Crear un cronograma completo es una de las tareas más difíciles a las que se enfrenta un director de proyectos.
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Precisamente por esta razón, queremos tratar nuevamente este tema para aclarar mejor algunos puntos relacionados con el nivel de detalle del cronograma o, dicho de otro modo, hasta qué punto debemos profundizar en los detalles para predecir la duración del proyecto.
La elaboración de un cronograma debe realizarse dentro de una estructura formal, en la que se establezcan claramente las líneas de autoridad y responsabilidad. Comencemos analizando cuáles son los pasos.
5 pasos básicos para preparar un cronograma
Existe un proceso común de cinco pasos para preparar el cronograma. Este es el siguiente:
- Definición de la actividad: implica la identificación y definición de las actividades que deben realizarse para alcanzar los objetivos.
- Secuenciación de actividades: implica la identificación precisa de las restricciones y relaciones entre actividades y establece el orden en que estas se llevarán a cabo.
- Estimación de la duración de la actividad: determinación del tiempo necesario para completar las actividades que conforman el programa.
- Desarrollo del plan: implica la elaboración de fechas realistas de inicio y finalización para cada actividad.
- Planificación del control: identificar cambios en el programa y gestionar los cambios reales aplicados al programa.
El cronograma es, por tanto, fundamental para la correcta ejecución de las funciones de planificación y control de la gestión de proyectos.
La fase de planificación de un proyecto contribuye al desarrollo de planes detallados y presupuestos y a la identificación y asignación de los recursos necesarios en todas las actividades del proyecto.
Además, durante esta fase se desarrollan una serie de programas integrados a múltiples niveles que vinculan todas las actividades del cronograma, mostrando sus relaciones lógicas y posibles restricciones.
El nivel de detalle desarrollado para estos programas depende del alcance y del riesgo del proyecto.
Este proceso proporciona una jerarquía de programas funcionales y estratificados que puede resultar útil para supervisar el avance del proyecto.
Los detalles de un cronograma
Veamos, pues, cuáles son los diferentes niveles de detalle que puede presentar un cronograma.
Nivel 1: Cronograma Maestro del Proyecto (PMS).
Este suele presentarse en una sola página, en la que se destacan las actividades principales del proyecto, los hitos y los resultados clave para todo el proyecto.
Se utiliza para resumir la planificación del proyecto en informes y otros documentos cuando no se requiere una planificación más detallada.
Con frecuencia lo elabora el «cliente» como parte de sus primeros estudios de factibilidad del proyecto y luego lo mantiene el contratista; puede utilizarse para apoyar la toma de decisiones.
Nivel 2: Cronograma Maestro Resumido (SMS).
Describe el proyecto general dividido en componentes principales por área y se utiliza para informes de gestión de alto nivel.
Incluirá la información del Nivel 1, pero con mayor detalle para mostrar las actividades por área.
Debe demostrar la ruta directriz para las estructuras y los principales sistemas de procesos, según el propósito del proyecto.
El público objetivo de este tipo de programa incluye, entre otros, directores generales, patrocinadores y directores de proyectos.
Nivel 3: Cronograma de Coordinación del Proyecto (PCS)
Este programa es un resumen de las actividades de planificación y generalmente lo elabora el contratista principal o el equipo del proyecto durante las etapas iniciales de planificación.
La planificación del Nivel 3 abarca todo el proyecto y se utiliza para respaldar el informe mensual.
Incluye todos los hitos principales, así como los elementos principales de diseño, adquisición, construcción, verificación y puesta en marcha.
Durante la fase de ejecución del proyecto, esta planificación define la ruta crítica general y constituye la principal herramienta de coordinación para el proyecto en su conjunto.
Nivel 4: Cronograma de Trabajo del Proyecto
El Nivel 4 presenta el plan detallado del trabajo que debe realizarse, donde cada parte es una ampliación de una parte del programa del Nivel 3.
Este es el programa que muestra las actividades que debe realizar el equipo del proyecto.
Las fechas generadas por las actividades incluidas en este programa representan el inicio y la finalización previstos del proyecto.
El programa del Nivel 4 puede abarcar todo el proyecto o solo una parte, según el tamaño y la complejidad del proyecto.
Un factor crítico es mantener este tipo de planificación en una dimensión que permita gestionarla, actualizarla y validarla fácilmente.
Los destinatarios principales de este tipo de programa son los directores de proyectos junto con sus equipos.
Nivel 5: Cronograma Detallado
Este programa presenta la subdivisión adicional de las actividades incluidas en el Nivel 4.
En resumen, se trata de un programa utilizado para representar las actividades detalladas necesarias para coordinar el trabajo diario en áreas específicas.
Los cronogramas del Nivel 5 los elaboran los supervisores del personal para planificar y coordinar su trabajo en detalle.
Estos programas del Nivel 5 generalmente se sustituyen cada 1 o 2 semanas, según la complejidad del trabajo.
Notas importantes sobre el nivel de detalle en un cronograma
- Los programas de los Niveles 1 y 2 normalmente se elaboran como parte de los estudios previos de factibilidad del proyecto.
- Solo en el caso de proyectos muy complejos existirá una planificación completa de los Niveles 1 y 2. Por lo general, los proyectos menos complejos cuentan únicamente con planificación del Nivel 2.
- Si el proyecto es relativamente pequeño, el programa del Nivel 3 se amplía a un programa del Nivel 4 para coordinar la ejecución del trabajo. En proyectos grandes con múltiples cronogramas del Nivel 4, la planificación del Nivel 3 se mantiene como planificación general del proyecto.
- Cada proyecto requiere un programa del Nivel 4 para coordinar el trabajo del proyecto día a día. Sin embargo, el tamaño total de este programa debe ser «manejable» y centrarse en el trabajo de un área específica. Por lo tanto, la planificación del Nivel 3 resulta esencial para la coordinación general del proyecto.
En conclusión, cada nivel de un cronograma tiene su función específica, también según la complejidad que presente un proyecto.
Es importante que un director de proyectos pueda «navegar» entre los distintos niveles y encontrarse en el nivel adecuado de detalle para llevar un proyecto al éxito. Para ello, es fundamental contar con un software de gestión de proyectos como Twproject, que permita gestionar cada nivel del cronograma.
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