involucrar a todos los elementos del proceso

Los malos hábitos no existirían si alguien no los prefiriera. ¿Quizás el gerente de proyecto es perezoso? ¿Los stakeholders siempre están demasiado ocupados? ¿O alguien en el equipo quiere que todo el proceso gire en torno a ellos?

Además, necesitas considerar que las personas lucharán para mantener el viejo e ineficaz proceso solo porque están acostumbradas a él. Puedes encontrar más razones para esto en este artículo sobre cambios corporativos.

Para aquellos que deciden implementar el cambio, seguramente será una tarea difícil y frustrante, pero tendrá que hacerse y todos tendrán que estar involucrados si la organización quiere mejorar.

Tener en cuenta las variables

Seguramente cada proyecto presentará situaciones únicas en comparación con todos los demás proyectos (incluso los más similares), pero esto no debe ser una excusa para no comprometerse a encontrar procesos repetibles y sostenibles.

Un proceso de gestión de proyectos repetible debe ser un marco en el que puedas vincular diferentes variables y aún así obtener resultados consistentemente positivos.

Centrarse en los objetivos

El mayor inconveniente de tener un proceso repetible es que es fácil prestar demasiada atención al propio proceso, más que al objetivo real del proyecto.

En este caso, el proceso se convierte en un obstáculo para el éxito.

Cada vez que agregues un paso al proceso, necesitarás considerar cómo afectará al flujo de trabajo del proyecto.

¿Este proceso agilizará las cosas o puede causar un bloqueo? ¿Las ventajas superan a las desventajas? ¿Qué proceso resultaría en una salida de mayor calidad?

Estas preguntas serán cruciales para determinar si un nuevo proceso repetible y sostenible tiene sentido para el proyecto o no.

Si puedes implementar un proceso de gestión de proyectos repetible y sostenible, podrás mejorar drásticamente la eficiencia del equipo y mejorar la calidad del proyecto en consecuencia.

Además, otro punto clave es simplificar el monitoreo y la evaluación de las métricas del proyecto, para que puedas ver mejor dónde y cómo necesita mejorar el equipo para tener éxito.

 

En resumen, lo que importa es el compromiso con el trabajo de calidad; trabajo que sea satisfactorio para la organización y sus clientes.

Los mejores procesos repetibles y sostenibles serán aquellos que mejoren orgánicamente, adaptándose e incrementando el valor de la salida para que la suma sea mucho mayor que sus partes.