El plan de emergencia en la gestión de proyectos

El plan de emergencia en un proyecto es como el plan de prevención de incendios de un supermercado. ¡No puede faltar!

La incertidumbre es una parte intrínseca de todos los proyectos. La forma en que el Project Manager y su equipo gestionan la emergencia y el cambio afecta seriamente a las actividades y al propio éxito del proyecto.

Todos los proyectos tienen un nivel de incertidumbre. De lo contrario, no sería necesaria ninguna figura para gestionar riesgos y emergencias.

Por eso, los Project Managers más astutos estructuran los proyectos de tal manera que prevean la incertidumbre y el cambio, en lugar de buscar formas de evitar sorpresas inesperadas.

Por eso, las estimaciones basadas en los escenarios optimista / pesimista son fiables y efectivas. Es precisamente sobre estas estimaciones que se elabora un plan de emergencia para la gestión de un proyecto, con el fin de evitar sorpresas.

La proactividad del PM en la elaboración de un plan de emergencia del proyecto

Es más productivo ser proactivo que reactivo. Anticiparse a las circunstancias imprevistas es, por lo tanto, una necesidad para un Project Manager.

En los proyectos de TI, por ejemplo, las necesidades del cliente pueden evolucionar con el tiempo y, con la evolución de la tecnología, incluso de la noche a la mañana; este hecho podría representar una verdadera emergencia para el PM.

En los proyectos de construcción, en cambio, el proyecto también podría estar aprobado, pero podrían producirse retrasos importantes en la entrega de materiales durante la ejecución de las obras. Estos retrasos afectarían inevitablemente a la fecha de finalización del proyecto, representando también una emergencia.

Básicamente, los Project Managers competentes establecen procesos de antemano para hacer frente a estas emergencias y a los cambios resultantes.

De esta manera, pueden responder a las emergencias con la voz de la experiencia y no con la reacción. La adaptabilidad ofrece una mejor garantía al cliente.

Una mentalidad ágil permite evaluar, escuchar y comunicar los cambios de manera más eficaz, creando así también una relación de confianza con el equipo, las partes interesadas y el cliente final.

Los cambios pueden producirse en prácticamente cualquier punto del ciclo de vida de la gestión de proyectos.

Tener estrategias para hacer frente eficazmente a los cambios y gestionar las emergencias es la forma más eficiente de mantener el enfoque en el éxito del proyecto y en los objetivos finales, incluso ante lo que a veces puede parecer un cambio constante de dirección.

Gestión de riesgos y emergencias

Aquí tienes algunos consejos que los Project Managers utilizan para gestionar riesgos y emergencias en los proyectos.

1. Evitar el riesgo o la emergencia

Si desde el principio está claro que la actividad de un proyecto puede tener consecuencias graves, es mejor evitarla. Por ejemplo, el uso simultáneo de un proceso de producción para dos productos puede comprometer la planificación del proyecto. En cambio, un project manager puede evitar este riesgo eligiendo un proceso de producción secuencial.

2. Mitigar el riesgo o la emergencia

Busca todas las formas posibles de reducir la ocurrencia de un riesgo. Por ejemplo, puedes decidir utilizar un proceso de producción simplificado y conocido si un proceso de producción más innovador y costoso puede tardar más y conlleva un alto nivel de incertidumbre sobre el resultado final.

3. Transferir el riesgo o la emergencia

Para controlar el riesgo, es posible transferirlo a un proveedor externo. Por ejemplo, si el número de actividades de un equipo es demasiado grande para permitir su finalización a tiempo por parte de los recursos internos, parte de las actividades pueden subcontratarse a un proveedor externo.

4. Aprender de los riesgos y las emergencias

No todos los riesgos y emergencias representan algo negativo. También pueden abrir la puerta a oportunidades. Por ejemplo, si después de analizar los riesgos de un proyecto, uno se da cuenta de que el subsistema de un programa puede comercializarse, se puede decidir reasignarlo a una parte de los equipos para desarrollarlo aún más. La retirada de parte del equipo de un proyecto puede representar un riesgo adicional, pero en este caso, es posible compensarlo con la oportunidad obtenida.

Liderar al equipo a través del proceso de cambio

El equipo es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, por lo que es esencial involucrarlo activamente en el plan de emergencia y en la gestión de los cambios de proceso.

Aquí tienes 5 formas en que el Project Manager puede ayudar rápidamente al equipo durante este proceso:

1. Sé abierto sobre las emergencias, los riesgos y los cambios que inevitablemente ocurrirán.
2. Sé abierto sobre el proceso. La mayoría de los miembros del equipo claramente no sabrán qué pasará y qué se espera de ellos hasta que se les haya notificado. Es posible organizar una reunión informativa donde todos puedan conocer su papel dentro del plan de emergencia y cambio.
3. Simplifica lo más posible. El cambio en el proyecto es a menudo, en el mejor de los casos, un caos controlado. El equipo puede considerar una emergencia, y los cambios consecuentes, como perturbadores y por esta razón, es necesario que el proceso sea lo más simplificado posible. No debemos olvidar que el equipo considera al Project Manager como una guía de confianza.
4. Estar listo para ayudar. Una nueva forma de trabajar toma tiempo para aceptarla e integrarla con éxito. El Project Manager debe dejar claro al equipo que está ahí para ayudarlos, en cualquier momento, para superar la emergencia juntos, como un equipo.
5. No tengas miedo de decir que no. No todos los cambios en respuesta a una emergencia pueden ser propuestas sensatas. Por lo tanto, el Project Manager debe dejar claro al equipo que si este último se siente firmemente convencido de que un cambio no es la decisión correcta para el Proyecto, estará cerca de ellos y discutirá la elección con el solicitante del cambio.

No poder gestionar la emergencia y el cambio que inevitablemente sigue es una de las primeras razones por las que un proyecto puede caer completamente en desorden.

Tener la información y los procesos adecuados incluso antes de comenzar un Proyecto y elaborar un plan de emergencia con los posibles cambios relacionados, puede permitir enfrentar riesgos y emergencias de una manera controlada, inteligente y ventajosa para todos los involucrados. Esta es, sin duda, la forma de llevar el proyecto al éxito.