Asesino de proyectos: las 6 razones principales del fracaso de un proyecto

Los asesinos de proyectos siempre están al acecho.

Lo que podemos hacer como gestores de proyectos es comprender cuándo no estamos trabajando de la manera más eficaz en un proyecto con nuestro equipo.

Entre la tecnología en rápida evolución y los programas intensos, es fácil recurrir a prácticas obsoletas o incorrectas que reducen la eficiencia del equipo y, por ende, del proyecto en su conjunto.

A continuación se presenta una lista de las 6 razones principales del fracaso de un proyecto y algunas sugerencias sobre cómo superarlas.

Asesino de proyectos n.° 1: Plazos irreales

Nadie puede discutir este punto: los plazos son importantes. Sin embargo, lo más importante respecto a los plazos es cumplirlos manteniendo los pies firmemente en la tierra.

Estas son algunas pautas a tener en cuenta:

• Determina cuántas personas trabajarán en un proyecto: esta información ayudará a ofrecer una estimación más realista del tiempo requerido.
• Asegúrate de que los miembros del equipo sepan exactamente quién trabajará en cada tarea del proyecto y durante cuánto tiempo. De este modo, el tiempo dedicado a vacaciones personales, enfermedades u otras posibles interrupciones no afectará el cronograma.

Es importante obtener una buena estimación de la duración del proyecto en horas, o al menos en días o meses. Una vez obtenida dicha estimación, debe agregarse un denominado «tiempo de contingencia».

Si se trata de un proyecto que ya se ha implementado varias veces, puede ser suficiente agregar un 5 % adicional al tiempo estimado.

Si se trata de un proyecto nuevo, podría ser necesario agregar hasta un 50 % a la estimación inicial, según el tipo de proyecto y el sector.

Siempre surgen imprevistos, por lo que es fundamental contar con tiempo extra para hacer frente a problemas repentinos.

Además, los plazos irreales suelen implicar plazos demasiado largos.

Si tienes un plazo muy lejano, podrías cometer el error de posponer las tareas demasiado tiempo.

Un consejo clave aquí es:

Los tiempos de los proyectos deben ser cortos, lo que significa que los proyectos más grandes y complejos deben dividirse en proyectos separados y más pequeños

Cuando se subestima la línea de tiempo de un proyecto, el resultado es mucho más grave que simplemente perder una fecha límite en el calendario.

¿Un ejemplo? Los trabajadores deben cobrar por horas extras y el presupuesto excederá lo inicialmente previsto.

Asesino de proyectos n.° 2: Ampliación del alcance

Casi el 75 % de los gestores de proyectos consideran que su proyecto está condenado desde el inicio. ¿Por qué? La razón principal es el cambio demasiado frecuente en el alcance y los requisitos del proyecto.

¿Cómo puedes esperar que los miembros del equipo ejecuten las actividades si el alcance del proyecto y los resultados no son claros?

En ausencia de un documento que formalice el alcance del proyecto, no es posible asignar actividades, ni siquiera supervisar el desempeño del equipo, porque, ante todo, el alcance del proyecto no está definido.

Contar con este documento detallado que destaque todos los requisitos de los interesados es indispensable para el éxito de un proyecto, ya que permite a los miembros del equipo comprender qué deben hacer y establecer una dirección clara a seguir y un objetivo concreto.

El alcance es simplemente una visión general de lo que entregará un proyecto.

Asesino de proyectos n.° 3: Información incorrecta

Si no conoces una respuesta, definitivamente no debes proporcionar —a un superior, cliente o cualquier otra persona— información que pueda ser incorrecta.

Si el gestor de proyectos no está seguro de los tiempos de un proyecto, antes de responder debe consultar con el equipo que será responsable de ejecutar las actividades.

Es preferible decir «no lo sé» o «necesito más información», en lugar de dar información que tenga una alta probabilidad de ser errónea.

En este caso, seleccionar al gestor de proyectos adecuado y conformar un equipo competente es esencial para el éxito del proyecto.

Asesino de proyectos n.° 4: Mala supervisión y gestión de riesgos

En el mundo actual, los cambios ocurren más rápido que nunca.

Por tanto, todos deben anticipar posibles cambios en los requisitos o la aparición de contingencias, problemas y riesgos durante el ciclo de vida de un proyecto.

Sin embargo, los cambios descontrolados y la ignorancia de tales problemas generan caos y, en consecuencia, incluso el fracaso del proyecto.

La mayoría de los gestores de proyectos saben que la gestión de riesgos es una parte importante de la gestión de proyectos.

Los proyectos en los que se presta poca o ninguna atención a la gestión de riesgos no alcanzan sus objetivos y superan ampliamente el plazo o el presupuesto previstos.

Asesino de proyectos n.° 5: Problemas de comunicación

Todos saben cuán vital es compartir proactivamente información y conocimientos durante un proyecto. Y aun así, la mala comunicación sigue causando tropiezos en los equipos de proyecto en ocasiones.

Si el gestor de proyectos y su equipo no trabajan en mejorar sus habilidades comunicativas, los desastres pueden estar a la vuelta de la esquina.

Por tanto, es fundamental prevenir errores de comunicación.

Sabemos que no solo durante un proyecto, sino también en la vida personal, la falta de comunicación puede causar problemas muy importantes.

Y hablando de gestión de proyectos, la comunicación debe ser efectiva y eficiente no solo entre los miembros del equipo, sino también entre el equipo y el gestor de proyectos, con los clientes, con los proveedores, con la alta dirección y con todos los demás equipos que puedan participar en el proyecto.

Asesino de proyectos n.° 6: Herramientas inadecuadas, nuevas o desconocidas

Estamos tratando de identificar los errores comunes que pueden socavar el éxito de un proyecto para hacer todo lo posible por anticipar los daños.

Un daño inevitable también puede derivarse del uso de herramientas inadecuadas o desconocidas por parte del equipo.

Los softwares inadecuados de gestión de proyectos ciertamente pueden ser uno de los asesinos más terribles de un proyecto. Hemos intentado darte consejos sobre cómo elegir un software de gestión de proyectos en este artículo.

Contar con el software adecuado de gestión de proyectos, que funcione correctamente y sea usado adecuadamente por el equipo, marcará sin duda una diferencia.

Una buena herramienta de gestión de proyectos es esencial para el éxito de cualquier proyecto. Ya se trate de un sistema CRM o de un sistema detallado de seguimiento de pedidos, estas herramientas son un componente fundamental para el éxito de cualquier proyecto.

Sin embargo, un error común que cometen muchos gestores de proyectos es permitir que el equipo use una herramienta nueva o desconocida, y sin una capacitación adecuada.

Esto puede provocar problemas graves durante el ciclo de vida del proyecto, ya que el equipo debe cumplir con sus responsabilidades y, al mismo tiempo, aprender rápidamente a usar la nueva herramienta.

Esto puede conducir fácilmente a retrasos o problemas si la herramienta es demasiado nueva o desconocida para el equipo.

La regla, por tanto, es permitir que el equipo utilice las herramientas existentes para cualquier proyecto nuevo o actual, y asegurar que la adopción de una nueva herramienta de gestión de proyectos vaya acompañada de una capacitación adecuada y se realice en un plazo razonable.

En conclusión, el primer paso para evitar las principales razones que pueden llevar al fracaso de un proyecto es conocerlas y conocer las soluciones posibles para aplicarlas.

Es importante comprometerse personalmente cada día, ya seas gestor de proyectos o miembro del equipo, para evitar los errores que hemos analizado en este artículo.