La colaboración durante un proyecto es un método mediante el cual los equipos y los gestores de proyectos planifican, coordinan y supervisan el proyecto en el que están trabajando.
En la práctica, todo el éxito de la gestión de un proyecto se basa en la colaboración grupal.
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Colaborar significa que dos o más personas trabajen juntas para alcanzar un objetivo. Por lo general, esto culmina con la creación de un producto o servicio, pero este proceso de colaboración también puede ir más allá de los límites departamentales e incluso de la organización.
Con la creciente prevalencia de los equipos de trabajo remoto y el traslado de datos a servidores en la nube, la colaboración, que siempre ha sido la base del trabajo en equipo, se ha convertido aún más en una palabra clave en la gestión de proyectos.
La importancia de la colaboración
Como se mencionó anteriormente, la colaboración se refiere a dos o más personas que trabajan juntas para resolver un problema y/o alcanzar un objetivo determinado.
Esto puede parecer un concepto equivalente al de «trabajo en equipo», pero en realidad existen diferencias significativas entre ambos.
Por lo general, un equipo es un grupo de personas con habilidades similares que trabajan regularmente juntas bajo la dirección de una persona que toma las decisiones clave, mientras que en la colaboración se reúnen personas con distintas habilidades y experiencias para resolver un problema o avanzar hacia un objetivo determinado.
Todos los participantes están, por tanto, unidos por un objetivo común y la autoridad se comparte.
La colaboración tiene lugar dentro de los equipos, sin embargo, simplemente reunir a un equipo no implica que todos colaboren de forma efectiva.
La economía global cada vez más acelerada impulsa a las organizaciones a hacer más con menos y a responder con rapidez a las solicitudes de los clientes.
Las organizaciones necesitan equipos multifuncionales para innovar y mejorar sus procesos y así mantenerse ágiles.
Estas necesidades se satisfacen, en parte, gracias a la amplia disponibilidad de herramientas de colaboración en el mercado. Gracias a software de gestión de proyectos como TWproject, por ejemplo, los equipos pueden chatear, compartir y editar documentos de forma conjunta, asignar tareas, crear informes y automatizar actividades mediante flujos de trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar.
La colaboración forma parte de la revolución digital y estas nuevas herramientas la simplifican.
Colaboración y gestión de proyectos
Cuando se aplica a la gestión de proyectos, la colaboración implica reunir a un equipo integrado por distintos departamentos, oficinas, organizaciones e incluso países para completar un proyecto.
Cada miembro del equipo posee solo una parte de la información y las habilidades necesarias para ejecutar el trabajo de un proyecto. Deben confiar en las experiencias, habilidades y conocimientos colectivos del equipo para cubrir las brechas.
Completar un proyecto requiere distintas habilidades y experiencias, aportadas por un equipo multifuncional que, por lo general, no trabaja juntas todos los días.
La colaboración también es importante para los nuevos gestores de proyectos y los miembros del equipo con poca experiencia.
Estas personas dependen de las habilidades y la experiencia del equipo para contribuir con éxito al proyecto.
El énfasis en la colaboración del equipo de proyecto refleja la estructura de muchas empresas que se vuelven cada vez menos jerárquicas y que observan una mayor interacción entre departamentos.
Si la colaboración es la esencia de la gestión moderna de proyectos, una colaboración ineficaz o la falta de colaboración pueden socavar el proyecto.
¿Cuáles son las ventajas de la colaboración para el gestor de proyectos?
En resumen, la colaboración permite lograr resultados superiores a la suma de las partes individuales.
A continuación, se enumeran algunas de las ventajas de una buena colaboración para el gestor de proyectos:
- Aumento de la productividad: Distribuir las actividades entre los miembros del equipo que tienen el tiempo y las habilidades necesarios para completarlas, en lugar de sobrecargar a un miembro del equipo con demasiado trabajo y descuidar a otros.
- Mejora en la resolución de problemas: Otorgar autonomía a los miembros del equipo para trabajar juntos en la solución de problemas ofrece más caminos hacia el éxito, además de fortalecer la lealtad y la moral del equipo.
- Mejora en la comunicación: Las líneas de comunicación requieren atención constante, ya que una dirección incorrecta puede desviar un proyecto. La colaboración facilita una comunicación clara y brinda una solución para comunicarse de forma efectiva, incluso en equipos remotos.
- Reducción de los gastos generales: Uno de los mayores costos de cualquier organización es el alquiler o la compra de un espacio físico donde todos puedan trabajar. Sin embargo, con la colaboración, los miembros del equipo no necesitan estar en el mismo lugar.
- Desarrollo de los recursos humanos: Al fomentar la colaboración entre los miembros del equipo, no solo es posible construir relaciones sólidas, sino también generar lealtad que ayude a retener a los empleados.
Cómo mejorar la colaboración en un equipo de proyecto
Las ventajas de la colaboración en la gestión de proyectos son, por tanto, evidentes, pero su implementación puede resultar difícil, especialmente al gestionar equipos remotos.
A continuación, se presentan algunas recomendaciones para incrementar la colaboración dentro de una organización:
- Comunicación: Todo buen gestor de proyectos sabe que una buena comunicación es la base de todo, especialmente para establecer un entorno colaborativo. No solo es necesario que el gestor de proyectos comunique de forma correcta y frecuente, sino también convencer al equipo de hacerlo.
- Orientación y capacitación: Para aprender algo nuevo, siempre es necesaria una sesión de capacitación y, en ocasiones, también se requiere una figura de referencia a quien plantear dudas y preguntas. Por ejemplo, cuando se instala un nuevo software de gestión de proyectos, es necesario organizar una sesión de capacitación para el equipo con el fin de iniciar una colaboración efectiva y fructífera.
- Cambio: Los viejos hábitos suelen ser difíciles de abandonar, pero es necesario alejar al equipo de métodos antiguos que ya no resultan eficaces para el proyecto.
- Compartir: Una colaboración sana y positiva no será posible a menos que se derriben las barreras virtuales que antes separaban a los miembros del equipo.
- Supervisión: Cuando se ejecuta un proyecto sin un plan definido, está destinado al fracaso. Lo mismo ocurre con la implementación de la colaboración. Por ello, es necesario supervisarla y celebrar reuniones periódicas con el equipo para responder preguntas y hacer un seguimiento de su progreso.
Reunir a las personas para que trabajen de forma colectiva y fomentar la colaboración ya no es una opción, sino una necesidad para cualquier actividad basada en proyectos.
