Gestión de proyectos puede parecer muy formal para quienes no están familiarizados con el proyecto. Esto se debe a que la gestión de proyectos establece un proceso específico y aparentemente inflexible para iniciar, supervisar y finalizar un proyecto. Todo se lleva a cabo según una metodología consolidada.
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Para un emprendedor o un coordinador de startup, la inflexibilidad de estos sistemas de gestión de proyectos puede parecer limitante. Sin embargo, la necesidad de contar con un marco en torno al cual enfocar al equipo y los recursos es fundamental para el éxito de cualquier negocio.
Aunque la gestión de proyectos pueda parecer rigurosa y formal, se puede adaptar a las situaciones más diversas.
Existen muchas formas, enfoques y software de gestión de proyectos, según la industria y el tipo de proyecto. Además, siempre surgen nuevas ideas, incluidas metodologías híbridas que combinan lo mejor de dos mundos distintos.
Entonces, ¿cómo pueden los emprendedores y los equipos de startups obtener el máximo provecho de la gestión de proyectos, independientemente del entorno de la startup o del ciclo de vida del negocio?
Gestión de proyectos para startups: Comenzar con una visión
Para aplicar eficazmente la gestión de proyectos, es necesario iniciar el proyecto con una visión.
Es indispensable tener una idea u objetivo definido sobre el cual el equipo pueda concentrarse. Para llegar a algún lugar, siempre debe haber un destino y ese destino debe tener un resultado específico que impacte en la organización.
Las startups y los emprendedores suelen intentar lograr mil cosas simultáneamente con un personal limitado, por lo que desarrollar una visión es esencial para garantizar el éxito del proyecto.
¿Cómo se establece esta visión?
Debes ser específico y dedicar algo de tiempo y energía a pensar en lo que quieres lograr y en el impacto que deseas generar.
No basta con decir algo como «Queremos hacer crecer nuestro negocio».
Para darle sentido a los proyectos, debes tomar esa idea general y afinarla. Decir algo como «Queremos aumentar nuestro negocio en un 10 % este trimestre creando una nueva línea de servicios para nuestros clientes actuales» ya representa una visión más específica y acotada en su alcance.
Este es un ejemplo bastante sencillo, pero la conclusión es que debes pasar de una idea vaga a un conjunto específico de objetivos.
Esto aplica a cualquier tipo de actividad, ya que todos los proyectos deben estar orientados a objetivos, sin importar el sector.
Gestión de proyectos para startups: Desarrollar un plan
Una vez que se ha definido el objetivo o resultado específico, el segundo paso para implementar la gestión de proyectos es establecer un plan.
Aunque acabamos de decir que necesitamos un plan, debemos saber que crear un plan rígido puede tener sus desventajas. Apegarse demasiado a un plan inflexible puede paralizar al equipo, como si estuviera esposado. Si no otorgas flexibilidad a tu equipo en el trabajo, al final el plan solo puede resultar contraproducente.
Por lo tanto, crear un plan es esencial, pero debes ser flexible tanto en su elaboración como en su aplicación.
Como emprendedor de una startup, debes sentirte cómodo con los cambios.
Siempre habrá cambios y, especialmente al iniciar un nuevo camino, la capacidad de adaptarte es clave para el éxito.
Cualquier plan que concibas y elabores hoy será solo un punto de partida para lo que harás en el futuro.
Un plan debe elaborarse teniendo en cuenta los siguientes objetivos:
- ¿Adónde vamos?
- ¿Cuándo queremos llegar allí?
- ¿Qué tipo de recursos necesitamos?
- ¿Qué otros factores intervienen en la finalización de este proyecto?
Así que el plan es importante, pero puede cambiar.
Para la planificación, puedes crear una secuencia temporal del proyecto con milestones, o etapas principales del proyecto. Se utilizará para desglosar las tareas o actividades que deben completarse para finalizar el proyecto dentro del tiempo asignado.
No olvidemos, sin embargo, la flexibilidad.
Gestión de proyectos para startups: Ejecutar el proyecto
Ahora es momento de avanzar hacia la fase de ejecución del proyecto.
Cuando las personas y las organizaciones no funcionan de forma óptima, a menudo se omiten los dos primeros pasos que hemos mencionado (visión y plan estratégico) y se pasa directamente a esta fase de ejecución.
Cuando esto ocurre, el problema es que no puedes preguntarte: «¿Por qué?». Por ejemplo, si deseas desarrollar una nueva funcionalidad, normalmente te preguntarías: «¿Por qué queremos esa nueva funcionalidad? ¿Por qué queremos crear un nuevo producto?»
Una organización ineficiente (y las startups no pueden permitirse ser ineficientes) que carece de visión y plan corre el riesgo de dedicar mucho tiempo y recursos a cosas que nunca deberían haber recibido atención.
La fase real de ejecución del proyecto, cuando has creado un plan completo y trabajado hacia atrás, partiendo de una fecha límite para elaborar un cronograma realista y una lista de actividades, no debe verse obstaculizada de ninguna manera.
Obviamente, es necesario supervisar y analizar el progreso del proyecto para asegurar que se cumplen los hitos, incluyendo reuniones adecuadas.
Gestión de proyectos para startups: Supervisar el progreso
- ¿Siguen siendo relevantes los planes y los milestones para alcanzar el objetivo o resultado?
- ¿Vamos adelantados o retrasados respecto a los milestones?
- ¿Sigue siendo relevante el resultado para nuestro negocio o simplemente estamos finalizando lo que iniciamos?
Estas son solo algunas ejemplos de preguntas que un gestor de proyectos de startup debe hacerse constantemente.
Además de formular estas preguntas, también debes supervisar tus indicadores clave de desempeño (KPI) y otras métricas.
Un tablero de control de proyectos puede ser invaluable para seguir diariamente estos números.
Uno de los obstáculos que enfrentan las startups y los emprendedores es la reticencia a reconocer y aceptar un objetivo defectuoso.
Lo mejor que puedes hacer en esos casos es descartar lo que debe descartarse. Saber cuándo retirarse es una especie de arte.
Gestión de proyectos para startups: Archivar la documentación
Una buena práctica, especialmente en el caso de una startup, es recopilar todas las lecciones aprendidas en un marco que pueda utilizarse en futuros proyectos.
Registra los factores y métodos que funcionaron y los que no, explicando por qué.
Puedes recopilar programas de comunicación, informes y otros documentos que sirvan para crear plantillas para futuros proyectos.
Crear un recurso que ayude a acelerar el inicio de futuros proyectos es clave para una gestión exitosa.
La palabra startup suele asociarse estrechamente con el concepto de incertidumbre.
Aunque esta incertidumbre brinda aire fresco para muchas ideas nuevas e impulsos innovadores, también puede provocar el fracaso de una startup.
Sin embargo, en general, si una startup logra pensar en sus proyectos estructurados en estas cinco fases simples, la aplicación de los principios de gestión de proyectos será sin duda más sencilla y eficiente.
